Paie

À quoi sert la paie

Le salaire est une somme fixe versée à un employé en échange du travail effectué. La paie (Payroll) est l’administration des enregistrements financiers : salaires, primes, net à payer et retenues.

La page officielle du groupe Salary Payouts ouvre le guide de mise en place (Payroll Setup). Le parcours qu’elle décrit tient en six étapes.

1. Définir une période de paie, facultative.
2. Définir une tranche d’impôt sur le revenu, facultative.
3. Créer une structure salariale avec des rubriques de gains et de retenues.
4. Affecter la structure à chaque employé par une affectation de structure salariale.
5. Produire les fiches de paie via un traitement de paie.
6. Comptabiliser le salaire.

Période de paie

La période de paie est la période pour laquelle les employés sont payés. Elle sert à définir les tranches d’impôt applicables, ce qui facilite le suivi des changements de loi.

Rubriques de paie

Chaque gain et chaque retenue se définit comme une rubrique, ensuite reprise dans la structure puis dans la fiche ou le salaire additionnel. Le type, la condition, la formule et d’autres options se combinent selon la politique de la société.

Dépend du congé sans solde. Le congé sans solde (Leave Without Pay) survient quand l’employé n’a plus de congés alloués ou part sans demande approuvée. Si l’option est activée, Frappe HR retient une part du salaire égale aux jours de congé sans solde divisés par les jours ouvrés du mois, d’après la liste de jours fériés. Pour ne pas gérer ce cas, ne cochez l’option sur aucune rubrique.

Ne pas inclure dans le total. La rubrique n’est pas ajoutée au total des gains ou des retenues de la fiche.

Gain

• Composant additionnel. La rubrique ne se verse qu’en salaire additionnel : prime de performance, indemnité de mission, etc. Elle ne fait pas partie de la structure habituelle. Un salaire additionnel soumis avec cette rubrique s’ajoute à la fiche automatiquement.
• Imposable. La rubrique entre dans le calcul d’impôt de la période de paie. Il faut une période de paie et une tranche d’impôt avec des barèmes valides.
• Payable. La rubrique peut être comptabilisée sur un compte fournisseur distinct, configuré dans le tableau des comptes.
• Avantages flexibles. L’employé les reçoit au prorata ou en une fois lorsqu’il les réclame. Ils sont le plus souvent exonérés, sauf s’il ne fournit pas les justificatifs. Le plafond annuel se saisit ici. L’employé choisit les siens dans une demande d’avantage, parmi les composants flexibles de sa structure affectée.

Payer sur réclamation d’avantage. Si l’option est activée, le montant alloué est payé quand l’employé soumet une réclamation d’avantage. Sinon, il est versé au prorata avec le salaire.

Impact fiscal seulement. La société a déjà payé l’avantage autrement, par exemple une voiture mise à disposition. L’employé ne peut pas le réclamer, mais il est imposable. Le montant alloué entre dans le revenu imposable.

Écriture de paiement séparée. Certains avantages doivent légalement être payés par un bordereau distinct. À l’écriture bancaire, le montant est alors passé dans une écriture séparée par employé.

Retenue

Variable selon le salaire imposable. La rubrique devient la retenue d’impôt standard. L’impôt se calcule d’après la tranche liée à l’employé.

Structure salariale

La structure décrit comment le salaire se calcule à partir des gains et des retenues. Elle aide à rester compétitif face au marché, à tenir les écarts internes entre les postes, à reconnaître le niveau de responsabilité, de compétence et de performance, et à maîtriser la masse salariale.

La documentation cite des composants usuels dans un contexte indien : salaire de base (assiette imposable, en général pas plus de 40 % du coût total), indemnité de logement (40 à 50 % du base), indemnités spéciales (le reste, en général inférieur au base et entièrement imposable), indemnité de voyage, gratification, cotisation de prévoyance (12 % du base), indemnité médicale (exonérée jusqu’à 15 000 roupies dans l’exemple), prime annuelle imposable, stock-options.

Créer une structure

Allez dans Human Resources > Payroll Setup > Salary Structure > New Salary Structure.

1. Nommez la structure. Indiquez la société, l’en-tête des fiches et la fréquence de paie.
2. Indiquez la date de début de validité. Une seule structure peut être active pour un employé sur une période donnée.
3. Configurez le montant de rachat de congés par jour, versé quand une demande de rachat est traitée.
4. Le montant maximal d’avantages est le plafond des composants flexibles.

Fiche basée sur les feuilles de temps. Cochez l’option, choisissez la rubrique et saisissez le taux horaire. Cette rubrique s’ajoute aux gains de la fiche.

Dans les tableaux Gains et Retenues, la condition et la formule de la rubrique sont copiées. Vous pouvez les modifier. Le composant de base se choisit dans les gains. Le montant dû à chaque employé se configure dans l’affectation.

Dans les conditions et formules : le champ base est le salaire de base, les abréviations de rubriques servent de variables (BS pour le salaire de base), et les noms de champs de l’employé aussi (employment_type pour le type d’emploi).

En comptabilité, choisissez le mode de paiement et le compte de paiement des fiches générées avec cette structure, puis enregistrez.

Congé sans solde

Pour que Frappe HR retienne automatiquement le salaire en cas de congé sans solde, cochez Appliquer le congé sans solde (Apply LWP) sur les rubriques de gain et de retenue. La retenue est la part des jours de congé sans solde sur les jours ouvrés du mois. Pour ne pas gérer ce cas, laissez la case décochée partout.

Affectation

L’affectation attribue une structure et le salaire de base utilisé dans les calculs. Ce base doit être renseigné : c’est lui qui sert aux formules.

Pour la créer : Human Resources > Payroll > Salary Structure Assignment > New Salary Structure Assignment.

Traiter la paie

On peut traiter en masse les employés d’un département, d’une succursale ou d’une fonction, ou créer les fiches une par une.

Traitement de paie

Human Resources > Payroll > Payroll Entry > New Payroll Entry.

1. Choisissez la société. Succursale, département, fonction ou projet affinent la sélection.
2. Cochez Fiche de paie basée sur les feuilles de temps si besoin.
3. Indiquez la date d’écriture et la fréquence.
4. Get Employee Details liste les employés concernés.
5. Saisissez les dates de début et de fin.
6. Retenir l’impôt des avantages non réclamés retient l’impôt de tous les avantages flexibles versés jusqu’à cette paie.
7. Retenir l’impôt des exonérations sans justificatif retient l’impôt des gains exonérés lors des paies précédentes d’après la déclaration, si l’employé n’a pas fourni assez de preuves.
8. Choisissez le centre de coûts et le compte de paiement.
9. Enregistrez et soumettez pour créer une fiche par employé actif sur la période. Si les fiches existent déjà, aucune nouvelle n’est créée. Le formulaire peut rester en brouillon et les fiches être créées plus tard.

View Salary Slips permet de vérifier ou de corriger un congé sans solde. Submit Salary Slip soumet toutes les fiches. La soumission comptabilise aussi le compte de paie à payer par défaut, pour constater la dette de salaire.

Comptabiliser le paiement

Les salaires restent souvent confidentiels : la société émet un seul paiement à la banque, qui ventile ensuite sur les comptes des employés. Les comptes de la société ne montrent donc pas les salaires individuels.

L’écriture de paiement est une écriture au journal qui débite le total des gains et crédite le total des retenues, sur le compte par défaut de chaque rubrique.

Depuis le traitement, Make > Bank Entry ouvre l’écriture au journal avec les filtres des brouillons créés. Renseignez la référence et la date, puis soumettez.

Fiche créée à la main

Une fois la structure créée et affectée, une fiche peut aussi être créée seule : Human Resources > Payroll > Salary Slip > New Salary Slip.

Contenu du chapitre

• Gestion de la paie : vue d’ensemble du traitement, de la structure jusqu’aux primes.
• Période de paie : période de rémunération et de calcul d’impôt.
• Tranche d’impôt sur le revenu : barème lié à l’employé via l’affectation.
• Rubrique de paie : gain, retenue ou contribution employeur, formule et options.
• Structure salariale : découpage du salaire, fréquence et comptes.
• Affectation de structure salariale : structure, base et variable d’un employé.
• Outil d’affectation de structure salariale : affectation en masse.
• Fiche de paie : détail des rubriques et des montants versés.
• Traitement de paie : fiches en masse, constatation et paiement.
• Salaire additionnel : prime ou retenue hors salaire habituel.
• Prime de rétention : prime pour retenir un employé clé, versée via un salaire additionnel.
• Prime d’employé : incentive ponctuel, repris dans le traitement.
• Impôts et avantages : déclarations, justificatifs, autres revenus et avantages.
• Gratification : indemnité de fin de service selon une règle.
• Prêts : types de prêt, demandes et échéanciers.
• Heures supplémentaires : majoration ou congé compensatoire à partir des pointages.
• Avantages flexibles : acquisition, réclamation et grand livre des avantages.
• Correction de paie : annulation partielle de jours de congé sans solde.
• Arriérés : rattrapage quand une structure s’applique avec retard.

Pages liées

• Employé (Employee)
• Paramètres de paie
• Paramétrage du module RH