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Transaction bancaire
La transaction bancaire est une ligne de relevé. Elle ne remplace pas l'écriture de paiement, qui passe le mouvement et l'affectation.
À quoi sert la transaction
Une transaction bancaire (Bank Transaction) est une ligne de relevé ou d'intégration bancaire. Elle enregistre la date, le montant, la description et la référence bancaire. On la rapproche d'une écriture de paiement, d'une écriture de journal ou d'une autre pièce prise en charge, pour comparer le relevé au grand livre.
Avant de commencer
Créez la banque, le compte bancaire et le compte de grand livre lié. Confirmez que le relevé appartient au bon compte de société et à la bonne devise. Fixez un import stable : conservez le fichier d'origine, définissez qui importe, et empêchez de charger deux fois la même période.
Faire entrer les lignes
Les transactions peuvent être synchronisées par une intégration prise en charge, importées d'un relevé, chargées par import de données ou API, ou saisies à la main pour une correction contrôlée. La liste doit montrer l'activité réelle du relevé.
Avant d'importer un relevé entier : vérifiez les formats de date et de montant, confirmez si les crédits sont des dépôts et les débits des retraits, mappez la description, la référence et l'identifiant, testez quelques lignes, et comparez le total importé au relevé source. Utilisez le mapping de la fiche Banque quand les intitulés diffèrent.
Relire une ligne
Ouvrez la transaction et vérifiez la date, le compte, la devise et le sens. Un encaissement est un dépôt. Un paiement ou un frais est un retrait. Relisez la description, la référence bancaire, l'identifiant et le type. Ces champs aident à trouver la pièce et à détecter les doublons. N'écrasez pas la description de la banque seulement pour faciliter le rapprochement. Conservez la preuve d'origine, et classez en interne par le tiers, l'affectation ou les commentaires.
Champs
| Champ | Effet |
|---|---|
| Date | Date de valeur ou de transaction fournie par la banque. |
| Compte bancaire | Compte de société auquel la ligne appartient. |
| Société | Société dérivée ou choisie. |
| Dépôt | Montant entrant. |
| Retrait | Montant sortant. Une ligne n'a en principe pas les deux. |
| Devise | Devise du relevé, alignée sur le compte et l'import. |
| Description | Texte fourni par la banque. |
| Numéro de référence | Chèque, virement, lot ou autre référence. |
| Identifiant de transaction | Identifiant stable pour la piste et les doublons. |
| Type de transaction | Classement bancaire : prélèvement, virement, frais, règlement de carte. |
| Écritures de paiement | Pièces rapprochées ou créées contre la ligne. |
| Montant affecté | Part reliée aux pièces. |
| Montant non affecté | Solde encore à rapprocher ou à classer. |
| Type de tiers et tiers | Contrepartie identifiée. |
| Frais inclus | Frais déjà compris dans le montant du relevé. |
| Frais exclus | Frais signalés à part du montant principal. |
Rapprocher
Utilisez le rapprochement bancaire pour trouver des pièces candidates. Comparez montant, date, référence, tiers et description.
Rapprocher une pièce existante. Choisissez l'écriture de paiement ou de journal quand les livres contiennent déjà l'opération. Une ligne de relevé peut correspondre à plusieurs pièces quand la banque regroupe, et une pièce peut demander un traitement attentif quand la banque découpe.
Créer une pièce manquante. Créez une écriture de paiement pour un vrai encaissement, règlement ou virement non encore enregistré. Créez une écriture de journal pour un frais, un intérêt ou un ajustement adapté. Vérifiez comptes, tiers, taxe, centre de coûts et références avant validation. Ne créez pas de pièce nouvelle tant que vous n'avez pas cherché l'existante. Les paiements en double sont parmi les erreurs de rapprochement les plus coûteuses.
Statuts
| Statut | Sens |
|---|---|
| En attente | La transaction attend un traitement. |
| Non rapprochée | Elle n'est pas entièrement rapprochée de pièces comptables. |
| Rapprochée | Le montant a été rapproché et accepté. |
| Réglée | Le traitement configuré est terminé. |
| Annulée | La transaction a été annulée selon les règles d'ERPNext. |
Frais et règlements groupés
Quand un client paie une facture moins un frais bancaire, enregistrez l'encaissement brut et le frais selon la politique. Ne réduisez pas en silence l'affectation de la facture sans constater l'écart. Pour un règlement de carte ou de place de marché, un dépôt peut couvrir plusieurs factures après frais et remboursements : reliez le montant groupé aux bonnes pièces et passez l'écart sur le bon compte. En devise, vérifiez la devise du relevé et la comptabilité en devise de société. Passez les écarts de change par le circuit de paiement prévu, sans modifier les montants importés.
Dépannage
Le sens du montant est faux. Revoyez le mapping. L'argent entrant va au dépôt, l'argent sortant au retrait. Corrigez le mapping avant d'importer d'autres lignes.
La même ligne apparaît deux fois. Comparez l'identifiant, la référence, la date, le montant et le fichier source. Gardez une transaction valide et retirez ou annulez le doublon par le circuit approuvé.
Aucune écriture de paiement ne correspond. Vérifiez le compte et le grand livre, le montant, la plage de dates, la devise, le tiers, le statut, et si le paiement est déjà rapproché.
Une transaction reste en partie non affectée. Relisez frais, déductions, paiements groupés, pièces découpées et arrondis. N'affectez que les montants pris en charge, et enregistrez explicitement l'écart restant.
La liste importée est vide. Confirmez l'encodage, la ligne d'en-tête, le mapping, le format de date, les colonnes obligatoires, et si l'import a signalé des lignes rejetées.
Questions fréquentes
La transaction remplace-t-elle l'écriture de paiement ?
Non. La transaction est la preuve du relevé. L'écriture de paiement passe en principe le mouvement comptable et l'affectation de facture.
Peut-on modifier un montant importé ?
Corrigez la source ou l'erreur d'import avant le rapprochement. Conservez la preuve bancaire d'origine. Ne changez pas une valeur de relevé valide pour forcer une correspondance.
Un dépôt peut-il payer plusieurs factures ?
Oui. Rapprochez ou créez le paiement client et affectez-le aux factures concernées.