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Écriture de paiement
L'écriture de paiement enregistre le mouvement d'argent et le lie aux factures. Elle ne constate pas une seconde fois le produit déjà facturé.
À quoi sert l'écriture de paiement
Utilisez une écriture de paiement (Payment Entry) quand l'argent est reçu, versé, ou transféré entre comptes de banque et de caisse. C'est le document opérationnel d'un encaissement client, d'un règlement fournisseur, d'une avance, d'un paiement partiel, d'un paiement qui couvre plusieurs factures, ou d'un virement interne.
Elle fait plus que débiter et créditer. Elle peut lier l'argent à une facture de vente, une facture d'achat, une commande, ou une autre référence prise en charge. ERPNext met alors à jour les montants affectés et ouverts. Une avance ou un paiement isolé peut rester non affecté et être rapproché plus tard par le lettrage des paiements.
Le formulaire guide le tiers, le mode de paiement, les comptes, la référence bancaire, les devises, les taux, les déductions et les affectations.
Effet au grand livre
La validation crée des écritures. Les noms de comptes dépendent du plan.
| Type | Débit | Crédit | Résultat |
|---|---|---|---|
| Encaisser | Banque ou caisse | Créance client | L'argent augmente sur le compte choisi. Affecté à une facture de vente, son solde ouvert baisse. |
| Payer | Dette fournisseur | Banque ou caisse | La dette baisse et l'argent sort. Affecté à une facture d'achat, son solde ouvert baisse. |
| Virement interne | Compte de banque ou de caisse de destination | Compte source | L'argent se déplace sans créer de solde client ou fournisseur. |
En principe, l'écriture solde un montant déjà constaté par une autre transaction. La facture de vente a enregistré le produit et la créance. Le paiement déplace ce montant de la créance vers la banque ou la caisse. Il ne réenregistre pas le produit.
Paiement ou écriture de journal
Utilisez l'écriture de paiement quand l'événement est d'abord un mouvement d'argent. Utilisez une écriture de journal quand c'est d'abord un ajustement comptable, sans paiement client ou fournisseur.
| Situation | Document |
|---|---|
| Encaisser un client, payer un fournisseur, avance ou paiement partiel, virement entre comptes | Écriture de paiement |
| Perte sur créance, charge à payer, reclassement, ajustement | Écriture de journal |
Une écriture de journal peut aussi enregistrer certains mouvements de banque ou de caisse, mais il faut choisir soi-même les comptes, les montants, et le traitement. La source précise qu'enregistrer les paiements par journal empêche de suivre les créances, de lettrer les factures et de boucler le cycle de vente ou d'achat.
Place dans le cycle
Dans le circuit habituel, facture d'abord, le paiement est l'étape de règlement. La commande enregistre l'engagement, la livraison ou la réception le mouvement de stock, la facture le montant dû, le paiement l'argent reçu ou versé.
À la vente : débit banque ou caisse, crédit créances, baisse du solde client. À l'achat : débit dettes, crédit banque ou caisse, baisse du solde fournisseur.
Le paiement n'est pas toujours le dernier document. Une avance client ou fournisseur se crée avant la facture, puis se lie ou se lettrez avec elle. Voir Écriture de paiement d'avance.
Avant de commencer
Confirmez la société, la devise, le compte de créance ou de dette, et le compte de banque ou de caisse. Utilisez des documents sources validés. Gardez la référence bancaire ou l'avis de règlement.
Créer l'écriture
- Choisissez Encaisser, Payer ou Virement interne.
- Réglez la société, la date, le mode de paiement et le tiers.
- Contrôlez les comptes payé depuis et payé vers, et leurs devises.
- Saisissez le montant et les références.
- Reprenez les factures ouvertes, ou ajoutez les références à la main.
- Relisez les affectations et les déductions, puis validez.
Champs
| Champ | Effet |
|---|---|
| Type de paiement | Encaisser, payer ou virement interne. |
| Type de tiers et tiers | Client, fournisseur, employé, actionnaire, ou un autre tiers pris en charge. |
| Payé depuis et payé vers | Comptes source et destination. |
| Montant payé et montant reçu | Montants dans la devise de chaque compte. |
| N° et date de référence | Preuve bancaire, chèque ou virement. |
| Références | Factures, commandes ou autres documents d'affectation. |
| Déductions ou pertes | Frais bancaires, abandons, retenues ou écarts de change, avec leurs comptes. |
Dépannage
Reprendre les factures ouvertes n'affiche rien. La facture doit être validée, appartenir au tiers et à la société, utiliser le même compte de créance ou de dette, et avoir encore un solde. Vérifiez aussi les dates et filtres de la fenêtre. Une facture déjà entièrement affectée n'apparaît pas.
Le montant de différence n'est pas nul. Confirmez les montants payé et reçu, les taux de change et les affectations. Enregistrez frais bancaires, retenues, petits abandons ou écarts de change dans Déductions ou pertes, sur le bon compte. Ne mettez pas un frais bancaire dans les taxes et frais : ce n'est pas de l'argent versé au tiers.
Le paiement validé vise la mauvaise facture. Si l'argent et le tiers sont justes mais l'affectation fausse, délettrez puis utilisez le lettrage des paiements. N'annulez et n'amendez l'écriture que si les détails du paiement ou les comptes eux-mêmes sont faux.
Un paiement en devise laisse un petit solde. Vérifiez les deux devises de compte et les taux source et cible. Affectez la facture dans la devise de son compte, puis passez l'écart de change réel par Déductions ou pertes, vers le compte d'écart configuré. Contrôlez le grand livre du tiers après validation.
Questions fréquentes
Une écriture pour plusieurs factures du même tiers ?
Oui. Reprenez les factures ouvertes et affectez chaque référence. Le total affecté peut être inférieur ou égal au paiement. Il ne peut pas dépasser le disponible.
Le client paie plus que la facture choisie ?
N'affectez que le solde de la facture. ERPNext garde le reste comme avance non affectée de ce client, à appliquer plus tard par le lettrage ou le circuit de facture prévu.
Plusieurs clients ou fournisseurs dans une écriture ?
Une écriture standard a un seul tiers. Faites des écritures séparées quand l'argent appartient à des tiers différents, même si la banque a déposé ou payé un montant groupé. Rapprochez ensuite la transaction bancaire de ces écritures, dans le rapprochement bancaire.
Un paiement au-dessus d'un seuil peut-il exiger une approbation ?
Configurez un workflow sur l'écriture de paiement, avec des conditions de montant et des rôles. Testez les états, les droits de transition et qui peut valider, avant les paiements réels.
Peut-on prévisualiser l'effet au grand livre ?
Utilisez l'aperçu du grand livre du document quand votre version l'offre. Au minimum, vérifiez les comptes, les montants, les taux, les affectations et les déductions. Un brouillon n'écrit pas au grand livre.