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Répétition automatique (Auto Repeat)
La répétition automatique recrée un document à la fréquence choisie. Le formulaire doit d'abord autoriser la répétition.
À quoi sert la répétition
La répétition automatique (Auto Repeat) crée certains documents tout seuls, sur une période donnée. Depuis la version 12, Personnaliser le formulaire rend un type de document répétable.
Exemple de la page : en charges constatées d'avance, la même écriture de journal doit créditer le compte de charge différée et débiter le compte de charge, chaque mois. On crée la première écriture à la main, puis on la met en répétition.
La liste est dans Accueil > Paramètres > Automatisation > Répétition automatique.
Autoriser le formulaire
- Ouvrez Accueil > Personnalisation > Personnalisation de formulaire > Personnaliser le formulaire.
- Choisissez le formulaire.
- Cochez Autoriser la répétition automatique (Allow Auto Repeat). Sans cela, le type n'apparaît pas dans le champ Document de référence de la répétition.
Poser la répétition
- Ouvrez Accueil > Paramètres > Automatisation > Répétition automatique > Nouveau.
- Choisissez le type, par exemple écriture de journal ou facture de vente.
- Choisissez le document précis à répéter.
- Indiquez la date de début et, en option, la date de fin. Sans date de fin, les documents continuent tant que la répétition n'est pas désactivée.
- Choisissez la fréquence : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle.
- Enregistrez.
Depuis le document lui-même : Menu de la barre d'outils, puis Répéter. Si le document est déjà en répétition, l'option n'est plus proposée. Une invite s'ouvre. Remplissez-la et enregistrez.
Valider à la création
Si le type de document est validable, l'option Valider à la création (Submit on Creation) apparaît. Cochée, le document est validé dès qu'il est créé.
Prévenir par e-mail
Cochez Prévenir par e-mail dans la section notification pour envoyer les documents récurrents à des adresses.
- Destinataires. Adresses qui reçoivent l'avis de création.
- Obtenir les contacts. Récupère les contacts liés au document en répétition et remplit les destinataires.
- Modèle. Un modèle d'e-mail remplit l'objet et le message.
- Objet. Par exemple : tâche récurrente créée.
- Message. Texte de l'e-mail.
- Aperçu du message.
- Format d'impression. Vue du document envoyée au client.
À retenir
Si le document est validable, activez Autoriser l'impression des brouillons dans les réglages d'impression pour recevoir le nouveau document dans l'e-mail. Sinon, l'avis de création part sans le document.
Jour de répétition
En fréquence mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle, le document est recréé le même jour du mois que la date de début. Pour un autre jour :
- Répéter le jour. Jour du mois. Exemple : fréquence mensuelle et 7, le document naît le 7 de chaque mois concerné.
- Répéter le dernier jour du mois. Le dernier jour change. En année bissextile, février se termine le 29, sinon le 28. Cochée, l'option crée le document le dernier jour du mois.
Jours de la semaine
Depuis la version 13, une fréquence hebdomadaire permet de choisir les jours de création.
Tableau de bord et barre latérale
Le tableau de bord du document de répétition montre le calendrier. Sans date de fin, seul le prochain rendez-vous apparaît.
Quand un document est en répétition, la fréquence s'affiche dans la barre latérale. Un clic sur le statut ouvre la répétition liée.
Désactiver
Cocher Désactiver la répétition automatique arrête la création des documents et détache la répétition du document de référence.