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Facture d'achat
La facture d'achat enregistre la facture du fournisseur, crée la dette et impute la charge, l'actif ou les taxes.
À quoi sert la facture d'achat
Tant que la facture du fournisseur n'est pas saisie, le stock peut être là sans dette formelle. La facture d'achat (Purchase Invoice) enregistre cette facture, crée la dette et passe la charge, la valeur d'actif et les taxes. On peut la créer depuis une commande, un bon de réception, ou la saisir directement.
La validation met à jour le solde fournisseur et le grand livre. L'effet selon le circuit est détaillé dans Impact du cycle d'achat sur le grand livre.
Avant de commencer
Il faut un fournisseur avec la bonne devise et les bonnes conditions de paiement, des articles ou des comptes de charge, une société avec un compte de dette et un centre de coûts par défaut, les modèles de taxes et frais d'achat, et une commande ou un bon quand la facture doit mettre à jour un document d'achat antérieur.
Si un bon de réception existe, facturez depuis ce bon. Si la marchandise et la facture arrivent ensemble, on peut activer la mise à jour du stock sur la facture au lieu d'un bon séparé.
Créer une facture
- Allez dans Comptabilité > Facture d'achat et ajoutez une facture.
- Choisissez le fournisseur. ERPNext reprend le compte de dette, la devise, la liste de prix, les adresses et les conditions de paiement.
- Saisissez le numéro et la date de facture du fournisseur, ceux imprimés sur sa pièce, pas la date de saisie.
- Relisez la date de comptabilisation et la date d'échéance.
- Ajoutez les articles : quantité facturée, taux, compte de charge, centre de coûts, entrepôt et traitement de taxe. Le point avant le code est vert si l'article est en stock, rouge sinon. L'icône crayon ouvre la ligne complète.
- Relisez taxes, remises, frais, échéancier, arrondi et total général.
- Enregistrez le brouillon, comparez-le à la facture du fournisseur, puis validez.
Autres façons de la créer
Depuis une commande. Ouvrez la commande validée et choisissez Créer > Facture d'achat. ERPNext copie le fournisseur, les articles, les quantités, les taux, les taxes et les références. N'ajustez que les quantités facturées maintenant. Après validation, le pourcentage facturé de la commande est mis à jour. Ce chemin convient si la facture arrive avant la réception, ou si vous n'utilisez pas de bon pour cet achat.
Depuis un bon de réception. C'est le chemin préféré quand réception et contrôle de facture sont séparés. La facture reprend les quantités reçues et les références. Elle solde en principe le stock reçu non facturé et établit la dette.
Reprendre les articles depuis. Sur une facture neuve, récupérez une ou plusieurs commandes ou bons éligibles du même fournisseur, quand une seule facture couvre plusieurs pièces.
Facture directe. Sans commande ni bon : facture d'énergie, honoraire, loyer, petite dépense approuvée. La dette est créée, mais le statut facturé d'une commande n'est pas mis à jour.
Factures récurrentes. Auto Repeat recopie un document de référence à dates fixes. Un abonnement fournisseur suit un plan et une période de service.
Champs importants
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Fournisseur | Tiers créditeur. Fournit devise, compte, taxe et paiement par défaut. |
| Numéro de facture fournisseur | Référence de sa pièce. Aide à éviter le doublon et le rapprochement d'audit. |
| Date de facture fournisseur | Date imprimée sur sa pièce, pour la référence et l'ancienneté. |
| Date et heure de comptabilisation | Date comptable et, le cas échéant, de stock. Les périodes closes et les comptes gelés peuvent la restreindre. |
| Date d'échéance | Date de paiement attendue. Les conditions de paiement peuvent la calculer. |
| Crédit sur | Compte de dette crédité à la validation. En principe un compte commun, le fournisseur étant le tiers. |
| Mettre le stock à jour | Réceptionne le stock par la facture. Laissez décoché si un bon a déjà mouvementé le stock. |
| Est payée | Enregistre le paiement avec la facture quand le circuit est activé et le compte de paiement choisi. |
| Est un retour (note de débit) | Transforme la facture en note de débit. |
| Appliquer la retenue à la source | Calcule la retenue configurée. Vérifiez la catégorie et le seuil avant validation. |
| Articles | Produits, services, actifs ou charges. Chaque ligne peut avoir son compte, entrepôt, centre de coûts, projet et modèle de taxe. |
| Taxes et frais | Taxe, port, droits, ajouts ou déductions. Le type de charge décide du calcul. |
| Échéancier | Découpe le montant selon les conditions de paiement. |
| Dimensions comptables | Centre de coûts, projet, succursale ou dimensions personnalisées. |
| En attente | Empêche de sélectionner la facture pour paiement tant que la mise en attente n'est pas levée. |
Taxes, devise et frais
Choisissez la liste de prix d'achat et la devise avant les articles. ERPNext conserve le taux de conversion vers la devise de la société. Relisez-le en devise étrangère.
Appliquez le modèle de taxe ou saisissez les lignes. Les charges peuvent se calculer sur le total net, une ligne précédente, un montant réel ou d'autres types pris en charge. Vérifiez si le port ou les droits doivent entrer dans la valorisation. Utilisez une pièce de coûts d'approche quand des coûts doivent être répartis après la réception.
Pour les taxes propres à un pays, suivez la documentation régionale et les champs de la localisation installée. Ne recopiez pas un exemple d'un autre droit sans confirmer le traitement.
Valider, puis la suite
La validation crédite en principe le compte de dette, débite la charge, l'actif, le stock ou le stock reçu non facturé selon le circuit, passe les taxes et frais, met à jour les quantités facturées des commandes ou bons liés, et crée les écritures du grand livre des paiements utilisées par les dettes et le lettrage.
Ensuite, Créer > Paiement ouvre une écriture de paiement. On peut aussi inclure la facture dans un ordre de paiement, lettrer un paiement existant, la mettre en attente, ou créer un retour.
Pour réduire ou extourner, Créer > Retour / Note de débit. Afficher > Grand livre comptable montre l'effet. Si le stock a été mis à jour, relisez aussi le grand livre des stocks.
Statuts
| Statut | Sens |
|---|---|
| Brouillon | Enregistrée, non passée aux livres. |
| Impayée | Validée, avec un solde dû. |
| Partiellement payée | Paiements ou crédits partiels. |
| Payée | Solde ouvert à zéro. |
| En retard | Encore ouverte après l'échéance. |
| Retour | Document qui est une note de débit validée. |
| Note de débit émise | Une note de débit a été créée contre la facture. |
| Annulée | Le document validé a été annulé et son effet au grand livre extourné selon les règles d'ERPNext. |
Dépannage
La facture double la valeur de stock. Un bon existe peut-être déjà. N'activez pas la mise à jour du stock si le bon a déjà passé le même mouvement.
Une commande ou un bon manque dans Reprendre les articles. Il doit être validé, du même fournisseur et de la même société, avec un solde facturable, et non clos. Vérifiez aussi les permissions.
Le compte de charge surprend. ERPNext peut le prendre sur l'article, le groupe, les défauts de société ou la comptabilité du bon lié. Vérifiez le compte et les dimensions sur la ligne avant validation.
Impossible de créer le paiement. La facture doit être validée, pas en attente, avec un solde ouvert, et un compte de dette valable pour le fournisseur et la société.
Numéro de facture fournisseur refusé comme doublon. Cherchez les factures existantes du même fournisseur et du même numéro. Ne changez pas la référence seulement pour contourner l'avertissement.
Questions fréquentes
Peut-on ne facturer qu'une partie d'une commande ?
Oui. Créez la facture depuis la commande et ne gardez que la quantité facturée maintenant. Les factures suivantes prennent le reste.
Les services doivent-ils mettre le stock à jour ?
Non. Les articles de service ne demandent pas de réception de stock. Imputez-les sur le compte de charge ou d'actif adapté.
Une facture peut-elle couvrir plusieurs bons ?
Oui. Reprendre les articles depuis > Bon de réception, pour les bons éligibles du même fournisseur.
Peut-on modifier une facture validée ?
Les champs comptables validés sont protégés. Annulez et amendez si c'est permis, ou émettez une note de débit pour une réduction ou un retour traçable.