Produits constatés d'avance

À quoi ça sert

Un client paie 1 200 d'avance pour une garantie d'un an. La facture est émise aujourd'hui, mais le produit s'acquiert mois après mois. Les produits constatés d'avance (Deferred Revenue) gardent la part non acquise hors du résultat courant. ERPNext impute d'abord le montant sur un compte de passif, puis reconnaît la part acquise en produit sur la période de service.

Utilisez-les quand le client paie ou est facturé avant que la prestation soit achevée : support annuel, maintenance, abonnements, forfaits prépayés.

Effet comptable

Sans taxe, pour simplifier.

L'écriture de paiement solde la créance. Elle ne décide pas quand le produit est acquis. La reconnaissance dépend des réglages et des dates de service.

Avant de commencer

Préparez un compte de passif de produits constatés d'avance dans le plan comptable, le compte de produit final, un article de service, les dates de début et de fin, un client, une facture de vente valide, et les réglages comptables pour le traitement automatique et la répartition en jours ou en mois.

N'utilisez pas un compte de produit ordinaire comme compte différé. Le solde non acquis appartient au bilan tant que le service n'est pas rendu.

Régler le différé

Dans les réglages comptables, choisissez si ERPNext comptabilise par jours ou par mois, si le traitement est automatique, et si la reconnaissance passe directement au grand livre ou par des écritures de journal.

Si 12 000 couvrent 12 mois, le mode Mois reconnaît en principe 1 000 par mois complet. En mode Jours, un mois de 30 jours peut reconnaître environ 986,30 et un mois de 31 jours environ 1 019,17, selon les dates exactes. L'écart n'est pas une erreur : il vient du nombre de jours.

Activer l'article

Ouvrez l'article de service ou de forfait, onglet Comptabilité, et activez les produits constatés d'avance. Saisissez un nombre standard de mois de produit quand c'est utile.

Dans ERPNext actuel, le compte différé et les dates de service réelles sont sur la ligne de facture. L'option de l'article dit que la ligne est éligible.

Créer la facture

Créez une facture de vente et ajoutez l'article. Confirmez société, date, devise, taux, taxes et centre de coûts.

Dans le tableau, ouvrez la ligne avec le crayon, dépliez Produits constatés d'avance et complétez :

L'exemple de la source utilise un compte d'avances clients comme passif différé et un compte de service comme produit final. Des comptes dédiés rendent le reporting plus clair. Ne confondez pas pour autant une avance client et un produit non acquis : voir plus bas.

Ne validez qu'après avoir vérifié chaque ligne différée. Une facture peut avoir plusieurs lignes avec des périodes différentes.

À la validation

ERPNext crée la créance habituelle, mais crédite le passif différé au lieu de créditer tout de suite le compte de produit de la ligne éligible. Le produit non acquis reste hors du compte de résultat.

S'il y a de la taxe, elle suit les règles de taxe configurées. Le différé pilote la reconnaissance du produit net de la ligne. Il ne diffère pas automatiquement chaque taxe ou frais de la facture.

Reconnaître le produit

Si le traitement automatique est activé, ERPNext traite les échéanciers éligibles par une tâche de fond. Sinon, créez un traitement de la comptabilité différée de type Produit.

Pour chaque période éligible, l'écriture débite le compte différé et crédite le compte de produit de la ligne. Si la comptabilisation par écriture de journal est activée, ERPNext crée des écritures de journal. Elles restent en brouillon pour relecture, ou sont validées automatiquement, selon les réglages.

Avec une comptabilisation directe, le même effet apparaît au grand livre sans écriture de journal séparée.

Vérifier

Lancez le rapport des produits et charges différés. Contrôlez la facture, la période, le montant facturé, le montant reconnu et le solde en attente.

Au grand livre : le passif différé commence au montant de la facture, chaque période le réduit, le même montant augmente le compte de produit, et à la fin de la période le solde éligible doit être entièrement reconnu, sous réserve d'arrondi ou de changements approuvés.

Vérifiez la créance à part. La facture peut être impayée, partielle ou soldée pendant que la reconnaissance suit la période de service.

Arrêter, annuler ou amender

Si le service s'arrête plus tôt, renseignez la date d'arrêt prise en charge et suivez le comportement de traitement de votre version. Relisez le rapport après la passe suivante.

Si la facture elle-même est fausse, utilisez l'annulation et l'amendement habituels. Ne supprimez pas à la main les écritures de reconnaissance. Un avoir, une annulation ou une facture amendée peuvent demander un nouveau traitement et une vérification.

Dépannage

Questions fréquentes

Est-ce une avance client ?

Non. Une avance est de l'argent reçu avant affectation à une facture. Le produit constaté d'avance est un montant facturé pas encore acquis. Le nom d'exemple du compte peut contenir « avances clients ». Les notions et les circuits restent distincts.

Peut-on reconnaître le produit avant le paiement ?

Oui. Le paiement et la reconnaissance sont séparés. ERPNext suit la période de service pour le produit, et l'affectation de la facture pour la créance.

Des périodes différentes par ligne ?

Oui. Configurez le différé et les dates sur chaque ligne.

Pourquoi les écritures de journal restent-elles en brouillon ?

La comptabilisation par écriture de journal est activée, et la validation automatique est désactivée. Relisez et validez ces écritures avant de les attendre au grand livre.

La taxe est-elle aussi différée ?

Pas automatiquement. Les taxes suivent leurs règles. Confirmez le traitement avec votre comptable.

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