Frappe HR
Solde de tout compte (Full and Final Statement)
Le solde de tout compte apure, au départ, les sommes à verser, les sommes à recouvrer et les biens confiés à l’employé, avec un impact comptable.
À quoi sert le solde de tout compte
Quand l’employé quitte la société, les sommes à lui verser, les sommes à recouvrer et les biens qui lui ont été confiés s’apurent avec le solde de tout compte (Full and Final Statement). Ce document sert de liste de contrôle pour une sortie propre, avec un impact comptable.
Prérequis
Il faut un Employé (Employee) dans le système.
Le document concerne un employé qui a démissionné ou dont le contrat est rompu. La date de sortie (Relieving Date) doit aussi être renseignée.
Créer un solde de tout compte
Allez dans Employee Lifecycle > Exit > Full and Final Statement > New.
- Sélectionnez l’employé.
- Le système reprend des composants et des documents déjà présents :
- À verser (Payables) : fiche de paie, gratification, note de frais, prime, rachat de congés ;
- À recouvrer (Receivables) : prêt, avance sur frais.
- Le statut par défaut de ces lignes est Non apuré (Unsettled). On choisit ensuite le document correspondant (note de frais encore ouverte, prime sous forme de salaire additionnel, etc.) et on retire les composants qui n’ont pas à être apurés.
- On peut ajouter ses propres composants ou des DocTypes personnalisés à la liste.
- Le montant et le compte sont repris quand c’est possible. Sinon, ils se saisissent à la main.
| Document choisi | Compte et montant repris |
|---|---|
| Prêt | Compte de paiement repris. Montant = total du paiement moins total déjà payé |
| Avance sur frais | Compte de paiement de l’avance. Montant = montant payé moins (montant réclamé + montant restitué) |
| Note de frais | Compte fournisseur de la note. Montant = total général moins (montant remboursé + avances) |
| Gratification | Compte et montant repris tels quels |
| Fiche de paie | Compte de paie à payer. Montant = net à payer de la fiche |
- Le total à recouvrer et le total à verser se calculent à partir de ces lignes.
- Les biens confiés par la société (ordinateurs, téléphones, etc.) sont repris depuis les mouvements d’actifs existants.
- Ces biens doivent être rendus, ou leur coût peut être récupéré.
- Le statut est En attente (Pending) par défaut. Après revue des montants et des comptes, les RH marquent chaque composant (à verser, à recouvrer, biens) comme apuré (Settled).
Récupérer le coût d’un bien
Si un bien confié (ordinateur, tenue) ne doit pas revenir à la société, l’action Récupérer le coût (Recover Cost) ajoute le coût total de ce bien au montant total à recouvrer.
Apurer par écriture au journal
À la soumission, un bouton crée une écriture au journal (Journal Entry). Créer une écriture au journal (Create Journal Entry) enregistre à la fois ce que l’employé verse et ce qui lui est versé, et apure ainsi le compte.
Les comptes et montants sont reportés sur l’écriture. Choisissez le compte final d’où le montant doit partir s’il n’est pas déjà mappé. Enregistrez et soumettez. Le statut du solde de tout compte passe alors à Payé (Paid).