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Verser un rachat de congés sur la fiche de paie

Le Rachat de congés (Leave Encashment) peut être payé avec la paie habituelle plutôt que par un paiement séparé. Cet article détaille les prérequis et les cinq étapes pour que le montant apparaisse sur la Fiche de paie.

4 min de lectureMis à jour le Source : docs.frappe.io

À quoi ça sert

Le Rachat de congés (Leave Encashment) permet de payer à un employé ses congés non pris. Dans Frappe HR, ce montant peut être versé de deux façons : par une Fiche de paie (Salary Slip) ou par une Écriture de paiement (Payment Entry) séparée.

Cet article explique comment faire passer le montant du rachat par la Fiche de paie.

Quand utiliser cette méthode

Utilisez-la quand le montant du rachat doit être payé avec la paie habituelle de l’employé.

Par exemple, si un employé a des congés acquis non pris en fin d’année, vous pouvez créer un Rachat de congés et inclure le montant dans sa Fiche de paie de la période concernée.

Prérequis

Avant de créer le Rachat de congés, vérifiez que :

  • l’employé a une Affectation de structure salariale (Salary Structure Assignment) active ;
  • le Type de congé (Leave Type) est marqué comme rachetable ;
  • le Type de congé a une Rubrique de gain (Earning Component) définie pour le rachat ;
  • l’employé a une Allocation de congés (Leave Allocation) soumise pour ce type de congé ;
  • l’employé dispose d’un solde de congés non utilisés et rachetables ;
  • le montant de rachat par jour est renseigné dans la Structure salariale (Salary Structure) ou l’Affectation de structure salariale.

Comment faire

Étape 1 : activer le rachat sur le type de congé

Ouvrez le Type de congé concerné et cochez Autoriser le rachat (Allow Encashment).

Vous pouvez aussi configurer des limites :

OptionRôle
Congés non rachetables (Non-encashable leaves)Jours qui ne peuvent pas être rachetés
Maximum de congés rachetables (Maximum encashable leaves)Plafond de jours rachetables
Rubrique de gain (Earning Component)Rubrique de paie utilisée pour le rachat

La Rubrique de gain est importante : c’est elle qui détermine quelle Rubrique de paie (Salary Component) portera le montant du rachat dans la paie.

Étape 2 : définir le montant de rachat par jour

Ouvrez la Structure salariale ou l’Affectation de structure salariale de l’employé et renseignez le montant de rachat de congés par jour.

Frappe HR calcule alors :

code
Montant du rachat = Jours rachetés × Montant de rachat par jour

Attention

Si le montant par jour n’est pas renseigné, le montant du rachat peut être calculé à zéro.

Étape 3 : créer le rachat de congés

Allez dans Accueil > Human Resources > Leaves > Leave Encashment.

Créez un nouveau Rachat de congés et renseignez :

  • la Période de congés (Leave Period) ;
  • l’Employé ;
  • le Type de congé ;
  • la Date de rachat (Encashment Date).

Le système récupère le solde de congés de l’employé et calcule les jours rachetables et le montant du rachat.

Étape 4 : payer par la fiche de paie

Pour payer par la Fiche de paie, laissez la case Payer via une écriture de paiement (Pay Via Payment Entry) décochée.

À la soumission du Rachat de congés, Frappe HR crée un Salaire additionnel (Additional Salary) pour l’employé. Ce document est lié au Rachat de congés et utilise la rubrique de gain choisie dans le Type de congé.

Étape 5 : traiter la paie

Créez le Traitement de paie (Payroll Entry) ou la Fiche de paie de la période qui contient la date de rachat.

À la création de la Fiche de paie, le Salaire additionnel issu du rachat est ajouté aux gains de l’employé.

Vérifiez sur la Fiche de paie que :

  • la rubrique de gain du rachat est visible ;
  • le montant est correct ;
  • le total des gains inclut le montant du rachat.

Soumettez la Fiche de paie pour valider et payer le montant avec la paie.

Exemple

Un employé a 5 jours de congés acquis rachetables. Le montant de rachat par jour est fixé à 1 000.

code
5 × 1 000 = 5 000

À la soumission du Rachat de congés, Frappe HR crée un Salaire additionnel de 5 000. Ce montant est ensuite ajouté à la Fiche de paie de la période qui contient la date de rachat.

Points d’attention

Si le montant du rachat n’apparaît pas sur la Fiche de paie, vérifiez que :

  • le Rachat de congés est soumis ;
  • la case Payer via une écriture de paiement n’est pas cochée ;
  • la date de rachat tombe dans la période de la Fiche de paie ou du Traitement de paie ;
  • le Salaire additionnel a bien été créé ;
  • la date de paie du Salaire additionnel est dans la période de paie ;
  • le Type de congé a une rubrique de gain ;
  • l’employé a une Affectation de structure salariale active ;
  • le montant de rachat par jour est configuré.

Fiche de paie ou écriture de paiement ?

  • Fiche de paie : quand le rachat fait partie de la paie et doit être versé avec le salaire.
  • Écriture de paiement : quand le rachat doit être payé à part et comptabilisé directement en comptabilité.

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