Outil d’affectation de postes

À quoi sert l'outil

L'Outil d'affectation de postes (Shift Assignment Tool) permet d'affecter des postes ou de traiter des demandes de poste en masse.

Chemin d'accès : Accueil > Human Resources > Shift Management > Shift Assignment Tool.

Prérequis

Avant d'utiliser l'outil, il est conseillé de créer :

• des Employés (Employee) ;
• des Types de poste (Shift Type) ;
• des Demandes de poste (Shift Request).

Utiliser l'outil

Affecter des postes

1. Choisissez l'action Affecter un poste (Assign Shift) et sélectionnez la société si elle n'est pas déjà renseignée.
2. Sélectionnez le type de poste à affecter et les dates concernées. Tous les employés sans affectation de poste active qui chevauche ces dates sont chargés dans le tableau Sélectionner les employés (Select Employees).
3. Vous pouvez aussi affecter des postes inactifs en réglant le statut sur Inactif (Inactive). Dans ce cas, les postes existants qui se chevauchent sont ignorés.
4. Utilisez les filtres rapides (Quick Filters) pour filtrer les employés selon certains champs, ou ajoutez des filtres personnalisés via les filtres avancés (Advanced Filters).
5. Cochez les employés concernés dans le tableau.
6. Cliquez sur le bouton Affecter un poste (Assign Shift) en haut de la page.

Des Affectations de poste (Shift Assignment) sont alors créées pour les employés sélectionnés.

Affecter des plannings de postes

1. Choisissez l'action Affecter un planning de postes (Assign Shift Schedule) et sélectionnez la société si nécessaire.
2. Sélectionnez le Planning de postes (Shift Schedule) à affecter et les dates entre lesquelles créer les affectations. Tous les employés sans affectation de planning activée qui chevauche ces dates sont chargés dans le tableau. Si vous renseignez une date de fin (End Date), les affectations de planning créées sont désactivées ; sinon elles sont Activées (Enabled), ce qui signifie que le planificateur continue de créer les affectations de poste automatiquement.
3. Utilisez les filtres rapides ou les filtres avancés pour affiner la liste.
4. Cochez les employés concernés.
5. Cliquez sur Affecter un planning de postes (Assign Shift Schedule) en haut de la page.

Des Affectations de planning (Shift Schedule Assignment) et leurs affectations de poste correspondantes sont alors créées pour les employés sélectionnés.

Traiter les demandes de poste

1. Choisissez l'action Traiter les demandes de poste (Process Shift Requests) et sélectionnez la société si nécessaire.
2. Filtrez par type de poste ou par approbateur. Vous pouvez aussi définir une date de début (From Date) et une date de fin (To Date) pour ne retenir que les demandes comprises entre ces dates.
3. Utilisez les filtres rapides ou les filtres avancés pour affiner la liste.
4. Cochez les demandes dans le tableau Sélectionner les demandes de poste (Select Shift Requests).
5. Cliquez sur Traiter les demandes (Process Requests) en haut de la page, puis choisissez Approuver (Approve) ou Rejeter (Reject).

Les demandes sélectionnées sont approuvées ou rejetées, puis validées en conséquence.

Pages liées

• Horaires et postes de travail (Shift Management)
• Type de poste (Shift Type)
• Affectation de poste (Shift Assignment)
• Demande de poste (Shift Request)
• Planning de postes (Shift Schedule)
• Planning des équipes (Roster)