Frappe HR
Employé (Employee)
La fiche Employé (Employee) est le dossier central de Frappe HR : données personnelles et professionnelles, dates d’entrée et de sortie, approbateurs, mode de paiement du salaire et bien plus.
À quoi sert la fiche Employé
Un Employé (Employee) est une personne qui travaille pour votre entreprise à temps partiel ou à temps plein, sous contrat de travail, avec des droits et des devoirs reconnus.
Dans Frappe HR, la fiche Employé est le dossier de référence. Elle rassemble les informations démographiques, personnelles et professionnelles de l’employé, ainsi que ses dates d’entrée et de départ.
Pour y accéder : Accueil > Human Resources > Employee.
Prérequis
Avant de créer un Employé, il est conseillé de créer la Société (Company).
Créer un Employé
- Ouvrez la liste des Employés et cliquez sur Nouveau (New).
- Saisissez les informations personnelles : nom, genre, date de naissance et date d’entrée (Date of Joining).
- Enregistrez.
Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque rouge.
Créer des Employés en masse par import de données
Vous pouvez créer plusieurs Employés d’un coup avec l’outil d’import de données (Data Import).
- Allez dans Data Import, ou cliquez sur Importer (Import) dans le menu du haut, puis choisissez le DocType Employee.
- Téléchargez le modèle et renseignez les champs requis : nom de l’employé, société et date d’entrée.
- Si vous souhaitez créer les utilisateurs en même temps, renseignez pour chaque Employé le champ E-mail professionnel (Company Email) ou E-mail de contact préféré (Preferred Contact Email).
- Chargez le modèle rempli et lancez l’import.
Une fois l’import réussi, une fiche Employé est créée pour chaque ligne valide. Consultez le guide Data Import pour en savoir plus.
Fonctionnalités
Au-delà des champs obligatoires, la fiche Employé permet d’enregistrer les informations suivantes.
Type d’emploi
Vous pouvez attribuer à l’Employé un Type d’emploi (Employment Type) : stagiaire, contractuel, temps plein, temps partiel, période d’essai, etc.
Créer un utilisateur
Un identifiant utilisateur (User ID) peut être lié à l’Employé. Selon votre façon de travailler, le compte utilisateur se crée de trois manières.
Option 1 : à la création de l’Employé (automatique)
Lors de la création d’un nouvel Employé :
- Cochez Créer l’utilisateur automatiquement (Create User Automatically) pour qu’un utilisateur soit créé à l’enregistrement de la fiche.
- La case Créer la permission utilisateur (Create User Permission) est cochée par défaut. Elle garantit que le nouvel utilisateur n’accède qu’à sa propre fiche Employé et à sa société.
- Renseignez le champ E-mail professionnel (Company Email) ou E-mail de contact préféré (Preferred Contact Email).
Option 2 : pour un Employé existant (via le bouton)
Si l’Employé a été créé sans identifiant utilisateur, vous pouvez créer l’utilisateur plus tard depuis sa fiche :
- Cliquez sur le bouton Créer l’utilisateur (Create User) dans le menu d’actions en haut.
- Une boîte de dialogue s’ouvre, avec l’option Créer la permission utilisateur (Create User Permission) activée par défaut. Vous pouvez y saisir ou modifier l’adresse e-mail avant de valider.
- À la confirmation, le système crée l’utilisateur, lui attribue les permissions nécessaires et le lie à l’Employé.
Option 3 : par import de données
Les comptes utilisateurs peuvent aussi être créés pendant l’import des Employés, en ajoutant les champs nécessaires dans le modèle :
- Renseignez le champ E-mail professionnel (Company Email) ou E-mail de contact préféré (Preferred Contact Email).
- Ajoutez la colonne Create User Automatically et mettez la valeur
1sur les lignes concernées. - Ajoutez la colonne Create User Permission et mettez
1pour appliquer les restrictions d’accès par défaut. - Une fois l’import réussi, le système crée et lie automatiquement les utilisateurs pour toutes les fiches concernées.
Consultez Adding Users pour savoir comment créer des utilisateurs et gérer leurs permissions.
Informations d’entrée
La section Informations d’entrée (Joining Details) enregistre la date de l’offre (Offer Date), la date de confirmation (Confirmation Date), la date de fin de contrat (Contract End Date), le préavis en jours (Notice Days) et la date de départ à la retraite (Date of Retirement).
Département et grade
Dans une entreprise, les employés sont généralement regroupés par Département (Department), Grade, Fonction (Designation) et Succursale (Branch).
La section Département et grade (Department and Grade) enregistre ces informations. Le champ Rend compte à (Reports To) indique la personne à laquelle l’Employé rapporte.
Approbateurs
La section Approbateurs (Approvers) définit les approbateurs par défaut des demandes de l’Employé. L’approbateur défini ici est repris automatiquement quand l’Employé soumet une demande, et le document est partagé avec cet utilisateur pour qu’il puisse y accéder et agir.
| Approbateur | Rôle |
|---|---|
| Approbateur de congés (Leave Approver) | Repris dans le champ Approbateur de congés de la Demande de congé (Leave Application). Il est notifié à la soumission, et lui seul peut approuver ou refuser la demande. |
| Approbateur de frais (Expense Approver) | Repris dans le champ Approbateur de frais de la Note de frais (Expense Claim). La note est partagée avec cet utilisateur pour approbation. |
| Approbateur de demande de poste (Shift Request Approver) | Repris dans le champ Approbateur de la Demande de poste (Shift Request). |
Si aucun approbateur n’est défini sur l’Employé, la liste des approbateurs est reprise depuis son Département.
Informations de présence
Le champ Poste par défaut (Default Shift) définit le poste de travail habituel de l’employé. Il sert quand aucune Affectation de poste (Shift Assignment) n’existe pour une date donnée.
Le champ Identifiant de la pointeuse (Attendance Device ID, Biometric/RF Tag ID) stocke l’identifiant unique de l’employé dans une pointeuse biométrique ou RFID. Il permet de reconnaître l’employé lors de la synchronisation des pointages depuis l’appareil.
Informations salariales
Vous choisissez ici le mode de paiement du salaire (Salary Mode) : virement bancaire (Bank), chèque (Cheque) ou espèces (Cash). Si le mode est Bank, les champs Nom de la banque (Bank Name), Numéro de compte (Bank A/C No.) et IBAN apparaissent dans la section Coordonnées bancaires (Bank Details).
Ces informations sont reprises dans la Fiche de paie (Salary Slip) : le mode de paiement du salaire devient le Mode de paiement (Mode of Payment), et le nom de la banque et le numéro de compte y sont recopiés. Elles servent ensuite à l’écriture bancaire de paiement des salaires générée depuis un Traitement de paie (Payroll Entry).
Le Centre de coûts de paie (Payroll Cost Center) est utilisé par le Traitement de paie pour imputer le salaire de l’Employé à un centre de coûts précis dans les écritures comptables. S’il n’est pas renseigné, le centre de coûts est repris depuis le Département de l’Employé.
Le Compte d’avance sur frais (Employee Advance Account) est le compte d’avance utilisé par défaut à la création d’une Avance sur frais (Employee Advance) pour cet Employé. S’il n’est pas renseigné, le compte d’avance par défaut de la Société est utilisé.
Coordonnées
La section Coordonnées (Contact Details) enregistre le numéro de mobile, les adresses actuelle et permanente, l’e-mail personnel et l’e-mail professionnel. Dans le champ E-mail préféré (Preferred Email), vous choisissez entre l’e-mail professionnel, l’e-mail personnel ou l’identifiant utilisateur de l’Employé.
L’e-mail préféré sert d’adresse de contact lors de la création d’un Utilisateur (User) depuis la fiche Employé. C’est aussi l’adresse qui reçoit les notifications et alertes RH destinées à l’Employé.
Informations personnelles
La section Informations personnelles (Personal Details) enregistre la situation familiale (nom et profession des parents, du conjoint et des enfants), les informations de passeport (date et lieu de délivrance) et les informations de santé (taille, poids, allergies, problèmes médicaux, etc.).
Formation
La section Formation (Educational Qualification) enregistre l’établissement (School/University), le diplôme (Qualification), le niveau (Level) et l’année d’obtention (Year of Passing).
Vous pouvez aussi saisir la mention ou le pourcentage (Class/Percentage) et les matières (Subjects) en cliquant sur la flèche vers le bas dans le tableau Education.
Expérience professionnelle antérieure
Comme pour la formation, l’expérience professionnelle antérieure de l’Employé se saisit dans le tableau Historique professionnel externe (External Work History).
Vous pouvez y ajouter le contact de l’ancien employeur et l’expérience totale en années.
Départ
La section Départ (Exit) enregistre, le cas échéant, la démission, l’entretien de départ et le Rachat de congés (Leave Encashment). Quand le statut de l’Employé passe à Parti (Left), la date de fin de contrat (Relieving Date) devient obligatoire.
À retenir
Une fois le statut de l’Employé passé à « Left », sa fiche n’est plus utilisable dans les transactions ultérieures.
Fonctionnalités complémentaires
La fiche Employé comprend également :
- le contact d’urgence (Emergency Contact) ;
- l’assurance santé (Health Insurance) ;
- la biographie (Personal Bio) ;
- l’historique dans l’entreprise (History in the Company).