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Frappe HR

Avances et notes de frais multidevises

Depuis la v16, Frappe HR gère les Avances sur frais et les Notes de frais dans une devise différente de celle de la société, avec conversion au taux de change et comptabilisation automatique des gains ou pertes de change.

4 min de lectureMis à jour le Source : docs.frappe.io

À quoi ça sert

Les employés qui travaillent à l’international ou qui règlent des dépenses en devise étrangère peuvent recevoir des avances dans une devise différente de la devise de base de la société. Frappe HR prend en charge le multidevise pour l’Avance sur frais (Employee Advance) et la Note de frais (Expense Claim) : enregistrement, paiement, imputation et suivi dans n’importe quelle devise, avec une comptabilisation exacte de l’effet des taux de change.

Cette fonctionnalité, introduite en v16, couvre :

  • les Avances sur frais multidevises ;
  • les Notes de frais multidevises ;
  • la conversion exacte selon le taux de change ;
  • les écritures automatiques de gain ou perte de change ;
  • plusieurs Écritures de paiement (Payment Entry) sur une même avance.

Prérequis

  1. Employé (Employee)
  2. Département (Department)
  3. Plan comptable (Chart of Accounts)
  4. Paramétrage multidevise (Multi Currency Setup)
  5. Avance sur frais
  6. Note de frais

Type de note de frais et mode de paiement

Avant de créer des documents multidevises, vérifiez que vos Types de note de frais (Expense Claim Type) et vos Modes de paiement (Mode of Payment) sont configurés avec des comptes dans la bonne devise.

Par exemple, le Type de note de frais standard Travel est souvent lié à un compte dans la devise de base : il n’acceptera pas une note dans une autre devise. Créez alors un type distinct (par exemple Travel — USD) lié à un compte dans la devise de la transaction.

De même, si vous payez par banque ou en espèces dans une devise étrangère, le Mode de paiement doit pointer vers un compte dans cette devise. C’est ce qui garantit que les avances et notes de frais hors devise de base sont saisies et traitées correctement.

Avance sur frais multidevise

Avant de créer une Avance sur frais, vérifiez que la Devise de salaire de l’employé (Employee Salary Currency) est bien renseignée sur la fiche Employé.

Un nouveau champ Compte d’avance employé (Employee Advance Account) a été ajouté à la fiche Employé. Ce compte doit être dans la devise de salaire de l’employé.

À retenir

Si ces champs ne sont pas renseignés, l’Avance sur frais autorise une sélection manuelle. Assurez-vous que le compte d’avance existe dans la bonne devise avant de créer l’avance.

Comment créer une avance multidevise

  1. Allez dans Employee Advance > Nouveau (New).
  2. Sélectionnez l’Employé.
  3. Choisissez la Devise (Currency) si elle n’est pas reprise automatiquement, puis saisissez le Montant de l’avance (Advance Amount).
  4. Dans la section Comptabilité (Accounting) :
    • le Compte d’avance (Advance Account) est repris du Compte d’avance employé de la fiche Employé ; sinon, sélectionnez-le à la main ;
    • sélectionnez le Mode de paiement si nécessaire.
  5. Enregistrez.

Paiement des avances multidevises

Le paiement d’une Avance sur frais soumise se fait par Écriture de paiement (Payment Entry).

À retenir

  • Au moment du paiement, le taux de change courant est récupéré. C’est ce taux qui sert à calculer les montants en devise de base et à déterminer le gain ou la perte de change lors de la Note de frais.
  • Le taux de change initial de l’Avance sur frais n’est plus utilisé : c’est le taux du paiement qui sert à tous les calculs suivants.

Paiements multiples

Si la même avance fait l’objet de plusieurs paiements :

  • chaque paiement est suivi séparément ;
  • des paiements multidevises à des taux différents sont pris en charge ;
  • les montants corrects sont reportés dans la Note de frais.

Note de frais multidevise

Depuis l’Avance sur frais, cliquez sur Créer une note de frais (Make Expense Claim) :

  • la devise de l’avance est reprise dans la Note de frais ;
  • toutes les avances liées apparaissent dans la table des avances (Advances Table) ;
  • le taux de change au moment du paiement est aussi repris dans cette table ;
  • les valeurs en devise de base sont calculées automatiquement selon le taux de change au moment de la note ;
  • si la même avance a plusieurs paiements, chacun apparaît sur une ligne distincte avec la référence de l’Écriture de paiement correspondante, ce qui facilite le rapprochement des avances partiellement réclamées.

Une fois la Note de frais soumise, le montant réclamé est imputé depuis la table des avances.

Gain ou perte de change

Si le taux de change au moment de la Note de frais diffère du taux au moment du paiement de l’avance :

  • le gain ou la perte de change est calculé pour chaque ligne d’avance ;
  • le total est comptabilisé par une Écriture de journal (Journal Entry), ce qui garantit une comptabilité exacte.

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