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Geler les écritures comptables
La date de gel des comptes empêche les utilisateurs ordinaires de créer ou modifier des écritures comptables à cette date ou avant.
À quoi sert le gel
Si quelqu'un comptabilise par erreur une transaction datée avant la mise en service, les soldes d'ouverture et les états signés de l'ancien système ne correspondent plus. La date de gel des comptes (Accounts Frozen Upto) donne à la finance une date butoir simple : les utilisateurs ordinaires ne peuvent ni créer ni modifier d'écritures comptables à cette date ou avant.
Utilisez ce contrôle pour une date de bascule, une clôture mensuelle terminée ou une période auditée. Contrairement à une période comptable, c'est un gel comptable large, pas une liste de types de documents.
Fixer la date
- Ouvrez la fiche Société.
- Ouvrez l'onglet Clôture des comptes.
- Mettez Comptes gelés jusqu'au sur le dernier jour protégé.
- Choisissez les rôles autorisés à définir et modifier les écritures de comptes gelés.
- Enregistrez la société et testez avec un compte non privilégié avant de vous fier au contrôle.
Utiliser le rôle d'exception avec mesure
Le rôle sert aux corrections approuvées, pas à poursuivre les comptabilisations antidatées de routine. Gardez peu de membres, exigez une pièce justificative, et relisez le grand livre et l'historique des versions après une exception.
Dépannage
Un utilisateur peut encore comptabiliser dans la période gelée. Vérifiez s'il a le rôle autorisé. Confirmez que le document passe bien des écritures comptables et que sa date est égale ou antérieure à la date configurée.
L'utilisateur autorisé est encore bloqué. Cherchez une période comptable validée, une restriction d'exercice, une règle de grand livre immuable ou une restriction de recalcul de stock. Ce sont des contrôles séparés. Le rôle du gel ne lève pas toutes les validations.
Questions fréquentes
Le gel supprime-t-il ou extourne-t-il quelque chose ?
Il empêche les nouveaux changements jusqu'à la date butoir. Les écritures déjà au grand livre restent inchangées.
Peut-on avancer la date chaque mois ?
C'est une pratique courante de clôture mensuelle, après rapprochements et accord. Notez la liste de contrôle et la personne qui a approuvé chaque changement.