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Département (Department)
Le Département (Department) est une division fonctionnelle de l’organisation. Organisé en arbre, il porte les approbateurs par défaut, la liste de blocage des congés et le centre de coûts de paie.
À quoi sert le Département
Un Département (Department) est un domaine fonctionnel spécialisé ou une division au sein de l’organisation.
Vous pouvez configurer les Départements de votre entreprise, leur associer une Liste de blocage des congés (Leave Block List) et définir leurs approbateurs de congés et de frais.
Pour y accéder : Accueil > Human Resources > Employee > Department.
Le Département est une fiche en arborescence : vous pouvez créer des départements parents et des sous-départements.
À retenir
Cochez la case Est un groupe (Is Group) quand le Département est un département parent.
Prérequis
Avant de créer un Département, il est conseillé de créer la Société (Company).
Créer un Département
- Ouvrez la liste des Départements et cliquez sur Nouveau (New).
- Saisissez le nom du Département.
- Sélectionnez la Société.
- Sélectionnez, si besoin, la Liste de blocage des congés applicable à ce département.
- Enregistrez.
À retenir
L’abréviation de la Société est ajoutée automatiquement au nom du Département à l’enregistrement. Par exemple, un Département « Sales » créé dans une société d’abréviation « WPL » est enregistré sous « Sales - WPL ». Les noms restent ainsi uniques quand un même Département existe dans plusieurs Sociétés. La règle s’applique aussi lors d’un renommage.
Fonctionnalités
Approbateurs de congés, de frais et de demandes de poste
Vous pouvez définir des approbateurs pour le Département dans les tableaux Approbateur de congés (Leave Approver), Approbateur de frais (Expense Approver) et Approbateur de demande de poste (Shift Request Approver).
Ces approbateurs servent de solution de repli quand aucun approbateur n’est défini sur l’Employé. Quand un employé soumet une Demande de congé (Leave Application), une Note de frais (Expense Claim) ou une Demande de poste (Shift Request), l’approbateur de sa fiche Employé est utilisé en premier. S’il n’y en a pas, l’approbateur est repris depuis son Département.
À retenir
Un Département peut avoir plusieurs approbateurs de congés et de frais. Le premier de la liste est utilisé comme approbateur par défaut.
Liste de blocage des congés
La Liste de blocage des congés (Leave Block List) choisie ici s’applique à tous les employés du Département. Il s’agit des dates auxquelles ils ne peuvent pas poser de congé, par exemple en période de forte activité. Une Demande de congé sur une date bloquée est refusée, sauf si l’utilisateur figure dans la liste des personnes autorisées (Leave Block List Allowed).
Centre de coûts de paie
Le Centre de coûts de paie (Payroll Cost Center) est le centre de coûts auquel sont imputés les salaires des employés du Département.
Si le centre de coûts de paie n’est pas renseigné sur un Employé (Employee), il est repris automatiquement depuis son Département. Le Traitement de paie (Payroll Entry) l’utilise ensuite pour générer les écritures comptables de salaire.
Définir le centre de coûts au niveau du Département permet d’imputer la masse salariale par département sans renseigner le centre de coûts sur chaque Employé.