Frappe HR
Demande de congé (Leave Application)
La demande de congé est le document par lequel un employé pose une absence sur une période. L’approbateur de congés la valide, la refuse ou l’annule.
À quoi sert la demande de congé
La demande de congé (Leave Application) est le document par lequel un employé demande des congés sur une période donnée. Frappe HR la fait approuver par les approbateurs de congés (Leave Approver).
Pour y accéder : Accueil > Human Resources > Leaves > Leave Application.
Prérequis
Avant de créer une demande, il est conseillé d’avoir :
- le Département (Department) ;
- la Période de congés (Leave Period) ;
- la Liste de jours fériés (Holiday List) ;
- le Type de congé (Leave Type) ;
- la Politique de congés (Leave Policy) ;
- l’Allocation de congés (Leave Allocation).
Créer une demande de congé
- Ouvrez la liste des demandes et cliquez sur Nouveau (New).
- Un tableau des congés alloués s’affiche. Les soldes disponibles tiennent compte des congés déjà pris, par type de congé.
- Sélectionnez l’employé et le type de congé.
- Indiquez la période avec la date de début et la date de fin. Le nombre total de jours et le solde avant la demande s’affichent d’après ces dates.
- Cochez Demi-journée (Half Day) si le congé ne couvre qu’une moitié de journée.
- Saisissez le motif.
- Sélectionnez l’approbateur de congés.
- Sélectionnez la date d’écriture de la demande.
- Cochez Suivre par e-mail (Follow via Email) pour notifier l’approbateur.
- Vous pouvez aussi lier la fiche de paie de l’employé, pour mémoire.
- Enregistrez. Le statut passe à Ouvert (Open) et un e-mail part vers l’approbateur. Le modèle de notification d’approbation se règle dans les Paramètres RH (HR Settings), section congés.
- L’approbateur peut approuver, refuser ou annuler, puis soumettre la demande. Le statut suit cette décision et l’employé est prévenu par e-mail.
Attention
Une demande de congé ne peut pas être soumise si le salaire a déjà été traité pour la période du congé.
Le parcours se résume ainsi : l’employé pose la demande, l’approbateur est notifié si le suivi par e-mail est coché, il examine la demande, il l’approuve, la refuse ou l’annule, puis l’employé reçoit le statut.
Approbateur de congés
L’approbateur de congés est l’utilisateur qui peut approuver la demande d’un employé. La documentation décrit deux niveaux, y compris pour Frappe HR version 12 :
- Département. Les approbateurs se configurent sur la fiche département. Plusieurs approbateurs sont possibles. Le premier de la liste est l’approbateur par défaut. Quand un employé du département pose un congé, ce sont ces approbateurs qui sont retenus.
- Employé. Les approbateurs peuvent aussi être définis sur la fiche employé.
Si les deux niveaux sont renseignés, l’approbateur de la fiche employé est l’approbateur par défaut.
À la création d’une demande, si l’approbateur choisi n’y a pas accès, le document lui est partagé avec le droit de soumettre.
Conseil
Pour que chaque utilisateur ne crée que ses propres demandes, une règle de correspondance sur l’identifiant employé peut être posée dans les permissions de la demande de congé.
Points d’attention
- La période de la demande doit tenir dans une seule allocation de congés. Un congé à cheval sur deux allocations demande deux demandes.
- La période doit appartenir à la dernière allocation de congés.
- Un employé ne peut pas poser de congé sur une date de la liste de blocage des congés (Leave Block List).