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Comptes clients
Le rapport des comptes clients montre qui doit encore de l'argent, quelles factures sont en retard, et où un paiement ou un avoir n'est pas affecté.
À quoi sert le rapport
Le total des ventes dit combien a été facturé. L'équipe de recouvrement a besoin d'autre chose : qui doit encore, quelles factures sont en retard, et où un paiement ou un crédit n'est pas bien affecté.
Le rapport des comptes clients (Accounts Receivable) réunit les créances ouvertes. Il montre le montant facturé d'origine, les paiements et avoirs déjà affectés, le reste dû, l'échéance et l'ancienneté du solde.
Il peut montrer qu'un client doit encore une partie d'une facture pendant qu'un autre a une avance non affectée. On s'en sert pour prioriser les relances, chercher les affectations fausses et estimer les encaissements, avant d'ouvrir la facture ou le paiement concerné.
Avant de commencer
Validez les factures de vente et enregistrez les encaissements par des écritures de paiement. Les brouillons ne changent pas le solde. Confirmez aussi la date du rapport et la société.
Lancer le rapport
- Cherchez Comptes clients.
- Choisissez la société et la date de comptabilisation.
- Ajoutez des filtres si besoin : client, compte de créance, centre de coûts, projet, territoire ou groupe de clients.
- Relisez les lignes et le total ouvert.
Lire les colonnes
| Colonne | Sens |
|---|---|
| Date de comptabilisation | Date de l'écriture. |
| Tiers | Client qui doit le montant. |
| N° de pièce | Facture de vente, écriture de journal ou autre transaction source. |
| Date d'échéance | Date à laquelle le paiement était attendu. |
| Montant facturé | Créance d'origine créée par la pièce. |
| Montant payé | Déjà affecté contre la pièce. |
| Avoir | Crédit déjà affecté contre la pièce. |
| Montant ouvert | Reste après paiements et crédits. |
| Âge (jours) | Nombre de jours utilisé pour l'ancienneté. |
| Tranches d'ancienneté | Solde ouvert regroupé, par exemple 0-30 et 31-60 jours. |
Le rapport peut montrer un solde négatif quand le client a une avance ou un crédit non affecté. Il peut aussi montrer une vieille facture encore ouverte alors qu'un paiement existe mais n'est pas affecté à cette facture.
Synthèse
La synthèse des comptes clients donne une ligne consolidée par client, au lieu du détail par facture. Elle sert aux réunions de recouvrement et au contrôle d'encours. Revenez au rapport détaillé avant d'agir, pour identifier les pièces exactes.
Relancer les soldes en retard
- Ouvrez la facture depuis le numéro de pièce pour relire son échéancier.
- Utilisez le lettrage des paiements quand un encaissement ou un crédit existe mais n'est pas sur la bonne facture.
- Créez un avoir pour un retour ou une réduction approuvés.
La source mentionne aussi l'envoi groupé de relevés et la relance formelle avec intérêts. Ces fonctions ont leurs propres pages, qui ne sont pas encore dans cette documentation.
Problèmes courants
Un paiement validé ne réduit pas la facture. Vérifiez que l'écriture de paiement référence cette facture. S'il est non affecté, lettrez-le.
Le rapport ne colle pas au grand livre. Confirmez société, date, devise, tiers et compte de créance. Le rapport des comptes clients est orienté pièce. Le grand livre montre les lignes d'écriture.
Une facture est dans la mauvaise tranche. Voyez si l'ancienneté se base sur la date d'échéance ou la date de comptabilisation, puis relisez l'échéancier.