Appel d'offres (Request for Quotation)

À quoi sert l’appel d’offres

Un appel d’offres (Request for Quotation) est le document qu’une organisation envoie à un ou plusieurs fournisseurs pour qu’ils chiffrent un ensemble d’articles.

Liste : Home > Buying > Request for Quotation. Il faut au préalable un fournisseur (Supplier) et un article (Item).

Créer un appel d’offres

1. Dans la liste, cliquez sur Add Request for Quotation.
2. Choisissez Company et la Required Date.
3. Dans le tableau Suppliers, ajoutez les fournisseurs. Si un Contact et un Email ID sont renseignés et que Send Email reste coché, l’appel est envoyé par e-mail et le fournisseur accède au portail fournisseur.
4. Dans Items, indiquez les articles, la quantité, l’unité et l’entrepôt. L’entrepôt peut rester vide si Maintain Stock n’est pas activé sur l’article.
5. Enregistrez.

La section Email Details apparaît dès qu’au moins un fournisseur a Send Email coché. Vous y posez Subject et Message for Supplier. Un modèle d’e-mail (Email Template) se choisit dans Email Template. Variables prévues :

• {{ update_password_link }} : lien pour que le fournisseur définisse un mot de passe du portail.
• {{ portal_link }} : lien vers cet appel sur le portail.
• {{ supplier_name }} : raison sociale du fournisseur.
• {{ contact.salutation }} {{ contact.last_name }} : interlocuteur.
• {{ user_fullname }} : votre nom complet.

Les autres valeurs du document sont accessibles, par exemple {{ message_for_supplier }} ou {{ terms }}.

Send Attached Files joint les fichiers de l’appel à chaque e-mail. Send Document Print joint une impression du document. Preview Email montre le rendu pour un fournisseur choisi.

À la validation, un e-mail part vers chaque fournisseur dont Send Email est coché. L’envoi peut aussi se faire plus tard via Tools > Send Emails to Suppliers.

L’appel peut naître d’une demande de matériel validée, par Create > Request for Quotation. Vous pouvez l’imprimer et envoyer le PDF, ou enregistrer la réponse dans ERPNext.

Reprendre des articles et des fournisseurs

Get Items From propose :

• Material Request : articles d’une demande validée, cherchés par mots et filtrés par dates.
• Opportunity : articles d’une opportunité enregistrée, avec un filtre de dates.
• Possible Supplier : un fournisseur ; s’il existe des demandes validées pour des articles qu’il fournit, ces articles peuvent être repris.

Tools > Get Suppliers ajoute des fournisseurs selon un Supplier Group ou un Tag. Les étiquettes doivent déjà être créées et posées sur les fournisseurs. Add Suppliers les ajoute au tableau.

Tools > Link to Material Requests relie l’appel à des demandes existantes. Les articles doivent être les mêmes. S’il y a plusieurs demandes pour les mêmes articles, le lien se fait avec la plus récente.

Les conditions générales, l’Incoterm et le Named Place se posent sur le document et apparaissent à l’impression.

À l’impression via Tools > Download PDF, vous choisissez le fournisseur destinataire. Dans le format d’impression, {{ doc.vendor }} contient l’identifiant du fournisseur choisi et {{ doc.items[i].supplier_part_no }} la référence article fournisseur. L’aperçu standard utilise le premier fournisseur.

L’onglet Address & Contact porte Company Billing Address et Company Shipping Address.

Obtenir un devis fournisseur

Deux chemins après validation.

Un utilisateur interne ouvre l’appel validé, choisit Create > Supplier Quotation, sélectionne le fournisseur, puis Create. Le devis reprend les articles. Saisissez les taux, enregistrez et validez.

Côté fournisseur, si un contact avec e-mail est défini, le contact et l’e-mail sont repris. Tools > Send Emails to Suppliers (ou la validation avec Send Email) crée un utilisateur de site (Website User) s’il n’existe pas, rattaché au contact. L’e-mail contient un lien de mot de passe si le modèle utilise {{ update_password_link }}.

Si le mot de passe existe déjà, l’e-mail contient le lien du portail ({{ portal_link }}). Sur le portail, le fournisseur saisit taux et notes, par exemple les conditions de paiement, puis Make Quotation. ERPNext crée un devis fournisseur en brouillon. Relisez-le et validez-le. Quand tous les articles ont été chiffrés par un fournisseur, Quote Status passe à Received dans le tableau Suppliers.

Pour comparer les réponses : View > Supplier Quotation Comparison.

Points d’attention

Send Email ne se contente pas d’envoyer un message : il ouvre aussi l’accès au portail. Le devis créé depuis le portail reste en brouillon tant que vous ne l’avez pas validé.

Voir le devis fournisseur et le portail.