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Avance sur frais (Employee Advance)
L’Avance sur frais (Employee Advance) enregistre une somme versée à un employé avant une dépense professionnelle. L’approbateur la soumet, la comptabilité la paie, puis l’avance est imputée sur une Note de frais ou remboursée.
À quoi ça sert
Il arrive qu’un employé se déplace pour le compte de l’entreprise et que celle-ci lui verse une somme à l’avance pour ses dépenses. L’employé crée alors une Avance sur frais (Employee Advance) où il indique l’objet de la dépense et le montant demandé.
Une fois l’avance créée par l’employé, l’Approbateur de frais (Expense Approver) la vérifie puis la soumet. Après soumission, le comptable débloque le paiement et crée l’Écriture de paiement (Payment Entry).
Pour y accéder : Human Resources > Expense Claims > Employee Advance.
Prérequis
Comment créer une avance sur frais
- Allez dans Employee Advance > Nouveau (New).
- Sélectionnez l’employé à qui l’avance est destinée.
- Saisissez l’Objet (Purpose) et le Montant de l’avance (Advance Amount).
- Dans la section Comptabilité (Accounting), sélectionnez le Mode de paiement (Mode of Payment). Le Compte d’avance (Advance Account) est repris du compte d’avance employé par défaut de votre Société (Default Employee Advance Account).
- Enregistrez.
À retenir
L’employé peut seulement enregistrer l’Avance sur frais, pas la soumettre. Seul l’Approbateur de frais peut la soumettre.
Statuts
Les statuts suivants sont attribués automatiquement :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon (Draft) | Avance enregistrée mais pas encore soumise |
| Payée (Paid) | L’avance a été versée et une Écriture de paiement a été soumise |
| Non payée (Unpaid) | L’avance n’a pas encore été versée ; aucune Écriture de paiement n’existe |
| Réclamée (Claimed) | Après paiement, l’employé a justifié la totalité du montant payé via une Note de frais (Expense Claim) |
| Remboursée (Returned) | Après paiement, l’employé a rendu la totalité du montant payé et une écriture de retour a été soumise (Écriture de paiement ou Écriture de journal) |
| Partiellement réclamée et remboursée (Partly Claimed and Returned) | Après paiement, une partie a été justifiée via une Note de frais et le reste a été rendu par une Écriture de paiement ou de journal soumise |
| Annulée (Cancelled) | L’avance a été annulée |
Fonctionnalités
Soumission de l’avance
N’importe quel employé peut créer une Avance sur frais, mais il ne peut pas la soumettre.
Après l’enregistrement, l’employé doit assigner le document à l’approbateur. L’approbateur reçoit alors une notification par e-mail. Pour automatiser cette notification, vous pouvez aussi configurer une Alerte e-mail (Email Alert).
Après vérification, l’Approbateur de frais soumet (accepte) l’avance ou rejette la demande.
Créer l’écriture de paiement
Paiement par écriture de paiement
Une fois l’avance soumise, un utilisateur comptable peut créer une Écriture de paiement (Payment Entry) depuis le bouton Créer (Create).
Paiement par écriture de journal
Une Écriture de journal (Journal Entry) peut aussi être créée en référence à l’Avance sur frais.
À retenir
Vérifiez que le Type de tiers (Party Type) est Employee et que le Type de référence (Reference Type) est Employee Advance.
Avance payée
À la soumission de l’Écriture de paiement ou de journal, le montant payé et le statut sont mis à jour sur l’Avance sur frais.
Imputer l’avance sur une note de frais
Quand l’employé déclare ensuite ses dépenses, l’avance peut être récupérée dans la Note de frais (Expense Claim) et liée à celle-ci.
Rembourser le montant non utilisé
Quand une avance est versée, trois cas se présentent :
- le montant n’est pas utilisé ;
- il est entièrement utilisé ;
- il est partiellement utilisé.
Créez l’Avance sur frais, puis une Écriture de paiement pour indiquer que le montant a été versé.
- Si le montant n’est pas utilisé, cliquez sur Retour (Return) pour rembourser l’avance versée.
- Si toute l’avance est utilisée, cela apparaît dans le champ Montant réclamé (Claimed Amount).
- Si une partie seulement est réclamée et le reste rendu, le montant rendu apparaît dans le champ Montant remboursé (Returned Amount).
Points d’attention
À retenir
Comportement du grand livre, en v16 uniquement :
- La création d’une Avance sur frais ne génère aucune écriture au grand livre (GL). Le document d’avance n’est qu’une demande ou une réservation.
- L’écriture GL est créée seulement quand l’Écriture de paiement (ou de journal) est soumise en référence à l’avance.
- Quand une Note de frais est faite contre l’avance, elle récupère les Écritures de paiement liées avec l’avance et s’en sert pour ajuster les montants, solder l’avance et enregistrer l’éventuel gain ou perte de change (opérations multidevises).
- En cas de paiements multiples sur la même avance, ou de réclamations ou retours partiels, chaque Écriture de paiement est référencée séparément, ce qui garantit la traçabilité et une comptabilisation correcte.