ERPNext
Lier fournisseur et client avec la comptabilité de tiers commun
Le lien de tiers relie un client et un fournisseur distincts. La facture du tiers secondaire déclenche une écriture qui la solde et crée une avance de l'autre côté.
À quoi ça sert
Utilisez la comptabilité de tiers commun (Common Party Accounting) quand le même organisme est à la fois votre client et votre fournisseur, et que vous voulez compenser des créances et des dettes éligibles entre ces deux fiches.
ERPNext garde le client et le fournisseur séparés, parce que la vente, l'achat, le prix, la taxe, le crédit et le portail ne se comportent pas de la même façon. Un lien de tiers (Party Link) dit à ERPNext que les deux fiches représentent le même tiers pour ce circuit comptable.
L'exemple : Nova Electronics Trading achète des services à Vertex Components et lui doit 1 200. Vertex achète ensuite 800 de services d'installation. Le fournisseur est le tiers principal et le client le tiers secondaire. Valider la facture de vente de 800 crée une écriture de journal générée par le système. La facture de vente est soldée, et une avance fournisseur de 800 peut être lettrée contre la facture d'achat de 1 200. Il reste 400 à payer.
N'activez pas la fonction seulement pour montrer que deux fiches sont liées. Elle automatise la comptabilité. Si les factures doivent rester indépendantes, gardez les fiches séparées, liez contacts et adresses pour la visibilité, et ne faites un ajustement que lorsque la politique l'autorise.
Le sens du lien
| Rôle principal | Rôle secondaire | Facture qui déclenche | Résultat |
|---|---|---|---|
| Fournisseur | Client | Facture de vente | Crédite la créance client de cette facture et débite la dette fournisseur comme avance non affectée. |
| Client | Fournisseur | Facture d'achat | Crée l'avance côté client tout en soldant la facture fournisseur liée. |
Le rôle principal reçoit l'avance non affectée après que la facture du secondaire a été soldée. Le rôle secondaire est celui dont la facture déclenche l'ajustement. Testez le sens avec des factures d'essai avant de l'ouvrir aux utilisateurs courants.
Avant de commencer
Les deux fiches représentent la même entité. La société et les devises des tiers sont compatibles avec l'ajustement. Les comptes de créance et de dette sont les bons. L'utilisateur peut valider des factures et relire l'écriture générée. La finance a défini quand la compensation est permise. Une facture ouverte du tiers principal existe si la nouvelle avance doit être affectée tout de suite.
Activer et lier
- Ouvrez les réglages comptables, onglet Facture et facturation.
- Activez Activer la comptabilité de tiers commun, puis enregistrez.
Le réglage vaut pour le site. Il n'y a pas d'interrupteur par facture pour supprimer l'ajustement tant que la fonction est active. Activez-la seulement après validation de la politique et des tests.
Créez le client et le fournisseur par les circuits habituels. Ils peuvent porter le même nom, ce sont des types de documents différents. Gardez justes la taxe, la devise, les conditions, le crédit, les contacts, les adresses et les défauts de société de chaque fiche. Ne fusionnez pas les fiches et ne créez pas un compte unique créance-dette. Le client reste sur un compte de créance, le fournisseur sur un compte de dette.
Pour lier : si le fournisseur existe, ouvrez-le, Actions > Lier à un client, puis choisissez ou créez le client correspondant. Si le client existe, Actions > Lier à un fournisseur. ERPNext crée le lien de tiers. Relisez les rôles : l'orientation décide quelle facture déclenche l'écriture et où l'avance est créée.
| Champ | Sens |
|---|---|
| Rôle principal | Rôle qui reçoit l'avance non affectée. |
| Tiers principal | Fiche client ou fournisseur dans ce rôle. |
| Rôle secondaire | Rôle dont la facture déclenche l'ajustement. |
| Tiers secondaire | Fiche liée dans ce rôle. |
Valider la facture secondaire
Créez et validez la facture par le circuit normal. Dans l'exemple, Vertex est fournisseur principal et client secondaire, donc la facture de vente déclenche le passage.
Après validation, le restant de la facture de 800 est 0, parce que l'écriture générée solde la créance.
| Compte et tiers | Débit | Crédit | Effet |
|---|---|---|---|
| Clients, client Vertex Components | 0 | 800 | Solde la créance de la facture de vente. |
| Fournisseurs, fournisseur Vertex Components | 800 | 0 | Crée une avance fournisseur non affectée. |
Relisez société, tiers, comptes, montants, référence de facture, devises et date avant le lettrage. Le numéro de l'écriture peut apparaître au grand livre : c'est la pièce de la compensation.
Lettrer l'avance
Le montant côté principal est une avance tant qu'il n'est pas affecté. Le lettrage des paiements le rapproche de la facture ouverte de ce tiers principal.
- Ouvrez le lettrage des paiements.
- Choisissez la société, le type de tiers principal et le tiers principal.
- Filtrez si besoin sur la facture et l'écriture générée.
- Récupérez les écritures non lettrées.
- Sélectionnez la facture et l'écriture.
- Affectez, relisez le montant, puis lettrez.
Dans l'exemple, l'avance de 800 ramène la facture d'achat de 1 200 à un restant de 400. ERPNext ne choisit pas tout seul la facture du tiers principal.
Comportement à retenir
Les fiches restent séparées. Une facture qualifiée du secondaire crée une écriture validée par le système, qui solde cette facture. Le côté opposé devient une avance non affectée du principal, jusqu'au lettrage. Revoyez les soldes client et fournisseur chacun de son côté, et suivez l'écriture générée. Pour un retour ou une correction, relisez la comptabilité qui en résulte. Ne supposez pas que chaque retour ou amendement ultérieur exprimera tout seul l'intention.
Dépannage
L'action de lien est absente. La comptabilité de tiers commun est activée, et le tiers n'est pas déjà lié.
Aucune écriture automatique. La facture est validée pour le tiers secondaire du lien, et le réglage était actif avant la validation.
L'avance est du mauvais côté. Relisez qui est principal et qui est secondaire.
L'avance n'apparaît pas au lettrage. Choisissez le type et le tiers principaux, le bon compte de créance ou de dette, et la plage de dates de l'écriture.
Le grand livre ne montre pas un solde de tiers fusionné. Client et fournisseur restent des types distincts. Relisez chaque vue et l'écriture générée.
Questions fréquentes
Le lien fusionne-t-il client et fournisseur ?
Non. Il relie deux fiches pour ce circuit. Vente, achat, taxe, devise et droits restent séparés.
Activer le lien sans écritures automatiques ?
Le réglage actuel est fait pour automatiser le passage croisé des factures qualifiées. Il n'y a pas d'interrupteur natif qui garderait ce lien tout en coupant les écritures générées.
Pourquoi la facture secondaire est-elle déjà payée ?
L'écriture générée la référence et la solde. Le côté opposé devient une avance du principal, à lettrer.
Voir client et fournisseur dans un seul filtre de tiers au grand livre ?
Ce sont des types différents. Relisez chaque côté, le lien et l'écriture. Un rapport combiné personnalisé peut être nécessaire si l'organisation veut une seule présentation.