ERPNext
Avoir (Credit Note)
L'avoir est une facture de vente de retour, à quantités négatives. Il réduit ce que le client doit sans effacer la vente d'origine.
À quoi sert l'avoir
Un client retourne un téléphone après la validation de la facture. Il faut réduire ce qu'il doit et, si l'appareil revient, le remettre en stock. Modifier ou supprimer la facture d'origine cacherait ce qui s'est passé.
L'avoir (Credit Note) enregistre la correction en conservant la vente et sa piste. Il peut réduire le solde client, extourner le produit et la taxe, et éventuellement réintégrer la marchandise à l'entrepôt.
Dans ERPNext, c'est une facture de vente marquée comme retour, avec quantités et montants négatifs. On l'utilise pour un retour total ou partiel, une baisse de prix convenue, ou une autre correction après facturation. Le circuit opérationnel du retour est aussi décrit dans Retour de vente.
Avant de commencer
Identifiez la facture de vente validée. Si le stock revient, confirmez l'entrepôt de réception. Si le client a déjà payé, décidez si le crédit sera remboursé ou affecté à une autre facture.
Créer l'avoir
- Ouvrez la facture d'origine.
- Choisissez Créer > Retour / Avoir.
- Relisez le client, la société, la date, l'entrepôt de retour et la facture de référence.
- Ne gardez que les lignes retournées et saisissez la quantité. ERPNext affiche quantités et montants en négatif.
- Cochez Mettre le stock à jour si la marchandise revient physiquement.
- Relisez taxes et totaux, enregistrez et validez.
Créer l'avoir depuis la facture conserve la référence et recopie articles, taux, taxes et comptes. C'est plus sûr qu'un retour sans référence quand la facture d'origine est connue.
Avoir total, partiel ou de prix
Pour un retour complet, retournez toute la quantité facturée. Pour un retour partiel, retirez les lignes non concernées ou réduisez la quantité. ERPNext empêche que le cumul retourné dépasse la quantité facturée.
Pour une correction de prix sans mouvement, laissez la mise à jour du stock décochée. L'avoir extourne la créance et le produit ou la taxe, sans toucher le grand livre des stocks.
Quand le stock revient, confirmez l'entrepôt de chaque ligne avant validation.
Rembourser ou affecter
Après validation, l'avoir crée une créance négative.
- Pour rembourser, créez une écriture de paiement contre l'avoir.
- Pour l'utiliser sur une autre facture, affectez-le par le lettrage des paiements ou une écriture de journal correctement référencée.
- Pour le garder pour un achat futur, laissez le crédit non affecté jusqu'à la facture suivante.
Référencez toujours l'avoir et la facture soldée. Une écriture générale sur le client, sans référence de pièce, ne clôture pas les documents ouverts un par un.
| Action | Créance | Produit et taxe | Stock |
|---|---|---|---|
| Avoir sans mise à jour du stock | Réduite | Extournés du montant crédité | Inchangé |
| Avoir avec mise à jour du stock | Réduite | Extournés du montant crédité | Quantité et valeur retournées |
| Paiement de remboursement | Le crédit est soldé | Pas de nouvelle extourne de vente | Inchangé |
| Affectation sur une nouvelle facture | Les deux pièces ouvertes baissent | Pas de nouvelle extourne | Inchangé |
Quand annuler plutôt
Si une facture impayée a été créée par erreur et que toute la transaction ne devrait pas exister, l'annulation peut être plus simple. Utilisez un avoir pour garder la facture d'origine et enregistrer un retour partiel, un ajustement après facturation, ou un remboursement après paiement.
Dépannage
Quantité refusée. Relisez les avoirs déjà émis sur la même facture. Le total retourné ne peut pas dépasser la quantité facturée.
Le stock ne doit pas bouger. Décochez la mise à jour du stock avant validation. N'utilisez pas un retour de stock pour un ajustement de prix seul.
Le client a encore un solde. Ouvrez les comptes clients et vérifiez si l'avoir ou le remboursement est affecté à la bonne pièce.