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Écriture de journal inter-sociétés
L'écriture inter-sociétés ne passe pas les deux sociétés d'un coup. La première est validée, puis un brouillon lié reçoit les comptes de la seconde.
À quoi ça sert
Une société du groupe peut payer une facture partagée pour une autre. Un seul compte bancaire a sorti l'argent, mais chaque entité a besoin de livres équilibrés et d'un solde inter-sociétés qui dit qui doit quoi.
L'écriture inter-sociétés (Inter Company Journal Entry) enregistre les deux côtés comme des écritures de journal liées et distinctes. La première ne passe que dans la première société. ERPNext aide ensuite à créer l'écriture correspondante de la seconde, avec des totaux inversés.
Utilisez ce circuit pour des coûts partagés, des transferts de fonds et des ajustements entre entités liées, quand l'événement ne naît pas d'une facture inter-sociétés. Pour le commerce courant entre sociétés du groupe, les factures inter-sociétés sont en général plus adaptées. L'événement n'est complet pour le groupe que lorsque les deux écritures liées ont été relues et validées.
Avant de commencer
Il faut au moins deux sociétés non regroupées, chacune avec son plan, sa devise, son exercice et son centre de coûts. Les comptes à recevoir, à payer, de banque, de produit et de charge doivent exister dans la bonne société. Vous connaissez le traitement débit et crédit des deux côtés. Les utilisateurs ont accès aux deux sociétés. Si les devises diffèrent, le multidevise et les taux sont configurés.
L'exemple
Nova Electronics Trading paie 1 200 de frais de salon pour Nova Electronics Distribution.
| Société | Compte | Débit | Crédit | Sens |
|---|---|---|---|---|
| Nova Electronics Trading | Créance sur Nova Electronics Distribution | 1 200 | La société liée doit cette somme. | |
| Nova Electronics Trading | Banque d'exploitation | 1 200 | La trésorerie sort de la société qui paie. | |
| Nova Electronics Distribution | Frais de salon | 1 200 | La société bénéficiaire constate la charge. | |
| Nova Electronics Distribution | Dette envers Nova Electronics Trading | 1 200 | Elle doit la société qui a payé. |
Chaque écriture s'équilibre seule. Si les deux sociétés ont la même devise, la seconde inverse les totaux de la première : son total crédit égale le total débit de la première, et son total débit égale le total crédit de la première.
Créer la première écriture
Ajoutez une écriture de journal. Mettez le type sur Écriture inter-sociétés et choisissez la société du premier côté, ici Nova Electronics Trading. Débitez la créance sur l'autre société de 1 200 et créditez la banque de 1 200. Ajoutez un centre de coûts si besoin. Confirmez l'équilibre, une remarque claire, puis validez. Cela passe le grand livre de la première société seulement.
Créer l'écriture liée
Ouvrez la première écriture validée. Créer > Créer une écriture de journal inter-sociétés. Choisissez la société de l'autre côté, puis créez.
ERPNext ouvre un brouillon et transporte le type, la société choisie dans la fenêtre, la date courante de l'action, et la référence vers la première écriture. Il ne copie pas les lignes de comptes : les noms de comptes appartiennent à des plans différents. La table commence vide. C'est voulu.
Saisissez le traitement de la seconde société : débit des frais de salon 1 200, crédit de la dette envers la première 1 200, et le centre de coûts de la seconde. Les comptes n'ont pas besoin des mêmes noms. Ce qui doit concorder, c'est le traitement économique et, en même devise, les totaux inversés. Relisez, équilibrez, validez. ERPNext stocke alors le lien sur les deux écritures.
Vérifier
Sur l'une ou l'autre écriture validée, ouvrez Plus d'infos puis Référence. La référence inter-sociétés pointe vers l'autre écriture. Voir > Grand livre confirme les écritures de chaque société. Si un reporting de groupe consolidé est utilisé, relisez les soldes à recevoir et à payer, et appliquez l'élimination de l'organisation en dehors des écritures d'exploitation, là où elle est exigée.
Si une ligne utilise un compte de créance ou de dette, ERPNext exige le type de tiers et le tiers : le client ou fournisseur interne qui représente la société liée. Pour un compte dédié à recevoir ou à payer qui n'est pas de type Créance ou Dette, le tiers n'est pas obligatoire, mais la politique peut quand même exiger un compte par société liée.
L'ancienne restriction qui n'exposait que les comptes marqués spécifiquement inter-sociétés a été retirée. Les versions actuelles filtrent par société et par compte de détail. Choisissez les comptes du vrai traitement, sans dupliquer chaque compte de banque ou de charge seulement pour ce type.
Annuler ou corriger
Ce sont deux documents validés distincts. Annuler l'un inverse son propre grand livre et retire la référence entre la paire. Cela ne dispense pas de relire et de corriger l'écriture de l'autre société. Si les deux côtés sont faux, corrigez les deux par l'annulation, l'amendement ou l'extourne de l'organisation. Alignez les dates et les explications.
Dépannage
Créer l'écriture liée n'est pas proposé. La première doit être validée, de type inter-sociétés, et ne pas avoir déjà une référence. L'action n'existe que sur la première écriture validée, avant qu'une contrepartie soit liée.
Le brouillon lié n'a pas de lignes. C'est attendu. Ajoutez les comptes de la seconde société et les totaux inversés.
Les montants liés ne correspondent pas. En même devise par défaut, le total débit de la seconde égale le total crédit de la première, et l'inverse. Vérifiez les montants, la précision et le change.
Les deux écritures ont été créées à part et ne sont pas liées. Passez par Créer depuis la première écriture validée. Deux journaux saisis séparément ne remplissent pas la référence tout seuls.
Questions fréquentes
Une seule écriture passe-t-elle dans les deux sociétés ?
Non. La première ne passe que dans sa société. La seconde doit être complétée et validée.
ERPNext crée-t-il la seconde tout seul ?
Il crée le brouillon lié et préremplit société, type, date et référence. Vous choisissez les comptes, saisissez les montants, relisez et validez.
Factures inter-sociétés ou journal ?
Les factures quand une entité vend des biens ou services à l'autre, avec documents commerciaux, taxes, articles et créances ou dettes. Ce journal pour un ajustement comptable direct, sans facture.
Un rapport de grand livre inter-sociétés à part ?
ERPNext passe les écritures au grand livre normal. Utilisez des comptes dédiés à recevoir et à payer, les filtres de société, et les rapports consolidés.
Si une des deux est annulée ?
Ses écritures sont extournées selon les règles d'annulation, et la référence entre la paire est retirée. Relisez l'autre écriture à part.