Effet des transactions sur les livres

Quand les livres bougent

ERPNext crée les écritures de livre quand une transaction comptable ou de stock est validée. Le document source décrit l'opération. À la validation, le système contrôle la date de comptabilisation, la société, la devise, les comptes, les centres de coûts, les dimensions, les totaux et l'équilibre débit-crédit. Si le contrôle passe, il crée les écritures utiles. La date de comptabilisation (Posting Date) détermine la période. La date de création du document et l'heure de validation peuvent différer. Si le stock est en jeu, l'heure de comptabilisation peut aussi compter pour l'ordre des mouvements. Un brouillon n'a en principe aucun effet sur les livres.

Un même document peut toucher plusieurs livres. Une facture de vente qui met à jour le stock enregistre le produit et la créance au grand livre général, diminue le stock dans le grand livre de stock et le grand livre général, et crée l'encours client dans le grand livre des paiements.

Les schémas ci-dessous sont le cas normal. Les noms de comptes réels viennent de la société, de l'article, du groupe d'articles, de l'entrepôt, du tiers et des taxes.

Effets courants

Facture de vente. La validation enregistre en principe le produit, la taxe et la créance. L'encours client reste ouvert jusqu'au paiement, à l'affectation, à l'abandon ou à la contrepassation. Si Mettre à jour le stock est coché, la même facture diminue aussi le stock. Sinon, un bon de livraison constate en général l'effet de stock et de coût à part.

Facture d'achat. La validation enregistre la charge ou l'actif, la taxe et la dette. En inventaire permanent avec un bon de réception, la facture d'achat peut solder le compte stock reçu non facturé au lieu de débiter le stock une seconde fois, pour ne pas capitaliser deux fois la même réception.

Écriture de paiement. Un encaissement débite la banque ou la caisse et crédite le compte client. Un décaissement débite le compte fournisseur et crédite la banque ou la caisse. Un virement interne déplace la valeur entre deux comptes de caisse ou de banque. L'affectation est distincte de l'écriture de trésorerie : un paiement peut solder une facture, se répartir sur plusieurs, solder partiellement, ou rester non affecté.

Avoir et note de débit. Une facture de vente de retour, souvent appelée avoir (Credit Note), inverse ou réduit ventes, taxe, créance et stock selon les options de retour. Une facture d'achat de retour, souvent appelée note de débit (Debit Note), fait de même côté achat, taxe, dette et stock. Créez le retour contre la facture d'origine chaque fois que c'est possible : la référence améliore la traçabilité et met à jour le retour du document d'origine.

Écriture de journal. Elle impute les lignes débit et crédit saisies par un utilisateur autorisé. Elle convient aux charges à payer, provisions, reclassements, à-nouveaux, abandons, virements et autres ajustements sans transaction plus spécifique. Ne remplacez pas une facture de vente, une facture d'achat ou une écriture de paiement par une écriture de journal seulement pour aller plus vite : les documents spécialisés portent tiers, taxes, articles et contrôles.

Bon de livraison et bon de réception. En inventaire permanent, le bon de livraison crédite le compte de stock de l'entrepôt et débite le coût des ventes. Le bon de réception débite le compte de stock et crédite le stock reçu non facturé. Ces documents ne créent en principe ni créance client ni dette fournisseur. La facturation a lieu à la validation de la facture.

Écriture de stock et régularisation. L'écriture de stock change quantité et valeur pour une entrée, une sortie, un transfert, une fabrication ou un reconditionnement. Les transferts peuvent déplacer la valeur entre comptes d'entrepôt. Les écritures de fabrication consomment la valeur des composants et ajoutent la valeur obtenue aux produits finis. La régularisation de stock fixe quantités comptées et taux de valorisation à une date. L'écart est imputé au compte d'ajustement de stock configuré.

Actifs et amortissement. Acheter ou capitaliser un actif enregistre sa valeur sur un compte d'actif. Les écritures d'amortissement validées débitent la charge d'amortissement et créditent l'amortissement cumulé. Vente, cession, mise au rebut et ajustement de valeur créent d'autres écritures selon la valeur nette et le produit de cession.

Paie et notes de frais. Les écritures de paie débitent en général les charges de salaire et d'avantages et créditent les dettes de paie. Payer les salariés solde cette dette contre la banque. Une note de frais enregistre la charge approuvée et un montant dû au salarié ; le paiement solde ensuite cette dette.

Différé. Quand le différé est configuré sur une ligne de facture, la facture impute d'abord un compte d'attente. ERPNext constate ensuite le produit ou la charge sur la période de service, par des écritures planifiées. La date de facturation et la période de constatation sont ainsi séparées.

Devise étrangère. ERPNext stocke le montant en devise du tiers ou du compte et sa valeur en devise de base de la société. La facture utilise le cours de sa date de comptabilisation. Si le règlement utilise un autre cours, l'écart est un gain ou une perte de change. Une réévaluation des cours ajuste les soldes ouverts éligibles à une date choisie. Ces écritures de réévaluation se distinguent des écarts réalisés.

Documents d'engagement et documents de livre

Tout document validé n'écrit pas en comptabilité. Les commandes alimentent les rapports opérationnels même sans toucher le grand livre général. Elles peuvent réserver ou planifier le stock, suivre l'exécution, fixer des échéances et servir de référence aux avances.

Suivre un montant jusqu'au rapport

1. Ouvrez la transaction validée.
2. Utilisez Afficher > Grand livre comptable pour inspecter les écritures.
3. Vérifiez que les débits égalent les crédits, et que la date, les comptes, le tiers, le centre de coûts, le projet et les dimensions sont justes.
4. S'il y a du stock, ouvrez le grand livre de stock et comparez quantité et valorisation.
5. Relisez le grand livre général pour le compte et la pièce.
6. Relisez les créances ou les dettes selon le tiers.

Documents créés directement

ERPNext permet souvent de créer le document aval sans commande ni réception. Une facture directe peut être valide, mais elle perd la référence amont et ses contrôles. Une facture de vente directe facture le client sans mettre à jour le pourcentage facturé d'une commande. Un bon de livraison direct diminue le stock sans mettre à jour le pourcentage livré d'une commande. Une facture d'achat directe crée une dette sans mettre à jour une commande fournisseur non liée.

Pages liées

• Le modèle comptable
• Comprendre le débit et le crédit
• Facture de vente
• Facture d'achat
• Écriture de paiement