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Écriture de journal
L'écriture de journal débite et crédite le grand livre directement. Pour un encaissement ou un règlement habituel, préférez l'écriture de paiement.
À quoi sert l'écriture de journal
L'écriture de journal (Journal Entry) enregistre un débit et un crédit équilibrés directement au grand livre. Elle sert aux ajustements, charges à payer, virements, soldes d'ouverture, abandons, réévaluations, et aux passages qui n'ont pas leur place dans un circuit de vente, d'achat ou de paiement.
Pour l'argent reçu d'un client ou versé à un fournisseur, préférez l'écriture de paiement. Elle choisit la banque, la caisse, le tiers, la devise et l'affectation. L'écriture de journal sert quand vous devez choisir les comptes vous-même et que vous comprenez l'effet.
L'exemple de la source : 845 de frais d'entretien de bureau payés depuis la banque d'exploitation. Débit du compte de charge 845, crédit de la banque 845.
Avant de commencer
Confirmez la société, le plan comptable, l'exercice et la date. Les comptes doivent être des comptes de détail de la société choisie. Préparez le centre de coûts, le projet ou une autre dimension avant de les poser sur une ligne.
Si l'écriture porte un solde client ou fournisseur, utilisez le bon compte de créance ou de dette, et le type de tiers et le tiers. Ajoutez une référence de document quand l'écriture doit changer une facture, une commande, une note de frais, une avance, un actif, ou un autre solde pris en charge. Voir Ajouter une référence à une écriture.
Créer l'écriture
- Ouvrez la liste et ajoutez une écriture de journal.
- Choisissez la société, le type et la date. Pour un ajustement général, laissez le type sur Écriture de journal.
- Dans les lignes, ajoutez le compte à débiter et le montant, puis le compte de contrepartie et le crédit. Le total débit doit égaler le total crédit avant validation.
- Le crayon ouvre l'éditeur de ligne pour le tiers, la référence, la devise, le centre de coûts ou le projet. Sur une ligne, saisissez soit un débit, soit un crédit, jamais les deux. Dans l'exemple, la charge d'entretien est débitée de 845.
- Ajoutez une remarque claire et, s'il y a lieu, un numéro et une date de référence, un numéro et une date de facture, et une échéance. Ces champs ne remplacent pas un lien formel vers un document ERPNext.
- Enregistrez, relisez, puis validez. La validation passe le débit et le crédit au grand livre.
La saisie rapide convient à un passage simple à deux comptes : montant, compte débité, compte crédité, date et remarque. ERPNext remplit la table et enregistre le brouillon. Ouvrez le formulaire complet avant validation s'il faut un tiers, une référence, plusieurs lignes, des dimensions ou plusieurs devises.
On peut aussi charger un modèle. Le charger remplace les lignes courantes et reprend le type, la société, la série, le réglage d'ouverture, le multidevise et les comptes.
Champs
| Champ | Effet |
|---|---|
| Type | Classe le passage. Certains types activent un comportement, comme l'inter-sociétés ou l'ouverture. |
| Livre financier | Limite le passage à un livre financier. Vide, l'écriture apparaît dans chaque livre. |
| Multidevise | Affiche la devise du compte, le taux, et le débit ou crédit dans cette devise. Les comptes choisis décident des devises possibles. |
| Type de tiers et tiers | Client, fournisseur, employé ou autre tiers d'une ligne de créance ou de dette. |
| Type et nom de référence | Lie une ligne à une transaction validée et peut changer son solde ouvert ou son avance. Ne choisissez pas un document sans rapport, comme une simple note. |
| Est une avance | Marque une avance contre une commande ou un tiers pris en charge. Préférez le circuit d'avance quand il existe, pour que le montant reste lettrable. |
| Centre de coûts, projet, dimensions | Attribuent le mouvement pour le reporting, ligne par ligne. |
| Mode de paiement et compte bancaire | Ajoutent un contexte de paiement. Pour un paiement courant, l'écriture de paiement est en général plus sûre. |
| Payé à / reçu de | Nom utilisé par certains formats d'impression, dont les formats de chèque. |
| Est une ouverture | Marque un solde d'ouverture migré. Suivez le solde d'ouverture. |
Les références prises en charge peuvent inclure facture de vente ou d'achat, écriture de journal, commande, note de frais, actif, prêt, écriture de paie, avance employé, réévaluation de change et escompte de factures. La disponibilité dépend du compte, du tiers, du statut et du solde ouvert.
Ne posez pas manuellement une écriture de paiement comme référence de ligne. ERPNext actuel le bloque : les affectations de paiement passent par le circuit de paiement et de lettrage.
Types
| Type | Usage typique |
|---|---|
| Écriture de journal | Charge à payer, ajustement, charge directe, ou passage multi-comptes. |
| Écriture inter-sociétés | Passage en miroir entre sociétés liées. Voir Écriture inter-sociétés. |
| Banque, caisse, carte | Classement d'un mouvement sur le type de compte correspondant. |
| Contrepassation | Virement caisse-banque, banque-caisse, banque-banque ou caisse-caisse dans la société. |
| Note de débit et avoir | Classement comptable d'un ajustement. Pour un retour de facture, utilisez l'avoir ou la note de débit. |
| Abandon | Abandonne une créance ou une dette contre un compte de charge ou de produit. Voir Créances irrécouvrables. |
| Ouverture | Migre les soldes de bilan et les positions ouvertes. |
| Amortissement et cession d'actif | Passages liés à l'amortissement et à la cession. |
| Réévaluation et écart de change | Réévaluation et écarts réalisés ou latents. |
| Produits différés, charges différées, écriture périodique | Reconnaissance prise en charge, ou comptabilité de stock périodique. |
| Accise | Classement ancien ou régional. Confirmez l'applicabilité avec la localisation et un conseil fiscal. |
Vérifier et corriger
Sur l'écriture validée, ouvrez Voir > Grand livre. Le rapport doit montrer le même total débit et crédit sous cette pièce. Au-delà de 100 lignes, ERPNext actuel peut mettre la validation ou l'annulation en file. Attendez la fin avant de vous fier aux rapports.
Ne modifiez pas un passage validé. Si l'original doit être annulé et corrigé, suivez l'annulation et l'amendement permis, selon les documents liés, les périodes gelées et le grand livre immuable.
Actions > Extourner l'écriture de journal crée une nouvelle écriture dont débit et crédit sont inversés. Relisez le brouillon et sa date avant validation. Sur les versions de développement actuelles, les extournes sont liées à l'original et protégées contre des changements de champs faits à la légère.
Dépannage
Débit et crédit ne se correspondent pas. Relisez chaque ligne : un montant d'un seul côté. Ajoutez la contrepartie voulue. L'écart doit être nul. N'utilisez pas un compte fourre-tout pour forcer l'équilibre sans comprendre la cause.
Un client ou un fournisseur ne se sélectionne pas. Choisissez d'abord le bon compte de créance ou de dette. Il doit appartenir à la société, et le type de tiers doit être valide pour ce compte.
Un document manque dans le nom de référence. Il doit en principe être validé, appartenir au tiers et au compte, et avoir une position ouverte ou non facturée compatible. Vérifiez le compte, le type de tiers, le tiers, le type de référence et le centre de coûts.
Un compte en devise n'est pas disponible. Activez le multidevise et confirmez que le compte a été créé dans la devise exigée. ERPNext ne laisse pas une transaction changer arbitrairement la devise d'un compte.
Questions fréquentes
Un journal pour les encaissements et règlements courants ?
En général non. L'écriture de paiement gère les comptes de tiers, la banque ou la caisse, les affectations, les avances, les taux et le lettrage. Le journal sert à un ajustement voulu, ou à un circuit qui l'exige.
Un brouillon touche-t-il le grand livre ?
Non. Le grand livre est passé à la validation. L'annulation ou l'extourne crée l'effet correspondant selon les règles du grand livre.
Plus de deux comptes ?
Oui, plusieurs débits et crédits, tant que les totaux sont égaux et que chaque ligne passe les contrôles de compte, de tiers, de référence, de devise et de dimension.
Solder une facture par journal ?
ERPNext peut mettre à jour le solde ouvert si la ligne de créance ou de dette est liée à la facture. Pour un encaissement ou un règlement réel, l'écriture de paiement et le lettrage laissent une piste plus claire.
Extourner ou annuler ?
L'annulation inverse le document validé selon les règles d'annulation. L'extourne crée un brouillon séparé, débits et crédits échangés, pour relire et passer la correction comme sa propre pièce.