ERPNext
Boîte de réception
La boîte de réception affiche les e-mails d'un utilisateur système une fois son compte lié. On y répond, on transfère, et on rattache le message à une fiche.
À quoi sert la boîte
Une fois un compte e-mail ajouté, la boîte de réception (Email Inbox) est accessible. L'activité produit beaucoup d'échanges avec les clients, les fournisseurs et les collègues. La boîte ramène ces messages dans le compte ERPNext, à côté des autres transactions.
On configure une boîte pour chaque utilisateur système.
1. Créer l'utilisateur
Seuls les utilisateurs système ont une boîte. Ajoutez-vous, ainsi que les collègues, et donnez les permissions. Voir Ajouter des utilisateurs.
2. Créer le domaine
Ces services sont fournis d'emblée. On peut alors créer directement un compte e-mail :
- Gmail
- Yahoo
- Sparkpost
- SendGrid
- Outlook.com
- Yandex.mail
Pour envoyer et recevoir depuis un autre service, comme un webmail, il faut un domaine e-mail. On y saisit la passerelle : adresse SMTP, port, IMAP ou POP3, comme pour un client local du type Outlook.
Le chemin est Accueil > Paramètres > E-mails > Domaine e-mail > Nouveau. Une fois le domaine posé, il sert à créer les comptes de tous les utilisateurs du compte ERPNext.
3. Compte e-mail
Créez un compte à partir de l'adresse de l'utilisateur. Chaque utilisateur dont la boîte doit entrer dans ERPNext a sa fiche de compte.
Si l'on crée le compte d'un collègue dont on ne connaît pas le mot de passe, cochez En attente de mot de passe. Il sera invité à le saisir en ouvrant son compte ERPNext.
À retenir
Pour la boîte de réception d'un utilisateur, laissez le champ Ajouter à (Append To) vide.
Le détail du compte est sur Compte e-mail.
4. Lier le compte à l'utilisateur
Une fois le compte créé, sélectionnez-le sur la fiche utilisateur. Les messages tirés de cette adresse ne sont accessibles qu'à cet utilisateur. On peut lier plusieurs adresses à un même utilisateur.
5. Utiliser la boîte
Si la configuration est juste, l'icône de boîte apparaît à la connexion. Elle ouvre la vue dans ERPNext. Les messages reçus y sont listés. L'utilisateur les ouvre et agit dessus.
Dossiers. Plusieurs comptes peuvent être liés au même utilisateur. Pour changer de boîte, ou ouvrir Envoyés, Indésirables et Corbeille, cliquez sur Boîte de réception dans la barre de gauche.
Actions. Répondre, transférer, marquer comme indésirable ou mettre à la corbeille.
Rattacher. On peut rattacher un message à un document, ticket, prospect, opportunité, selon le contexte. Choisissez le type de document, puis le document.