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Intégration (Employee Onboarding)
L’intégration suit les activités types d’une embauche. Elle se crée pour un candidat dont l’embauche est approuvée.
À quoi sert l’intégration
À l’embauche, un ensemble d’activités types doit être exécuté. L’intégration (Employee Onboarding) conserve le référentiel de ces activités et crée une série de tâches à chaque embauche.
Elle se crée pour une candidature (Job Application) dont l’embauche est approuvée.
Exemple d’activités dès qu’un candidat est retenu : contrôle des antécédents juridiques et professionnels, création de la fiche employé, création d’un compte e-mail, création d’une carte d’identité, allocation des congés.
Ces activités types se suivent dans le modèle d’intégration (Employee Onboarding Template).
Pour y accéder : Human Resources > Employee Lifecycle > Employee Onboarding.
Prérequis
Avant de créer une intégration, il est conseillé d’avoir :
- le Candidat (Job Applicant) ;
- l’Employé (Employee) ;
- le Département (Department) ;
- la Fonction (Designation) ;
- le Grade (Employee Grade).
Créer une intégration
- Ouvrez Employee Onboarding > New.
- Sélectionnez le candidat. L’employé correspondant est repris automatiquement.
- Sélectionnez le modèle d’intégration. Le département, la fonction et le grade sont repris s’ils figurent dans le modèle.
- Saisissez la date d’entrée.
- Enregistrez et soumettez.
À retenir
Sans modèle, les informations d’intégration se saisissent directement sur le document. Le statut passe à Terminé (Completed) quand toutes les activités associées sont finies.
Modèle d’intégration
Le modèle est un canevas : une liste d’activités prédéfinies. Il peut viser un département, une fonction et un grade.
- Allez dans Human Resources > Employee Lifecycle > Employee Onboarding Template > New.
- Indiquez le département, la fonction et le grade (facultatif).
- Listez les activités. Pour chacune, vous pouvez désigner l’utilisateur ou le rôle auquel elle sera affectée.
- Vous pouvez planifier chaque activité avec Commence dans (jours) (Begin On, Days) et Durée (en jours) (Duration).
Tâches et avancement
À la soumission, un projet est créé, avec une tâche par activité. Si une date et une durée sont posées, les tâches reçoivent une date de début et de fin, hors jours fériés.
Chaque activité peut recevoir un poids selon son importance. L’avancement des tâches met à jour l’avancement de l’intégration.
Création de l’employé
Si l’employé n’existe pas encore, il peut être créé depuis l’intégration une fois toutes les tâches obligatoires terminées.