ERPNext
Facture de vente
La facture de vente transforme une vente en montant dû par le client. À la validation, ERPNext constate la créance, le produit et les taxes.
À quoi sert la facture de vente
La vente peut être livrée sans que la finance ait encore émis de facture : le client n'a pas de pièce formelle, et la société n'a ni créance ni produit comptabilisés. La facture de vente (Sales Invoice) transforme cette vente en montant dû. À la validation, ERPNext enregistre la créance, le produit et les taxes. Si la mise à jour du stock est activée, la même facture peut aussi sortir la marchandise, utile pour une vente directe sans bon de livraison.
Créez-la depuis une commande ou un bon quand ces documents existent. Créez-la directement pour un service ou une vente de stock immédiate. L'enchaînement comptable est dans Impact du cycle de vente sur le grand livre.
Avant de commencer
Préparez un client avec adresse de facturation, contact, devise et compte de créance, chaque produit ou service comme article avec son compte de produit et son unité, une liste de prix de vente si les taux doivent être repris, les comptes ou le modèle de taxes de vente, les conditions de paiement si le client paie en plusieurs fois, et un entrepôt avec du stock disponible si la facture met le stock à jour.
Créer une facture
- Allez dans Comptabilité > Ventes et créances > Facture de vente et ajoutez une facture.
- Choisissez la société et le client. ERPNext reprend l'adresse, le contact, la devise, la liste de prix et le compte de créance quand des défauts existent.
- Contrôlez la date de comptabilisation et la date d'échéance. La première décide de la période. La seconde sert au statut En retard.
- Ajoutez chaque produit ou service. Contrôlez quantité, taux, montant et entrepôt. Le point avant le code est vert en stock, rouge en rupture.
- Le crayon ouvre les champs hors tableau : unité, compte de produit, centre de coûts, projet, entrepôt, séries ou lots, et produits constatés d'avance.
- Ajoutez les taxes ou le modèle. Relisez le montant de taxe et le total général.
- Dans l'onglet Paiements, relisez l'échéancier, affectez les avances et confirmez les conditions.
- Relisez adresses, bon de commande client, devise, conditions et totaux.
- Enregistrez le brouillon, puis validez quand la facture doit toucher les livres.
Autres façons de la créer
Créer la facture depuis un document amont reprend articles, quantités, taux, taxes, adresses et références, et permet à ERPNext de mettre à jour le pourcentage facturé.
Depuis une commande. Ouvrez la commande validée, Créer > Facture de vente. Ne facturez que les lignes et quantités prêtes. Plusieurs factures peuvent partir d'une même commande.
Depuis un bon de livraison. Chemin habituel quand le stock est déjà sorti. N'activez pas la mise à jour du stock : le bon a déjà mis à jour le grand livre des stocks.
Facture directe avec mise à jour du stock. Pour une vente au comptoir ou un circuit sans bon, créez la facture directement et activez la mise à jour du stock. Choisissez l'entrepôt sur chaque article de stock. À la validation, ce seul document met à jour le grand livre des stocks et le grand livre comptable. Ne l'utilisez pas si un bon a déjà enregistré le même mouvement.
Services, projets et feuilles de temps. Articles hors stock, mise à jour du stock décochée. On peut lier un projet et un centre de coûts. Pour le temps, Reprendre les articles depuis > Feuille de temps. Les abonnements et Auto Repeat créent des factures récurrentes. Le point de vente peut créer des factures de détail déjà payées, avec paiement et stock dans le même flux.
Champs importants
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Client | Tiers facturé. Fournit adresse, contact, devise, liste de prix, taxe et comptes. |
| Date de comptabilisation | Date d'effet comptable. L'antidatage peut être limité par les comptes gelés ou une période comptable. |
| Date d'échéance | Sert à l'ancienneté et au statut En retard. Les conditions de paiement peuvent la calculer. |
| Devise et taux de conversion | Devise de la facture et conversion vers la devise de la société. |
| Mettre le stock à jour | Passe les quantités au grand livre des stocks à la validation. |
| Article, quantité, unité | Ce qui est facturé. L'unité de stock et le facteur comptent si l'on vend dans une autre unité. |
| Taux et taux de liste | Prix facturé et taux de référence de la liste. Règles de prix, marges et remises peuvent changer le taux final. |
| Entrepôt | Source de stock si la mise à jour est active. Utile aussi comme référence sur d'autres factures. |
| Compte de produit | Compte crédité de la valeur de l'article. Le défaut vient en principe de l'article ou du groupe. |
| Centre de coûts, projet, dimensions | Étiquettent le produit pour le reporting. |
| Taxes et frais de vente | Calculent taxe, port ou autres frais et les imputent sur leur compte. |
| Débit sur | Compte de créance débité pour le client. |
| Modèle et échéancier | Découpent la facture en dates et montants. |
| Affecter les avances automatiquement | Applique les avances client éligibles. Relisez chaque affectation avant validation. |
| Est un retour (avoir) | Crée un retour ou un avoir. Préférez le créer depuis la facture d'origine. |
Après validation
Une facture d'engagement débite la créance du total général, crédite les comptes de produit du montant net des lignes, et crédite les comptes de taxe ou de frais des montants applicables. Si la mise à jour du stock est active, ERPNext passe aussi le grand livre des stocks et, en inventaire permanent, le coût des ventes.
Ensuite, Créer > Paiement enregistre l'encaissement et réduit le solde ouvert. On peut aussi créer une demande de paiement, un avoir, ou consulter le grand livre. N'annulez qu'après avoir traité les paiements, retours et mouvements de stock liés. Le suivi des soldes ouverts se fait dans les comptes clients.
Statuts
| Statut | Sens |
|---|---|
| Brouillon | Enregistrée, non validée. Aucun effet au grand livre. |
| Impayée | Validée, avec un solde ouvert qui n'est pas encore en retard. |
| En retard | La date d'échéance est passée et un montant reste ouvert. |
| Partiellement payée | Un paiement ou un crédit a réduit le solde sans le solder. |
| Payée | Le solde ouvert est à zéro. |
| Avoir émis | Un retour ou un avoir validé existe contre cette facture. |
| Retour | Le document est lui-même un avoir validé. |
| Annulée | La facture a été annulée et ses écritures extournées. |
Dépannage
Le pourcentage facturé de la commande ne bouge pas. La facture doit être créée depuis la commande, ou liée à ses lignes, et validée. Une facture saisie à part n'alimente pas ce pourcentage.
Le paiement est reçu, la facture reste ouverte. L'écriture de paiement doit référencer cette facture. Un encaissement non affecté ne la solde pas.
La taxe ou le taux surprend. Relisez la catégorie de taxe du client, le modèle de taxe de l'article, le modèle de taxes de vente, la liste de prix, les règles de prix et la date de la transaction.
Stock insuffisant. Contrôlez la mise à jour du stock, l'entrepôt de chaque ligne, la quantité disponible, le stock réservé et le choix des séries ou lots. Si un bon a déjà livré, décochez la mise à jour du stock.
Mauvais compte ou centre de coûts. Le défaut vient de l'article, du groupe ou de la société. Corrigez la ligne avant validation.
Questions fréquentes
Peut-on facturer sans commande ?
Oui, si les réglages des ventes et la fiche client le permettent. La facture passe ses écritures. Il manque le suivi de commande.
Plusieurs factures pour une commande ?
Oui, pour une exécution partielle.
Faut-il un bon de livraison ?
Pas toujours. Il est habituel pour le stock déjà livré. Une vente directe peut mettre le stock à jour sur la facture. Un service se facture en général sans bon.
Comment corriger une facture validée ?
Émettez un avoir pour un retour ou une réduction. La source mentionne aussi une note de débit d'ajustement de taux, si la version et la politique comptable le permettent. N'amendez qu'après annulation, une fois les documents liés traités.
Facturer dans une autre devise ?
Oui. Choisissez la devise de la transaction et vérifiez le taux. Le compte de créance doit accepter cette devise quand le solde y est tenu.