ERPNext
Enregistrer une dépense de petite caisse
La petite caisse a son propre compte de caisse et un responsable. On enregistre l'alimentation à part des dépenses payées sur le fond.
À quoi ça sert
La petite caisse doit utiliser un compte de caisse dédié et un responsable identifié. Enregistrez l'alimentation du fond séparément des dépenses payées avec ce fond.
Enregistrer
- Créez un compte Petite caisse dédié et désignez qui en répond.
- Transférez l'argent du compte bancaire ou de la caisse principale vers la petite caisse.
- Enregistrez chaque dépense avec sa date, son compte de charge, son montant, son centre de coûts et son justificatif.
- Rapprochez les espèces physiques plus les justificatifs au solde du grand livre.
- Ne passez un ajustement approuvé que lorsque l'écart est expliqué.
Un brouillon n'affecte pas le grand livre.
| Champ | Effet |
|---|---|
| Compte de petite caisse | Compte d'actif qui porte le fond. |
| Compte de charge | Nature de la dépense. |
| Centre de coûts | Équipe, site ou fonction qui porte le coût. |
| Référence | Numéro de reçu ou de pièce. |
| Remarque | Objet et explication. |
Dépannage
La petite caisse est négative. Vérifiez si le fond a été alimenté avant le passage des dépenses, et si toutes les écritures utilisent le bon compte. Cherchez des dépenses en double ou antidatées, plutôt que de forcer le solde.
Une dépense est passée sans centre de coûts. Corrigez le brouillon, ou amendez la transaction validée par le circuit prévu. Rendez la dimension obligatoire si le reporting par service l'exige.
Le total des justificatifs ne colle pas aux espèces sorties. Enregistrez la dépense réelle et le solde rendu ou avancé explicitement. Joignez les reçus et expliquez les petits écarts approuvés selon la politique de la société.
Questions fréquentes
Écriture de paiement ou écriture de journal ?
Utilisez le document qui représente le mieux le circuit contrôlé et les droits. L'écriture de paiement convient au mouvement de caisse. Une note de frais ou une écriture de journal peut convenir à un remboursement ou à un ajustement.
Comment réalimenter le fond ?
Transférez le montant approuvé de la banque ou de la caisse principale vers le compte de petite caisse, et conservez l'autorisation.
Faut-il saisir chaque petit achat ?
Gardez assez de détail pour les justificatifs, la taxe, les centres de coûts et l'audit. Une écriture résumée ne se justifie que si la politique de la société et les règles locales le permettent.
Une avance à un employé ?
Utilisez l'avance sur frais et la note de frais quand l'argent est à justifier par un employé précis. Ce circuit solde plus clairement que de traiter tout de suite la somme comme une dépense ordinaire.