Frappe HR
Définir un approbateur de congés par employé
Frappe HR propose plusieurs méthodes pour désigner l’approbateur d’une demande de congé : sur la fiche employé, au niveau du département ou directement sur la demande. Cet article explique quand utiliser chacune.
À quoi ça sert
Frappe HR offre plusieurs façons de décider qui doit approuver la Demande de congé (Leave Application) d’un employé. La bonne méthode dépend de la situation : l’approbateur est-il propre à un employé, partagé par tout un département, ou choisi au moment de créer la demande ?
Méthode 1 : définir l’approbateur sur la fiche employé
Utilisez cette méthode quand un employé doit toujours avoir le même Approbateur de congés (Leave Approver) par défaut.
- Ouvrez la fiche de l’employé depuis la liste Employé (Employee).
- Allez dans la section Détails de présence et de congés (Attendance and Leave Details).
- Sélectionnez l’Approbateur de congés (Leave Approver) de cet employé.
- Enregistrez la fiche.
Quand l’employé crée une Demande de congé, Frappe HR reprend automatiquement cet approbateur comme Approbateur de congés par défaut.
C’est la meilleure option quand les approbations sont gérées par le responsable hiérarchique de chaque employé ou par une personne précise du service RH.
Méthode 2 : définir les approbateurs au niveau du département
Utilisez cette méthode quand tous les employés d’un département doivent être approuvés par un ou plusieurs approbateurs communs.
- Ouvrez le Département (Department) concerné.
- Ajoutez un ou plusieurs utilisateurs dans la table Approbateurs de congés (Leave Approvers).
- Enregistrez le département.
Quand un employé de ce département pose un congé, les approbateurs du département sont proposés sur la Demande de congé.
À retenir
Si un approbateur est défini à la fois sur la fiche employé et sur le département, c’est celui de la fiche employé qui est utilisé par défaut. Les approbateurs du département restent disponibles à la sélection.
Méthode 3 : choisir l’approbateur sur la demande de congé
Le champ Approbateur de congés est aussi présent sur la Demande de congé elle-même.
Au moment de créer la demande :
- Sélectionnez l’employé.
- Sélectionnez le type de congé et les dates.
- Vérifiez le champ Approbateur de congés.
- Changez l’approbateur si une autre personne habilitée doit traiter cette demande précise.
Cette méthode convient aux exceptions : changement temporaire de rattachement, ou demande qui doit partir vers un approbateur différent de l’habitude.
Méthode 4 : limiter l’accès par département avec les permissions utilisateur
Définir l’approbateur détermine qui peut être choisi comme approbateur. L’accès aux documents se contrôle séparément, avec les Permissions utilisateur (User Permissions).
Par exemple, si un responsable de département ne doit voir et approuver que les demandes de son propre département, configurez des Permissions utilisateur pour cet approbateur selon :
- la Société (Company) ;
- le Département ;
- l’Employé.
Le circuit d’approbation reste ainsi propre : les approbateurs ne voient pas les demandes hors de leur périmètre.
Quelle méthode choisir ?
| Situation | Méthode recommandée |
|---|---|
| Chaque employé a un responsable ou un approbateur fixe | Approbateur sur la fiche employé |
| Un même approbateur (ou groupe) traite les congés de tout un département | Approbateurs du département |
| L’approbateur doit changer pour une demande précise | Champ Approbateur de congés sur la demande |
| Il faut aussi restreindre les demandes visibles par l’approbateur | Permissions utilisateur |
Points d’attention
- L’approbateur doit être un utilisateur Frappe valide.
- L’approbateur doit avoir le rôle Leave Approver.
- Quand un approbateur est défini sur l’employé et sur le département, celui de l’employé est traité comme approbateur par défaut.
- Les approbateurs de département sont utiles pour partager la responsabilité d’approbation.
- Les Permissions utilisateur contrôlent l’accès ; elles ne remplacent pas la définition de l’approbateur.