ERPNext
Ajouter des utilisateurs
La gestion des utilisateurs ERPNext consiste à créer des comptes, définir des rôles et les attribuer selon les responsabilités de chacun. Cette page détaille toutes les sections de la fiche Utilisateur.
À quoi sert la gestion des utilisateurs
La gestion des utilisateurs (User management) dans ERPNext regroupe la création et l’administration des comptes, la définition des rôles et leur attribution aux personnes selon leurs responsabilités. Les administrateurs peuvent ensuite affiner les permissions de chaque rôle en précisant le niveau d’accès aux modules du système.
Les utilisateurs sont ajoutés par le Gestionnaire système (System Manager), depuis : Accueil > Utilisateurs et permissions > Utilisateur (Home > Users and Permissions > User).
Il existe deux grandes familles d’utilisateurs :
- Utilisateurs du site web (Website Users) : clients, fournisseurs, étudiants, etc. Ils n’accèdent qu’au portail, pas aux modules.
- Utilisateurs système (System Users) : les personnes qui utilisent ERPNext dans l’entreprise, avec accès aux modules et aux données de la société.
Pour approfondir, consultez la différence entre utilisateur système et utilisateur du site web.
La fiche Utilisateur accepte de nombreuses informations. Par souci de simplicité, les utilisateurs web n’exigent qu’un minimum : prénom et adresse e-mail. L’adresse e-mail est la clé unique (identifiant) de l’utilisateur.
Créer un nouvel utilisateur
- Ouvrez la liste des utilisateurs et cliquez sur Nouveau (New).
- Saisissez l’adresse e-mail et le nom de l’utilisateur.
- Enregistrez.
Des détails comme le nom d’utilisateur (Username) et la langue peuvent aussi être modifiés.
Les sections de la fiche Utilisateur
Attribuer des rôles
Après l’enregistrement, une liste de rôles apparaît avec une case à cocher pour chacun. Cochez les rôles souhaités puis enregistrez le document. Chaque rôle porte des permissions prédéfinies ; voir la page Permissions basées sur les rôles. Vous pouvez aussi utiliser un profil de rôle comme modèle qui sélectionne plusieurs rôles d’un coup.
Informations complémentaires
Cette section permet de renseigner des informations sur l’employé :
- Genre
- Téléphone
- Numéro de mobile
- Date de naissance
- Localisation
- Centres d’intérêt
- Biographie
Cocher « Couper les sons » (Mute Sounds) désactive les sons joués lors des interactions avec les documents. L’utilisateur peut devoir faire Paramètres > Recharger (Settings > Reload) pour que le changement s’applique.
Changer le mot de passe
| Option | Rôle |
|---|---|
| Définir un nouveau mot de passe (Set New Password) | En tant que Gestionnaire système, vous pouvez fixer un nouveau mot de passe pour l’utilisateur. |
| Envoyer une notification de mise à jour du mot de passe (Send Password Update Notification) | Envoie un e-mail à l’utilisateur pour l’informer que son mot de passe a changé. |
| Déconnecter de tous les appareils lors du changement de mot de passe (Log out from all devices while changing Password) | Déconnecte l’utilisateur de son ordinateur et de tout appareil mobile sur lequel il est connecté. |
Suivi de document
Cette option permet de suivre différents documents du système et de recevoir des notifications par e-mail lorsqu’ils sont mis à jour. Voir la page Suivi de document.
Réglages e-mail
| Option | Rôle |
|---|---|
| Envoyer des notifications pour les fils d’e-mails (Send Notifications for Email threads) | L’utilisateur est notifié des conversations e-mail qui ont lieu dans des types de documents comme les Opportunités. |
| M’envoyer une copie des e-mails sortants (Send Me A Copy of Outgoing Emails) | L’utilisateur reçoit une copie des e-mails qu’il envoie, utile pour vérifier que l’envoi a bien eu lieu. |
| Autorisé dans les mentions (Allowed In Mentions) | Le nom de l’utilisateur peut apparaître dans les conversations pour être mentionné avec « @ ». |
| Signature e-mail (Email Signature) | La signature saisie ici devient la signature par défaut de tous les e-mails sortants de l’utilisateur. Elle est distincte du pied de page, qui se règle dans la fiche Société. |
Boîte de réception e-mail
Cette section abonne l’utilisateur aux différentes listes de diffusion de l’entreprise. Ajoutez une ligne et sélectionnez la liste à lui attribuer, par exemple recrutement, support ou ventes. Pour en savoir plus, voir la page Boîte de réception e-mail.
Autoriser l’accès aux modules
Un utilisateur accède à tous les modules couverts par ses rôles. Pour lui retirer l’accès à certains modules, décochez-les dans cette liste.
Profils de module
Les profils de rôle servent de modèle pour stocker et sélectionner l’accès à plusieurs modules, puis être affectés à un utilisateur. Par exemple, les utilisateurs RH ont besoin de plusieurs modules comme RH et Paie. Ces profils font gagner du temps lorsqu’on ajoute plusieurs utilisateurs qui doivent accéder aux mêmes modules.
Réglages de sécurité
| Option | Rôle |
|---|---|
| Sessions simultanées (Simultaneous Sessions) | Nombre de sessions ouvertes en parallèle autorisées. En augmentant ce nombre, les mêmes identifiants peuvent servir à plusieurs personnes. Cette valeur peut être limitée globalement dans les Réglages système. Sur un compte cloud, le total des sessions simultanées ne peut pas dépasser le nombre d’utilisateurs souscrits. |
| Type d’utilisateur (User Type) | Champ en lecture seule. Dès qu’un rôle autre que Client, Fournisseur, Patient ou Étudiant est coché, l’utilisateur devient automatiquement un Utilisateur système. |
| Connexion après, connexion avant (Login After, Login Before) | Limite l’accès à une plage horaire, par exemple les heures de bureau ou le week-end. Pour des horaires de 10 h à 18 h, saisissez 10:00 et 18:00. |
| Restreindre les IP (Restrict IP) | N’autorise la connexion que depuis les adresses IP indiquées, par exemple les postes du bureau. Plusieurs IP peuvent être séparées par des virgules. |
Cette section affiche aussi la dernière connexion, la dernière IP et la dernière activité de l’utilisateur.
Authentification tierce
Permet aux utilisateurs de se connecter via Facebook, Google ou GitHub. Pour l’activer, créez un compte développeur chez le fournisseur concerné, créez une application dans sa console en indiquant un nom, l’URL d’origine et l’URL de rappel (callback), puis copiez ici l’identifiant client (client ID) et le secret client (client secret).
La source renvoie au guide « How to enable social logins » de la documentation Frappe Framework pour les détails.
Accès API
Le bouton Générer les clés (Generate Keys) crée une clé secrète d’API. Elle permet à une autre application d’accéder aux données du compte, par exemple un système de point de vente hors ligne.
Après l’enregistrement
Une fois l’utilisateur enregistré, des boutons apparaissent dans la zone de tableau de bord de la fiche Utilisateur.
Permissions
- Définir les permissions utilisateur (Set User Permissions) : ouvre la page Permissions utilisateur de cette personne, d’où vous restreignez son accès aux documents.
- Voir les documents autorisés (View Permitted Documents) : ouvre le rapport « Documents autorisés pour l’utilisateur » (Permitted Documents For User). Il affiche les documents auxquels la personne a accès ; par exemple, en sélectionnant Commande client, la liste des commandes clients accessibles s’affiche.
Mot de passe
- Réinitialiser le mot de passe (Reset Password) : envoie à l’utilisateur un e-mail contenant les instructions de réinitialisation, vers son compte e-mail.
- Réinitialiser le secret OTP (Reset OTP Secret) : réinitialise le secret utilisé pour l’authentification à deux facteurs.
Le bouton Créer un e-mail utilisateur (Create User Email) crée un compte e-mail pour l’utilisateur à partir de l’adresse saisie dans sa fiche.
Se faire passer pour l’utilisateur (Impersonate)
À retenir
Nouveauté de la version 15.
Pour comprendre un problème rencontré par une personne, il faut parfois se connecter à sa place. L’utilisateur Administrateur peut usurper l’identité de n’importe quel utilisateur grâce au bouton « Impersonate » de la fiche Utilisateur.
Points à connaître :
- Un journal d’activité est créé à chaque utilisation de cette fonction par l’Administrateur.
- Toute modification d’un document dont le suivi des modifications est activé indique aussi l’utilisateur d’origine qui a agi sous l’identité d’un autre.
- L’utilisateur dont l’identité est empruntée en est informé.
Méthodes de connexion
Dans les Réglages système, section Sécurité, la case « Autoriser la connexion par numéro de mobile » (Allow Login using Mobile No) permet de se connecter avec un numéro de mobile. Ce numéro doit être unique, mais il n’est pas traité comme identifiant utilisateur. Les deux modes proposés sont la connexion par e-mail et la connexion par e-mail ou mobile.
Après avoir renseigné ces détails, enregistrez l’utilisateur.