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Bon de commande
Le bon de commande est un engagement d’achat envers le fournisseur. Après validation, son statut est To Receive and Bill.
À quoi sert le bon de commande
Un bon de commande (Purchase Order) est un contrat qui vous lie au fournisseur : vous vous engagez à acheter un ensemble d’articles dans des conditions données. Il ressemble à une commande client, sauf que vous l’envoyez au fournisseur et que vous en gardez la trace.
Liste : Home > Buying > Purchase Order. Prévoyez un fournisseur et un article.
Créer un bon de commande
Il peut naître d’une demande de matériel ou d’un devis fournisseur validés, via Create > Purchase Order. À la main :
- Add Purchase Order.
- Choisissez Company, le fournisseur et la date Required By.
- Dans Items, choisissez Item Code et la Quantity. Le taux vient de la liste de prix d’achat s’il existe un Item Price. La date peut différer par ligne.
- Renseignez les taxes dans Taxes and Charges.
- Enregistrez et validez.
Set Target Warehouse pose l’entrepôt de livraison par défaut, repris sur chaque ligne.
Get Items From reprend un ensemble de produits (Product Bundle), les articles de demandes de type Purchase (avec filtre et choix des lignes), ou les articles et taux d’un devis fournisseur validé.
Le menu Tools propose Update Rate as per Last Purchase et Link to Material Request, pour relier les lignes à des demandes portant les mêmes articles.
Adresses, prix et lignes
L’adresse fournisseur, l’adresse de livraison et l’adresse de facturation de la société se renseignent sur le document. Adresse et contact du fournisseur sont repris s’ils figurent sur sa fiche.
À retenir
Pour l’Inde, les champs Supplier GSTIN, Company GSTIN et Place of Supply sont ajoutés par l’application India Compliance.
La devise du bon se choisit librement. Une liste de prix alimente les tarifs. Ignore Pricing Rule ignore les règles de prix définies dans Accounts > Pricing Rule.
Cochez Is Subcontracted si un fournisseur fabrique les articles et que vous lui fournissez les matières.
Sur chaque ligne : code-barres possible, nom, description et unité repris de l’article, Price List Rate, Last Purchase Rate, et un modèle de taxe article. L’entrepôt cible se remplit si Set Target Warehouse est posé. Les quantités disponibles dans cet entrepôt et dans la société sont affichées. Une commande ouverte (Blanket Order), une demande, un devis fournisseur, un projet ou une nomenclature peuvent être liés. Les quantités reçues, facturées et retournées se mettent à jour avec les bons de réception et les factures. Le compte de charge et le centre de coûts se posent par ligne. Required By par article indique au fournisseur les livraisons partielles et sert à suivre les délais.
Pour acheter dans une autre unité que l’unité de stock, par exemple des cartons alors que le stock est en pièces : laissez Stock UOM à Nos sur la fiche, posez UOM à Box sur la ligne, indiquez le UOM Conversion Factor (10 si un carton contient 10 pièces). Qty in Stock UOM suit.
Taxes, remise et paiement
Ajoutez taxes et frais (transport, assurance) à la main ou via un modèle Purchase Taxes and Charges Template. Le total s’affiche sous le tableau. Une catégorie de taxe peut les appliquer automatiquement. Incoterm et Named Place se saisissent ici. Une règle de livraison fixe le coût d’expédition.
Conseil
Marquez toutes les taxes dans le tableau Taxes and Charges pour une valorisation correcte des articles.
Une remise globale s’ajoute en plus de la remise par article, en pourcentage ou en montant, sur le total général (après taxes) ou le total net (avant taxes).
Le paiement peut être fractionné. Choisissez un Payment Terms Template ou saisissez le tableau Payment Schedule dans l’onglet Terms. Les conditions générales du même onglet apparaissent à l’impression.
L’impression utilise un en-tête, peut regrouper les lignes identiques (Group same items) et accepter un titre d’impression.
L’onglet More Info montre le pourcentage reçu et facturé. Une commande inter-sociétés y affiche la commande client liée. Auto Repeat se règle aussi dans cet onglet.
Après validation
Le statut devient To Receive and Bill. Vous pouvez saisir ensuite le Order Confirmation No du fournisseur et sa date.
Update Items ajoute, modifie ou retire des lignes, sauf les articles déjà reçus ou facturés. Le menu Status met le bon en Hold, le clôt, ou clôt certaines lignes via Close Items.
Create propose un bon de réception, une facture d’achat, un paiement (Payment Entry) d’acompte, ou une demande de paiement (Payment Request).
Points d’attention
Le bon validé n’est ni une réception ni une facture : le statut To Receive and Bill le rappelle. Une ligne déjà reçue ou facturée ne se supprime pas par Update Items.
Voir le retour d’achat et le bon de réception.