ERPNext
Solde d'ouverture des comptes
Les soldes d'ouverture reproduisent la situation vérifiée à la date de bascule. Ils n'introduisent pas de produit ni de charge nouveaux dans la première période.
À quoi servent les soldes d'ouverture
Les soldes d'ouverture disent à ERPNext où en est la société à la date de bascule de la migration. Ils doivent reproduire la situation de clôture vérifiée de l'ancien système. Ils n'introduisent pas de produit ni de charge nouveaux dans la première période de reporting.
Si Nova Industries démarre le 1er janvier, sa banque, ses emprunts, ses immobilisations, ses stocks, ses capitaux propres, ses créances et ses dettes doivent concorder avec les livres anciens au 31 décembre. Les soldes clients et fournisseurs passent par les factures encore ouvertes lorsque le règlement futur et la balance âgée comptent. Les autres soldes de grand livre passent par l'outil d'ouverture adapté.
Cette page décrit les types de soldes, le compte d'ouverture temporaire (Temporary Opening), la façon de comptabiliser, et les contrôles qui confirment que le total des débits égale le total des crédits.
Avant de saisir les soldes
Terminez le plan comptable (Chart of Accounts), les comptes par défaut de la société, l'exercice comptable (Fiscal Year), les centres de coûts (Cost Centers), les tiers, les taxes et les imports de documents d'ouverture.
Obtenez une balance de vérification (Trial Balance) approuvée et les états de détail à la date de bascule. Cette balance doit elle-même être équilibrée avant d'être saisie dans ERPNext.
Choisir la bonne méthode
| Solde | Méthode recommandée |
|---|---|
| Factures clients ouvertes | Outil de création des factures d'ouverture |
| Factures fournisseurs ouvertes | Outil de création des factures d'ouverture |
| Paiements non alloués et avances | Écriture de paiement d'ouverture, ou méthode d'écriture de journal d'ouverture approuvée |
| Quantité et valeur de stock | Régularisation de stock avec un objet d'ouverture |
| Immobilisations | Fiches d'ouverture d'actif |
| Autres soldes de grand livre | Écriture de journal d'ouverture |
N'incluez pas dans l'écriture de journal le solde d'un compte de contrôle si un autre document d'ouverture le crée déjà.
Créer l'écriture de journal d'ouverture
- Allez dans Accueil > Comptabilité > Grand livre > Écriture de journal (Home > Accounting > General Ledger > Journal Entry).
- Créez une écriture de journal (Journal Entry).
- Sélectionnez la société et la date de bascule.
- Mettez Est une ouverture (Is Opening) à Oui.
- Ajoutez une ligne pour chaque solde de grand livre résiduel.
- Sur chaque ligne, saisissez le débit ou le crédit, pas les deux.
- Sélectionnez le tiers, le centre de coûts, le projet ou les dimensions comptables (Accounting Dimensions) quand ils sont requis.
- Indiquez l'état source et la référence du lot de migration dans Remarque (User Remark).
- Vérifiez que le total débit égale le total crédit.
- Enregistrez, relisez, puis soumettez une fois les autres documents d'ouverture terminés.
Utiliser le compte d'ouverture temporaire
ERPNext utilise un compte d'ouverture temporaire pour équilibrer les écritures d'ouverture pendant le chargement des soldes détaillés. Une fois tous les documents d'ouverture soumis, son solde doit être nul, sauf si le plan de migration approuvé explique un écart temporaire.
Un écart inexpliqué ne se cache pas dans les résultats non distribués, un compte d'attente ou un arrondi.
Exemple
Soldes qui ne viennent ni des factures, ni du stock, ni des actifs, ni des paiements :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Assurance payée d'avance | 12 000 | |
| Dépôt de garantie | 5 000 | |
| Charges à payer | 7 000 | |
| Résultats non distribués | 10 000 |
L'écriture de journal débite 17 000 et crédite 17 000.
Ouverture en cours d'exercice
Si la migration a lieu en cours d'exercice, décidez comment les produits et charges depuis le début de l'année apparaîtront. Importer les soldes dans les comptes de produits et de charges conserve les totaux du compte de résultat (Profit and Loss) de l'année en cours. Cela ne reconstitue pas l'historique transaction par transaction.
Documentez la méthode et rapprochez-la du compte de résultat source.
Vérifier
Après soumission :
- Lancez la balance de vérification à la date de bascule.
- Comparez chaque compte à la balance source approuvée.
- Lancez le bilan (Balance Sheet) et le compte de résultat.
- Vérifiez les comptes de contrôle des tiers, de la banque, du stock et des actifs avec leurs états de détail.
- Confirmez que le compte d'ouverture temporaire et les comptes d'attente de migration sont à zéro.
Corriger un solde d'ouverture
Si la période est encore ouverte, annulez et amendez le document d'ouverture incorrect, ou passez une écriture d'ouverture corrective approuvée. Gardez les références de l'original et de la correction dans le journal de migration.
Ne modifiez pas des lignes de grand livre déjà soumises. Le recalcul du grand livre ne remplace pas la correction du document source.