Frappe HR
Note de frais (Expense Claim)
La Note de frais (Expense Claim) sert à rembourser un employé qui a avancé des dépenses pour l’entreprise. Elle passe par un approbateur, génère une écriture comptable à la soumission et se règle par une Écriture de paiement.
À quoi ça sert
La Note de frais (Expense Claim) est créée quand un employé engage des dépenses de sa poche pour le compte de l’entreprise. Par exemple, s’il invite un client à déjeuner, il demande le remboursement via le formulaire de Note de frais.
Pour y accéder : Human Resources > Expense Claims > Expense Claim.
Prérequis
Comment créer une note de frais
- Allez dans Expense Claim > Nouveau (New).
- Sélectionnez l’employé dans le champ De l’employé (From Employee).
- Sélectionnez l’Approbateur de frais (Expense Approver).
- Saisissez la date de la dépense, le Type de note de frais (Expense Claim Type) et le montant.
- Vous pouvez aussi saisir les Taxes et frais (Expense Taxes and Charges).
- Dans les détails comptables, sélectionnez le compte fournisseur par défaut de la Société (Default Payable Account).
- Enregistrez et soumettez.
En résumé : renseignez l’employé, la date, la liste des dépenses et les taxes correspondantes, puis soumettez.
La documentation source propose une vidéo sur le circuit des notes de frais : Expense claim workflow (YouTube).
Fonctionnalités
Approbation des dépenses
L’employé choisit lui-même l’approbateur de sa Note de frais, parmi les utilisateurs configurés comme Approbateurs de frais (Expense Approvers) de son Département.
À la création d’une Note de frais, si l’approbateur choisi n’a pas accès au document, celui-ci lui est partagé avec la permission de soumission (« submit »).
Après l’enregistrement, l’employé doit assigner le document à l’approbateur. L’approbateur reçoit alors une notification par e-mail. Vous pouvez aussi automatiser cette notification avec une Alerte e-mail (Email Alert).
L’approbateur peut modifier les Montants accordés (Sanctioned Amounts) par rapport aux montants réclamés par l’employé. Pour soumettre, le Statut d’approbation (Approval Status) doit être Approuvé (Approved) ou Rejeté (Rejected). Si la note est approuvée, elle est soumise. Si elle est rejetée, l’approbateur peut expliquer sa décision dans la section Commentaires.
Comptabilisation de la dépense
À la soumission de la Note de frais, le système enregistre la dépense sur le compte de charge et sur le compte de l’employé.
Les notes de frais non payées sont consultables dans le rapport Unclaimed Expense Claims.
Paiement de la note de frais
Pour payer une Note de frais, cliquez sur Créer > Paiement (Create > Payment).
Attention
Ce montant ne doit pas être regroupé avec le salaire : il deviendrait alors imposable pour l’employé.
Autre possibilité : créer une Écriture de paiement (Payment Entry) pour l’employé ; toutes ses notes de frais en attente y sont reprises.
Allez dans Accounting > Payment Entry > New Payment Entry, puis définissez le Type de paiement (Payment Type) sur Payer (Pay), le Type de tiers (Party Type) sur Employee, le Tiers (Party) sur l’employé payé et le compte de paiement. Toutes les notes de frais en attente sont reprises et vous pouvez répartir les montants payés sur chacune.
Lien avec une tâche ou un projet
Pour lier une Note de frais à une Tâche (Task) ou à un Projet (Project), indiquez la tâche ou le projet au moment de la créer. Le coût du projet est alors mis à jour avec les montants de la note de frais.