Frappe HR
Présence automatique (Auto Attendance)
La Présence automatique (Auto Attendance) marque la présence des employés affectés à un poste à partir de leurs pointages et des réglages du type de poste.
À quoi sert la Présence automatique
La Présence automatique (Auto Attendance) marque la présence des employés affectés à un poste de travail, à partir des enregistrements du Pointage des employés (Employee Checkin) et des réglages de présence automatique du Type de poste (Shift Type) concerné.
Attention
Le Type de poste doit être configuré et affecté aux employés avant la création des pointages. La présence automatique ne traite que les pointages créés après la mise en place du poste et son affectation à l’employé.
Mettre en place la Présence automatique
1. Définir un Type de poste avec la présence automatique activée
Créez un Type de poste avec l’option de présence automatique activée. Les détails se trouvent sur la page Type de poste (Shift Type).
2. Affecter ce poste aux employés
Une fois le poste créé, affectez-le aux employés de l’une des deux façons suivantes :
- Par une Affectation de poste : le document Affectation de poste (Shift Assignment) affecte un poste à un employé pour une plage de dates.
- Par le champ Poste par défaut de la fiche Employé : pour affecter un poste à un employé tous les jours, renseignez le champ Employee > Attendance and Leave Details > Default Shift.
À retenir
L’Affectation de poste prime sur le Poste par défaut. Si un employé a à la fois une affectation et un poste par défaut, le système retient le poste affecté.
3. Renseigner l’identifiant de la pointeuse sur l’Employé
Les systèmes biométriques ont généralement leurs propres identifiants d’employés. Or le Pointage dans Frappe HR doit être rattaché à un Employé.
Pour faire le lien, renseignez le champ Employee > Attendance and Leave Details > Attendance Device ID (Biometric/RF tag ID) avec l’identifiant de l’employé dans le système biométrique.
4. Importer ou synchroniser les pointages
Une fois ces étapes terminées, importez ou synchronisez les Pointages : la présence se génère alors automatiquement.
Pour alimenter les pointages depuis un système externe, consultez la page Connecter des pointeuses biométriques.
Questions fréquentes
Comment sont déterminés le début et la fin réels d’un poste ?
Prenons un poste du matin :
| Paramètre | Valeur |
|---|---|
| Heure de début (Start Time) | 08:00:00 |
| Heure de fin (End Time) | 11:30:00 |
| Début du pointage avant le début du poste, en minutes (Begin check-in before shift start time) | 60 |
| Pointage de sortie autorisé après la fin du poste, en minutes (Allow check-out after shift end time) | 60 |
L’heure de début réelle (Actual Start Time) du poste = heure de début − marge avant le début = 07:00:00.
L’heure de fin réelle (Actual End Time) du poste = heure de fin + marge après la fin = 12:30:00.
Quand la présence est-elle marquée automatiquement pour un poste ?
Le marquage automatique est tenté toutes les heures pour chaque Type de poste. Vous pouvez aussi le déclencher manuellement pour un seul type de poste avec le bouton Marquer la présence automatique (Mark Auto Attendance) du document Type de poste.
Dès que la Dernière synchronisation des pointages (Last Sync of Checkin) dépasse l’heure de fin réelle du poste, tous les pointages de ce poste sont traités pour marquer la présence.
Avec l’exemple du poste du matin ci-dessus (début réel 07:00:00, fin réelle 12:30:00) : dès que l’horodatage de la dernière synchronisation dépasse 12:30:00, le système considère que tous les pointages possibles pour ce poste ont été capturés, et c’est à ce moment qu’il tente de marquer la présence.
Comment la Présence automatique détermine-t-elle le poste d’un employé ?
Le poste d’un employé pour une date donnée est déterminé dans cet ordre :
- Le poste affecté à l’employé pour cette date dans une Affectation de poste.
- À défaut, le poste du champ Poste par défaut (Default Shift) de la fiche Employé.
- Si aucun poste n’est trouvé là non plus, l’employé est considéré comme n’appartenant à aucun poste ce jour-là, et la tâche de présence automatique ne tente aucun marquage.
Comment la Présence automatique détermine-t-elle la liste de jours fériés d’un employé ?
La Liste de jours fériés (Holiday List) est déterminée ainsi :
- Si le Type de poste retenu a une liste de jours fériés, elle est utilisée.
- Sinon, la liste est reprise du champ Holiday List de la fiche Employé, puis du champ Default Holiday List de la Société, dans cet ordre.
À retenir
La liste de jours fériés doit être correctement déterminée pour que la présence automatique ne marque pas l’employé Absent un jour férié.
Comment distinguer les entrées des sorties quand la pointeuse ne renvoie pas le type de journal ?
La plupart des pointeuses biométriques ne renvoient pas de type de journal (IN/OUT) exact. Dans ce cas, deux champs du Type de poste déterminent le sens du pointage et le calcul des heures travaillées :
- Déterminer l’entrée et la sortie (Determine Check-in and Check-out) ;
- Base de calcul des heures travaillées (Working Hours Calculation Based On).
Ils sont décrits en détail dans la page Type de poste (Shift Type).