Rapport de traçabilité des numéros de série et lots

À quoi sert le rapport

Le rapport de traçabilité des numéros de série et des lots (Serial No and Batch Traceability) suit le parcours complet d'un article sérialisé ou géré par lot. La page d'origine distingue deux sens, plus leur combinaison.

On l'ouvre dans Stock > Numéro de série et lot > Traçabilité numéro de série et lot.

• Traçabilité amont (Backward). Quels composants ont servi à fabriquer le lot, et d'où ils viennent.
• Traçabilité aval (Forward). Où le lot a été utilisé, ou à qui il a été livré.
• Les deux (Both). Les deux sens en même temps.

Lier les matières aux produits finis

Cette fonction enregistre quel numéro de série ou lot de matière est entré dans quel numéro de série ou lot de produit fini, sur une écriture de stock de fabrication ou de reconditionnement.

Sans ce lien, ERPNext sait seulement qu'un groupe de matières et un groupe de produits finis figuraient sur la même écriture. Si l'on fabrique 3 ordinateurs portables à partir de 3 cartes mères, on ne peut pas dire quelle carte est dans quel portable.

Cela compte quand :

• un client se plaint d'un produit fini, et qu'il faut retrouver la matière exacte qui est dedans ;
• un fournisseur rappelle un lot de matière, et qu'il faut ne retrouver que les produits finis qui l'ont utilisé ;
• un auditeur ou un régulateur demande l'historique complet, du fournisseur jusqu'au client.

Une fois les matières liées, le rapport montre le lien exact dans les deux sens.

Où l'utiliser

Le bouton est dans Écriture de stock > Actions > Lier les matières premières aux produits finis (Map Raw Materials to Finished Goods).

Avant de commencer

1. Le lien est figé après validation. Une matière déjà liée ne peut plus être changée ni effacée. Vérifiez avant de valider. Après validation, on ne peut lier que les matières encore vides.
2. Voyez le réglage de liaison automatique. Dans les réglages du stock, Lier automatiquement les matières aux produits finis (Auto Map Raw Materials to Finished Goods) est désactivé par défaut. Désactivé : ERPNext ne garde que le lien saisi, le reste reste vide. Activé : à la validation, chaque matière laissée vide est liée aux produits finis, dans l'ordre. Le résultat peut ne pas coller à l'atelier. Ne l'activez que si les matières sont toujours consommées dans le même ordre que la fabrication des produits finis.
3. Sachez comment les numéros sont choisis. Le réglage Créer automatiquement l'ensemble série et lot pour les sorties (Auto create Serial and Batch Bundle for outward) est activé par défaut. Si vous ne choisissez pas vous-même les numéros de matière, ERPNext ne les choisit qu'à la validation : il n'y a alors rien à lier en brouillon. Validez d'abord, puis liez. Si vous choisissez les numéros en brouillon, vous pouvez lier avant de valider.
4. Enregistrez d'abord les numéros des produits finis. La fenêtre ne propose que les produits finis dont le numéro de série ou le lot est déjà posé sur l'écriture.
5. Revérifiez si vous modifiez l'écriture. Si vous changez le numéro d'un produit fini après le lien, l'ancien lien peut pointer vers un numéro qui n'est plus sur l'écriture. La validation s'arrête alors. Rouvrez la fenêtre et corrigez.
6. Une seule personne à la fois. Si deux personnes lient la même matière sur une écriture déjà validée, le premier enregistrement l'emporte. La seconde personne reçoit une erreur : la matière est déjà liée. Rien n'est écrasé.
7. Permissions. Ouvrir la fenêtre exige la lecture de l'écriture de stock. Enregistrer un lien exige l'écriture.

Lier en brouillon

À utiliser quand vous avez choisi vous-même les numéros de série ou de lot des matières.

1. Créez l'écriture de fabrication ou de reconditionnement, avec les matières et les produits finis et leurs numéros.
2. Cliquez sur Actions > Lier les matières premières aux produits finis. Les changements non enregistrés sont d'abord sauvegardés.
3. Une fenêtre s'ouvre, une ligne par numéro de série ou lot de matière : code article, numéro de série, lot et quantité, en lecture seule, puis le numéro de série ou de lot du produit fini à choisir.
4. Choisissez un produit fini sur chaque ligne. Une ligne peut rester vide.
5. Facultatif : Affectation automatique (Auto Assign) remplit les lignes, puis corrigez ce qu'il faut.
6. Cliquez sur Enregistrer. Le message confirme que le lien est sauvé.
7. Tant que l'écriture n'est pas validée, on peut rouvrir et modifier autant de fois que nécessaire.

L'affectation automatique ne fait que remplir la fenêtre. Rien n'est sauvé avant Enregistrer.

• Un seul produit fini : chaque ligne de matière lui est affectée.
• Plusieurs produits finis : les matières sérialisées de chaque article sont réparties également, dans l'ordre affiché. Exemple : 6 numéros de série et 3 produits finis donnent 2 numéros chacun.
• Si les numéros d'un article ne se divisent pas également (5 numéros pour 3 produits finis), les lignes de cet article ne sont pas touchées.
• Les matières par lot ne sont pas affectées automatiquement quand il y a plusieurs produits finis. Choisissez-les à la main si besoin.

À la validation

1. ERPNext contrôle le lien du brouillon. Si une matière pointe vers un numéro qui n'est pas un produit fini de cette écriture, la validation s'arrête.
2. Le lien du brouillon est toujours conservé.
3. Les lignes laissées vides dépendent du réglage de liaison automatique.

Un lot de matière avec plusieurs produits finis n'est pas lié automatiquement à un seul d'entre eux : un lot est en général partagé. Il reste lié à tous les produits finis de l'écriture, et le rapport le montre sous chacun.

Lier après validation

À utiliser quand ERPNext a choisi les numéros de matière à la validation, ou quand des lignes ont été sautées en brouillon.

1. Ouvrez l'écriture de fabrication ou de reconditionnement validée.
2. Cliquez sur Actions > Lier les matières premières aux produits finis.
3. La fenêtre ne montre que les matières pas encore liées. Les lignes déjà liées sont cachées, car elles ne peuvent plus changer.
4. Choisissez le produit fini de chaque ligne, ou l'affectation automatique, puis enregistrez.
5. Si tout est déjà lié, le message le dit.

Une fois une ligne enregistrée sur une écriture validée, elle est figée. En cas d'erreur, il faut annuler l'écriture de stock et la recréer.

Lire le résultat

Ouvrez Stock > Rapports > Traçabilité numéro de série et lot.

Exemple de la source : un client signale un défaut sur l'ordinateur LAP-0003. Lancez le rapport avec le code article Ordinateur portable, le numéro LAP-0003 et le sens amont. Le rapport montre le numéro de série exact de la carte mère, et de là le fournisseur d'origine.

Si une matière n'a pas été liée, le rapport la montre sous chaque produit fini de cette écriture, parce qu'ERPNext ne peut pas dire lequel l'a consommée.