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Calcul des congés sur la fiche de paie

Frappe HR répercute les congés sur la Fiche de paie en réduisant les Jours payés (Payment Days) de la période. Cet article détaille les règles de calcul et les points à vérifier quand le montant du salaire surprend.

5 min de lectureMis à jour le Source : docs.frappe.io

À quoi ça sert

Frappe HR répercute l’effet des congés sur la Fiche de paie (Salary Slip) en réduisant les jours payables de l’employé pour la période de paie. Ce calcul dépend principalement des Congés sans solde (Leave Without Pay), des Congés partiellement payés (Partially Paid Leave), des enregistrements de présence, des jours fériés et des dates d’entrée ou de sortie de l’employé.

Le calcul détermine deux valeurs importantes de la Fiche de paie :

  • Jours ouvrés totaux (Total Working Days) ;
  • Jours payés (Payment Days).

Les rubriques de paie qui dépendent des jours payés sont calculées à partir de la valeur finale des Jours payés.

Comment les congés affectent la fiche de paie

À la création d’une Fiche de paie, Frappe HR examine la période de paie et calcule combien de jours l’employé doit être payé.

En simplifiant :

code
Jours payés = Jours ouvrés éligibles − Congés sans solde − Jours d’absence

Le calcul exact varie selon les paramètres de paie, la gestion des jours fériés, les enregistrements de présence et les réglages du type de congé.

Congés sans solde

Si un employé a une Demande de congé (Leave Application) approuvée pour un Type de congé (Leave Type) marqué Congé sans solde (Leave Without Pay), ces jours réduisent les Jours payés de la Fiche de paie.

Par exemple, pour une période de 30 jours ouvrés et 2 jours de congé sans solde :

code
Jours payés = 30 − 2 = 28

Les rubriques qui dépendent des jours payés sont alors calculées sur 28 jours au lieu de 30.

Congés partiellement payés

Frappe HR prend aussi en charge les Congés partiellement payés (Partially Paid Leave). Dans ce cas, le congé ne retire pas une journée entière de salaire : il la réduit selon la fraction configurée sur le Type de congé.

Par exemple, si un type de congé paie 50 % du salaire journalier pour une journée, la Fiche de paie applique une réduction partielle au lieu d’une journée entière de congé sans solde.

Utilisez ce mécanisme quand les employés doivent percevoir une partie de leur salaire pendant un congé.

Calcul basé sur les demandes de congé ou sur les présences

Selon la configuration de la paie, le calcul repose soit sur les demandes de congé, soit sur les enregistrements de présence.

Basé sur les demandes de congé

Frappe HR examine les congés approuvés pendant la période de la Fiche de paie. Il prend en compte :

  • les congés sans solde ;
  • les congés partiellement payés ;
  • les congés en demi-journée ;
  • le fait que le Type de congé inclut ou non les jours fériés.

Basé sur les présences

Frappe HR examine les enregistrements de Présence (Attendance) soumis pour la période. Il prend en compte :

  • les jours d’absence ;
  • les demi-journées de présence ;
  • les présences marquées sur des jours fériés, selon les paramètres ;
  • le Type de congé utilisé dans les enregistrements de présence ;
  • les présences non marquées, selon les paramètres de paie.

À retenir

Si les présences non marquées sont configurées pour être traitées comme des absences, ces jours réduisent aussi les Jours payés.

Demi-journée de congé et demi-journée de présence

Une demi-journée de congé ou de présence réduit le salaire selon la fraction de demi-journée configurée dans les Paramètres de paie (Payroll Settings).

Par exemple, si la fraction de salaire journalier pour une demi-journée est 0,5, une demi-journée de congé sans solde réduit les Jours payés de 0,5.

Jours fériés dans le calcul

Le traitement des jours fériés dépend des paramètres de paie et de la Liste de jours fériés (Holiday List) de l’employé.

  • Si les jours fériés sont inclus dans les jours ouvrés totaux, ils comptent dans le nombre de jours ouvrés.
  • Sinon, ils sont retirés des Jours ouvrés totaux avant le calcul des Jours payés.

Certains Types de congé peuvent aussi être configurés pour inclure les jours fériés. Dans ce cas, un congé qui tombe un jour férié peut être pris en compte dans le calcul.

Date d’entrée et date de sortie

Le calcul tient compte des dates d’entrée (joining date) et de sortie (relieving date) de l’employé.

  • Si l’employé arrive en cours de période, les Jours payés sont calculés à partir de sa date d’entrée.
  • Si l’employé part en cours de période, les Jours payés sont calculés jusqu’à sa date de sortie.

Cela évite de payer des jours avant l’arrivée ou après le départ.

Exemple

Période de paie du 1er au 30 avril :

ÉlémentValeur
Jours dans la période30
Jours fériés exclus des jours ouvrés4
Jours ouvrés totaux26
Congé sans solde2
Demi-journée de congé sans solde0,5

Les Jours payés sont donc :

code
26 − 2 − 0,5 = 23,5

Les rubriques qui dépendent des jours payés sont calculées sur 23,5 jours.

Points d’attention

Si le montant de la Fiche de paie n’est pas celui attendu, vérifiez :

  • si la paie est basée sur les présences ou sur les demandes de congé ;
  • si la Demande de congé est soumise et approuvée ;
  • si le Type de congé est marqué Congé sans solde ou Congé partiellement payé ;
  • si les jours fériés sont inclus dans les Jours ouvrés totaux ;
  • si le Type de congé inclut les jours fériés ;
  • si la présence est marquée sur toute la période ;
  • si les présences non marquées sont traitées comme des absences ;
  • si l’employé est arrivé ou parti pendant la période ;
  • si la rubrique de paie dépend des jours payés.

Rubriques qui dépendent des jours payés

Seules les Rubriques de paie (Salary Component) configurées pour dépendre des jours payés sont réduites par ce calcul.

Une rubrique qui n’en dépend pas peut rester inchangée même si les Jours payés diminuent. Si un gain ou une retenue ne varie pas comme prévu, vérifiez la configuration de la Rubrique de paie et de la Structure salariale (Salary Structure).

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