Frappe HR
Type de congé (Leave Type)
Le Type de congé (Leave Type) définit chaque catégorie de congé qu'un employé peut poser et ses règles : plafonds, report, sans solde, partiellement payé, rachat ou acquisition progressive.
À quoi sert le type de congé
Le Type de congé (Leave Type) désigne les catégories de congés allouées à un employé et qu'il peut utiliser dans ses Demandes de congé (Leave Application).
Vous pouvez créer autant de types de congé que votre entreprise le nécessite.
Chemin d'accès : Accueil > Human Resources > Leaves > Leave Type.
Créer un type de congé
- Ouvrez la liste des types de congé et cliquez sur Nouveau (New).
- Saisissez le nom du type de congé (Leave Type Name).
- Renseignez, si besoin, l'allocation maximale autorisée (Maximum Leave Allocation Allowed), le délai d'application en jours ouvrés (Applicable After) et le nombre maximal de jours consécutifs (Maximum Consecutive Leaves Allowed). Ces champs sont facultatifs.
- Enregistrez.
Champs et options
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Allocation maximale autorisée par période de congés (Maximum Leave Allocation Allowed per Leave Period) | Nombre maximal de jours de ce type pouvant être alloués par période de congés lors de la création de la Politique de congés (Leave Policy). |
| Autoriser la demande de congé après (jours ouvrés) (Allow Leave Application After (Working Days)) | Nombre minimal de jours ouvrés. Seuls les employés ayant travaillé au moins ce nombre de jours depuis leur date d'embauche peuvent poser ce type de congé. Les autres congés pris depuis l'embauche (congé occasionnel, maladie…) comptent aussi dans ce calcul. |
| Jours consécutifs maximaux (Maximum Consecutive Leaves Allowed) | Nombre maximal de jours d'affilée pour ce type de congé. Au-delà, le dépassement est traité comme un congé sans solde (Leave Without Pay). |
| Est reportable (Is Carry Forward) | Si coché, le solde restant de ce type est reporté sur la période d'allocation suivante. |
| Est un congé sans solde (Is Leave Without Pay) | Le type est traité comme un congé sans solde : le salaire est réduit pour ces jours. |
| Est un congé optionnel (Is Optional Leave) | Les congés optionnels sont des jours fériés que l'employé choisit dans une liste publiée par l'entreprise. La liste de jours fériés optionnels peut contenir autant de dates que nécessaire ; le nombre de jours utilisables se limite avec le champ Jours maximaux autorisés (Max Days Leave Allowed). |
| Autoriser un solde négatif (Allow Negative Balance) | Si coché, le système autorise toujours la demande et l'approbation d'un congé de ce type, même sans solde disponible. |
| Autoriser la sur-allocation (Allow Over Allocation) | Si coché, le système permet d'allouer plus de jours que le nombre de jours de la période d'allocation. Cette option ne contourne pas la limite du champ Allocation maximale autorisée par période de congés. |
| Compter les jours fériés inclus dans le congé comme des congés (Include holidays within leaves as leaves) | Si un employé pose un congé le vendredi et le lundi et que le samedi et le dimanche sont des repos hebdomadaires, le samedi et le dimanche sont aussi comptés comme congés et déduits du solde. |
| Est compensatoire (Is Compensatory) | Les congés compensatoires sont accordés pour des heures supplémentaires ou du travail un jour férié ; ils sont généralement rachetables. L'employé les demande via une Demande de congé compensatoire. |
Congé partiellement payé
À retenir
Option introduite dans la version 13.
Est un congé partiellement payé (Is Partially Paid Leaves) : le type est traité comme partiellement payé et une partie du salaire journalier est versée via la fiche de paie. Quand la case est cochée, un champ Fraction du salaire journalier par congé (Fraction of Daily Salary Per Leave) apparaît pour définir la fraction payée pour chaque jour de congé partiel.
À retenir
Un type de congé est soit sans solde, soit partiellement payé, mais pas les deux.
Fonctionnalités
Rachat de congés
Un employé peut recevoir de l'argent de son employeur pour les congés non pris d'une période. Tous les types n'ont pas vocation à être rachetables : cochez Autoriser le rachat (Allow Encashment) uniquement pour ceux qui le sont.
À retenir
Le rachat de congés n'est autorisé que le dernier mois de la période de congés.
Congés non rachetables (Non-Encashable Leaves) : nombre de jours que l'employé ne pourra pas se faire payer. Au-delà de ce seuil, les jours restants sont rachetables.
Exemple de la source : un type rachetable compte 10 jours, l'employé en a 8 de reste et le seuil de congés non rachetables est de 5. Le rachat porte alors sur 8 − 5 = 3 jours.
Rubrique de gain (Earning Component) : Rubrique de paie (Salary Component) par laquelle le rachat est versé à l'employé sur sa Fiche de paie (Salary Slip).
À retenir
À la validation d'un Rachat de congés (Leave Encashment), Frappe HR crée automatiquement un Salaire additionnel (Additional Salary) qui sera ajouté à la fiche de paie de l'employé lors du prochain traitement de paie.
Congés acquis
Les Congés acquis (Earned Leaves) sont des congés gagnés par l'employé après un certain temps passé dans l'entreprise. Cocher Est un congé acquis (Is Earned Leave) alloue les jours au prorata, en mettant automatiquement à jour l'Allocation de congés (Leave Allocation) à la fréquence définie dans Fréquence d'acquisition (Earned Leave Frequency).
Exemple de la source : un employé a droit à 24 congés privilège par an, et ce type est configuré comme congé acquis avec une fréquence mensuelle. Il gagne alors 2 jours (24 / 12) à la fin de chaque mois. Le traitement d'attribution, une tâche de fond, respecte le plafond du type de congé et arrondit les fractions selon le champ Arrondi (Rounding).
À retenir
L'allocation initiale d'un tel type de congé est de 0. Les jours sont ajoutés en fin de mois, ou selon la fréquence d'acquisition choisie.
Types de congé par défaut
Le système est livré avec plusieurs types de congé préchargés :
| Type | Description |
|---|---|
| Congé sans solde (Leave Without Pay) | Pour des motifs variés : problème médical prolongé, études, raisons personnelles inévitables. La case Est un congé sans solde est cochée par défaut ; ces jours ne sont pas payés. |
| Congé privilège (Privilege leave) | Assimilable à des congés acquis, utilisables pour voyager, partir en vacances en famille, etc. |
| Congé maladie (Sick leave) | À utiliser en cas de maladie. |
| Repos compensateur (Compensatory off) | Congés compensatoires accordés pour des heures supplémentaires. La case Est compensatoire est cochée par défaut. |
| Congé occasionnel (Casual leave) | Pour régler des affaires urgentes et imprévues. |