ERPNext
Traitement de la comptabilité différée
Le traitement reconnaît la part acquise des échéanciers différés. Chaque exécution validée sert aussi de journal de la passe.
À quoi sert le traitement
Le traitement de la comptabilité différée (Process Deferred Accounting) reconnaît les échéanciers éligibles de produits ou de charges constatés d'avance. Chaque enregistrement validé est aussi la trace de la passe.
ERPNext peut créer ces enregistrements automatiquement par une tâche de fond. Créez-en un à la main si le traitement automatique est désactivé, si une passe planifiée a été manquée, ou si vous voulez une passe contrôlée sur une plage ou un compte.
L'outil ne crée pas les échéanciers. Ils viennent de lignes de facture de vente ou d'achat validées, dont l'article et la transaction activent le différé, indiquent un compte différé et des dates de service valides. Voir Produits constatés d'avance.
Avant de commencer
Confirmez que le produit ou la charge différée est configuré, que l'article et la ligne ont l'option, que le compte différé et le compte de produit ou de charge final sont justes, que la facture est validée, que les dates couvrent la période à traiter, et que les réglages comptables reflètent la politique jours ou mois, et directe ou par écriture de journal.
Si la comptabilisation par écriture de journal est activée mais pas la validation automatique, les écritures générées restent en brouillon et ne touchent le grand livre qu'après relecture et validation.
Créer une passe
Allez dans Comptabilité > Comptabilité différée > Traitement de la comptabilité différée, puis nouveau.
La liste contient les journaux automatiques et manuels. Relisez les enregistrements récents avant d'en créer un autre.
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Société | Limite la passe à une société. |
| Type | Produit pour le chiffre d'avance, Charge pour la charge constatée d'avance. |
| Compte | Filtre facultatif du plan comptable, pour un seul compte différé. |
| Date de comptabilisation | Date de l'écriture de reconnaissance ou de l'écriture de journal générée. |
| Date de début de service | Début de la période à évaluer. |
| Date de fin de service | Fin de la période à évaluer. |
Pour le produit, choisissez Produit. L'exemple de la source limite la passe à un compte d'avances. Pour des coûts payés d'avance, choisissez Charge et le compte d'actif différé, par exemple des charges constatées d'avance.
Utilisez le filtre de compte pour une passe étroite voulue. Laissez-le vide pour tous les comptes différés éligibles de la société et de la plage.
Choisir les dates
La plage de service décide quels échéanciers la passe évalue. La date de comptabilisation décide quand l'effet apparaît au grand livre.
Pour une clôture mensuelle, la plage couvre en principe la période reconnue, et la date de comptabilisation tombe dans cette période comptable. Suivez votre politique de clôture.
N'utilisez pas une date future seulement pour faire apparaître une écriture manquante. Vérifiez d'abord la passe précédente, les dates de facture et la période de service.
Enregistrer et valider
La validation lance le traitement. Selon les réglages, ERPNext passe la reconnaissance directement au grand livre, ou crée des écritures de journal.
Quand des écritures de journal sont créées, l'option de les valider décide si elles partent automatiquement. Un brouillon est une porte de relecture, mais la reconnaissance n'est pas comptabilisée tant que personne ne valide.
Conservez le document de traitement validé pour l'audit. Ce n'est pas un utilitaire jetable. La documentation d'origine le décrit comme un journal créé à chaque passe.
Ce que la passe traite
ERPNext cherche les factures validées éligibles dont les lignes différées chevauchent la plage, et qui correspondent à la société, au type et au filtre de compte éventuel. Il calcule la part permise par les dates et par la base jours ou mois.
Pour le produit : débit du passif de produits constatés d'avance, crédit du compte de produit de la ligne.
Pour la charge : débit du compte de charge de la ligne de facture d'achat, crédit de l'actif de charges constatées d'avance.
L'outil ne doit pas reconnaître deux fois le même montant. ERPNext s'appuie sur les passes antérieures et les montants déjà reconnus. Si une passe répétée donne un résultat inattendu, arrêtez et relisez les documents et les journaux précédents.
Vérifier
Après validation, voyez si des écritures de journal ont été générées et si elles sont en brouillon ou validées. Lancez le rapport des produits et charges différés. Ouvrez le grand livre du compte différé et du compte de produit ou de charge final. Comparez le montant reconnu aux jours ou aux mois inclus dans la passe. Confirmez que le montant en attente et la période restante sont raisonnables.
Si la passe crée une écriture de journal en brouillon, le rapport et le grand livre peuvent ne pas montrer la reconnaissance finale tant qu'elle n'est pas validée.
Traitement automatique
Activez le traitement automatique dans les réglages comptables quand ERPNext doit lancer la passe par des tâches planifiées.
Cela allège la clôture, mais il faut encore surveiller : planificateur actif, journaux créés, écritures de journal traitées, rapport aligné sur le grand livre.
Le traitement manuel sert aux dates de coupure contrôlées, à la reprise après une interruption du planificateur, ou à une passe filtrée. Il ne remplace pas la correction d'une tâche de fond en échec.
Corrections
Si une passe est fausse, identifiez d'abord la source : dates ou date d'arrêt incorrectes, mauvais compte, mauvaise politique jours ou mois, mauvaise plage ou date de comptabilisation, écritures de journal restées en brouillon, facture source annulée ou amendée, ou une passe antérieure qui couvre déjà la même période.
Corrigez par le circuit prévu. Ne supprimez pas les écritures du grand livre, et ne forcez pas une écriture d'équilibrage sans avoir compris l'échéancier différé.
Dépannage
| Problème | Contrôle |
|---|---|
| Aucune écriture générée | Factures éligibles validées, chevauchement des dates, type, société, filtre de compte, montant différé encore en attente. |
| Des écritures de journal existent, le grand livre n'a pas bougé | Les documents générés sont peut-être encore en brouillon. |
| Un seul compte a été traité | Le filtre de compte facultatif était peut-être renseigné. |
| Le montant n'est pas une simple division mensuelle | Le traitement est peut-être en jours, ou le mois est partiel. |
| Les passes automatiques manquent | Réglage comptable, planificateur, tâches de fond et journaux d'erreur. |
Questions fréquentes
Faut-il créer ce document chaque mois ?
Pas quand le traitement automatique est activé et qu'il fonctionne. Le document manuel sert aux dates de coupure contrôlées, à une reprise, ou à un filtre volontaire de compte ou de dates.
Différence entre date de comptabilisation et date de fin de service ?
La plage de service choisit les échéanciers évalués. La date de comptabilisation date l'effet au grand livre.
Une passe peut-elle traiter produit et charge ?
Non. Le type est Produit ou Charge. Faites deux passes si les deux sont nécessaires.
La validation crée-t-elle toujours une écriture de journal ?
Non. En comptabilisation directe, l'effet va au grand livre sans écriture de journal séparée.
Pourquoi une passe répétée ne repasse-t-elle pas le même montant ?
ERPNext déduit ce qui a déjà été reconnu. Un second montant inattendu demande une relecture, pas une nouvelle validation aveugle.