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Devis fournisseur
Le devis fournisseur fixe le coût et la période d’une offre. L’accepter peut valoir accord entre les deux parties.
À quoi sert le devis fournisseur
Un devis fournisseur (Supplier Quotation) est le document d’un fournisseur potentiel qui indique le coût des biens ou services qu’il fournira pendant une période donnée. Il peut aussi porter les conditions de vente, de paiement et les garanties. L’acceptation par l’acheteur peut être tenue pour un accord liant les deux parties.
Liste : Home > Buying > Supplier Quotation. Prévoyez un fournisseur et un article.
Créer un devis
Depuis un appel d’offres envoyé :
- Ouvrez l’appel validé et cliquez sur Create > Supplier Quotation.
- Choisissez le fournisseur, puis Create. Le devis reprend le fournisseur et les articles.
- Saisissez le Rate de chaque article. Vous pouvez indiquer Valid Till et le Quotation Number du fournisseur.
- Enregistrez et validez.
Le fournisseur peut aussi soumettre son devis depuis le portail. Dans ce cas, le document arrive en brouillon, à relire et à valider.
Autres origines : une demande de matériel validée, via Create > Supplier Quotation, ou la fiche fournisseur, via Create > Supplier Quotation.
Création manuelle :
- Add Supplier Quotation.
- Choisissez le fournisseur. Son adresse et son contact sont repris s’ils sont enregistrés sur la fiche.
- Choisissez la société. Valid Till et Quotation Number sont facultatifs.
- Saisissez Item Code et Quantity. Le taux vient du prix d’achat de la liste de prix si un Item Price existe. Ajustez-le au tarif annoncé.
- Enregistrez et validez.
Get Items From reprend les articles d’une demande de matériel ou d’un appel d’offres.
Quand plusieurs fournisseurs proposent le même article, l’appel d’offres sert à recueillir les offres. Les conserver permet de comparer les prix plus tard et de vérifier que chacun a pu répondre.
Conseil
La documentation indique que les devis fournisseur ne sont pas nécessaires pour la plupart des petites entreprises. Comparez le coût de la collecte à l’usage réel. Elle recommande de le faire pour les articles à forte valeur.
Taxes, remise et suites
Les taxes et frais supplémentaires (transport, assurance) se saisissent dans Taxes and Charges, ou via un modèle Purchase Taxes and Charges Template. La Tax Category vient de la fiche fournisseur si elle y est définie. Une règle de livraison (Shipping Rule), l’Incoterm et le Named Place se règlent dans la même section.
Vous pouvez aussi fixer la devise et la liste de prix d’achat, une remise sur le total général ou le total net, les adresses, les conditions, l’en-tête d’impression et la répétition automatique (Auto Repeat). Tools > Link to Material Requests relie le devis à des demandes existantes.
Après validation, Create propose un bon de commande si vous acceptez l’offre, ou un devis client (Quotation) calé sur les taux fournisseur. Update Items modifie articles, quantités ou taux d’un devis déjà validé. La comparaison des offres d’un appel se fait par View > Supplier Quotation Comparison.
Points d’attention
Les taxes, la remise, les conditions et le numéro de devis sont ceux du fournisseur : ils servent au suivi, ils ne sont pas recalculés comme un devis de vente. Un devis issu du portail n’est pas validé tant que vous ne le soumettez pas.
Voir le bon de commande.