ERPNext
Geler un compte
Geler un compte bloque les écritures nouvelles pour les utilisateurs ordinaires. Le compte et son historique restent. Ce n'est pas un gel de dates.
À quoi sert le gel d'un compte
Gelez un compte de détail quand les utilisateurs doivent encore voir son historique, mais ne plus y passer de nouvelles transactions. C'est utile après le remplacement d'une banque, d'une charge, d'un produit, d'une créance ou d'une dette, sans supprimer l'ancien compte.
Le gel ne retire ni le compte ni ses lignes de grand livre. Il empêche les utilisateurs ordinaires de l'utiliser dans de nouvelles transactions. Un rôle explicitement autorisé peut encore geler des comptes et créer ou modifier des écritures dessus.
Ne gelez qu'un compte qui ne doit plus recevoir de passages. Pour bloquer une plage de dates passées, utilisez Geler les écritures comptables ou une période comptable.
Avant de commencer
- Le compte est un compte de détail, pas un groupe qui organise le plan.
- Les utilisateurs gardent l'accès à l'historique et aux soldes.
- Un compte de remplacement existe si les factures, paiements ou journaux futurs ont encore besoin d'un compte pour le même objet.
- Les défauts de la société, du client, du fournisseur, de l'article, des modèles de taxe et du mode de paiement ne pointent plus vers le compte à geler.
- Le rôle autorisé à gérer les comptes gelés a été revu.
Autoriser un rôle
Le droit est propre à la société dans l'interface actuelle.
- Ouvrez la société.
- Onglet Clôture des comptes.
- Dans Rôles autorisés à définir et modifier les écritures de comptes gelés, choisissez le rôle qui peut geler des comptes et passer ou modifier des écritures dessus.
- Enregistrez.
Accordez ce rôle avec parcimonie. Un utilisateur qui l'a peut contourner la restriction. Dans une documentation ERPNext plus ancienne, ce réglage peut être décrit dans les réglages comptables. Sur l'interface de développement actuelle, il est dans l'onglet Clôture des comptes de la société.
Geler
- Ouvrez Comptabilité > Plan comptable.
- Choisissez la société.
- Ouvrez le compte de détail qui ne doit plus recevoir de transactions.
- Mettez Gelé à Oui.
- Enregistrez.
Les utilisateurs ordinaires ne peuvent plus utiliser le compte dans les transactions comptables. Les écritures de journal, factures, paiements et rapports déjà liés restent connectés.
| Zone | Résultat |
|---|---|
| Nouvelles transactions | Les utilisateurs ordinaires ne passent plus sur le compte gelé. |
| Rôle autorisé | Le rôle configuré sur la société peut geler le compte et y passer ou modifier des écritures. |
| Historique | Reste visible au grand livre et dans les états. |
| Fiche | Reste dans le plan et peut être dégelée. |
| Défauts | Ne sont pas remplacés tout seuls. Mettez-les à jour avant les nouvelles transactions. |
| Verrous par date | Inchangés. Geler un compte est distinct du gel par date ou de la clôture d'une période. |
Vérifier et dégeler
Rouvrez le compte et confirmez Gelé à Oui. Les défauts actifs utilisent le compte de remplacement. Le grand livre montre encore le solde historique. Si un test est exigé, utilisez un brouillon avec un utilisateur de test qui n'a pas le rôle d'exception. Ne validez pas une écriture fausse seulement pour tester le blocage.
Un utilisateur autorisé peut rouvrir le compte, mettre Gelé à Non, et enregistrer. Avant de dégeler, confirmez pourquoi les passages doivent reprendre, et si un compte plus récent a déjà remplacé celui-ci. Laisser les deux actifs peut disperser les transactions.
Dépannage
Gelé ne se change pas. Votre utilisateur doit avoir le rôle choisi dans la clôture des comptes de la société.
Une transaction passe encore sur le compte gelé. L'utilisateur a peut-être le rôle autorisé. Confirmez aussi que la transaction a utilisé le compte gelé, et non un compte au nom proche.
Les nouvelles transactions prennent le compte gelé par défaut. Remplacez-le dans les défauts de la société et des fiches, les modèles de taxe, les modes de paiement et les modèles de transaction.
Il faut verrouiller une période passée. Utilisez la date de gel des écritures ou une période comptable. Geler un compte contrôle un compte, pas une plage de dates.
Les rapports montrent encore le compte. C'est attendu. Le gel arrête les nouveaux passages et ne retire pas les soldes historiques.
Questions fréquentes
Geler supprime-t-il le compte ?
Non. Le compte et son historique restent. La restriction porte sur les écritures nouvelles ou modifiées.
Gelé et désactivé, c'est pareil ?
Non. Gelé est un contrôle comptable qui bloque les passages ordinaires tout en laissant un rôle configuré pour les exceptions. Désactivé est un état plus large de la fiche. Choisissez l'option qui correspond au contrôle voulu.
Un utilisateur autorisé peut-il passer sur un compte gelé ?
Oui, s'il a le rôle configuré. Gardez ce rôle limité et revoyez ses affectations.
Le solde change-t-il ?
Non. Débits, crédits et soldes déjà passés restent. Le compte continue d'apparaître dans les rapports selon son historique.
Quand geler par date ?
Utilisez la date de gel des écritures quand la restriction doit s'appliquer aux écritures antérieures à une date. Utilisez une période comptable quand des types de transactions doivent être clos pour une période terminée. Utilisez Gelé sur le compte quand un compte précis ne doit plus recevoir d'écritures, quelle que soit la date.