ERPNext
Comptes clients et fournisseurs par défaut
ERPNext suit d’ordinaire tous les clients sur un compte de créances et tous les fournisseurs sur un compte de dettes. Le tiers donne le détail.
À quoi servent ces comptes
ERPNext suit en principe tous les soldes clients dans un compte de créances commun, et tous les soldes fournisseurs dans un compte de dettes commun. Le tiers porté sur chaque facture et chaque paiement donne le détail par client ou par fournisseur. Le plan comptable n’a donc pas besoin d’un compte par tiers.
Plusieurs clients peuvent s’imputer sur le même compte « Clients ». Le rapport des créances montre encore ce que chacun doit, et le grand livre garde un solde de contrôle rapprochable.
N’ouvrez un compte propre à un tiers que pour une raison comptable réelle : devise, société, classement juridique ou besoin de reporting. Un compte par client ou par fournisseur allonge le plan sans améliorer le suivi par tiers.
Comment le défaut fonctionne
La fiche société fournit les comptes habituels. ERPNext les utilise quand le client ou le fournisseur n’en définit pas un plus précis.
| Transaction | Compte de contrôle | Détail du tiers |
|---|---|---|
| Facture de vente | Compte client par défaut | Client |
| Facture d’achat | Compte fournisseur par défaut | Fournisseur |
| Écriture de paiement | Le compte de créance ou de dette de la facture liée | Client ou fournisseur |
À la validation, le solde du compte et le solde du tiers bougent ensemble. C’est pour cela que les rapports de créances et de dettes affichent l’encours par tiers même si beaucoup de tiers partagent un seul compte.
Configurer les défauts de la société
- Ouvrez la fiche société.
- Allez dans l’onglet Comptes.
- Posez le compte client par défaut sur un compte de détail de type Créance (Receivable).
- Posez le compte fournisseur par défaut sur un compte de détail de type Dette (Payable).
- Enregistrez.
Les comptes doivent appartenir à la même société et ne pas être des groupes. Créez-les ou relisez-les dans le plan comptable.
Donner un autre compte à un tiers
Un compte propre au tiers remplace le défaut de la société pour ce client ou ce fournisseur.
- Ouvrez le client ou le fournisseur.
- Ouvrez la section comptable.
- Ajoutez une ligne pour la société et choisissez le compte de créance ou de dette.
- Enregistrez le tiers.
Utilisez cette option avec parcimonie. Par exemple, un compte clients en devise locale pour les clients du pays et un compte en euros pour un client européen, parce que la devise du compte doit coller au circuit. Ne créez pas des comptes séparés seulement pour voir le solde par client.
Quel compte est retenu
ERPNext regarde d’abord si le tiers a un compte pour la société choisie. Si oui, ce compte est utilisé. Sinon, le défaut de la société s’applique. Une valeur choisie exprès sur la transaction peut encore primer quand le document le permet.
Avant de valider une facture, confirmez le compte si le tiers a une devise ou un traitement particulier. Après validation, relisez l’écriture via la vue du grand livre.
Dépannage
Le compte voulu n’est pas proposé. Vérifiez qu’il appartient à la société de la transaction, que c’est un compte de détail, qu’il est actif, que son type est Créance ou Dette, et contrôlez la devise du compte.
La facture prend un compte inattendu. Relisez la section comptable du client ou du fournisseur. Une ligne propre au tiers prime sur le défaut de la société. Retirez ou corrigez cette ligne si elle n’a plus lieu d’être.
Les soldes par tiers ne collent pas au compte de contrôle. Comparez le rapport des créances ou des dettes au grand livre, pour la même société et la même date. Vérifiez les à-nouveaux, les écritures de journal avec un tiers, les annulations et le rapprochement avant de passer un ajustement.
Questions fréquentes
Faut-il un compte client par client ? Non. Le tiers sur les factures, les paiements, le registre des paiements et les rapports de créances suffit. Le compte de contrôle partagé est le montage habituel.
Plusieurs sociétés peuvent-elles partager le même compte client ? Non. Un compte de grand livre appartient à une société. Configurez les défauts séparément pour chacune.
Un client peut-il avoir plusieurs comptes ? Il peut avoir un compte par société, et des devises différentes peuvent exiger des montages distincts. Limitez le dessin aux vrais besoins comptables pour que le rapprochement reste clair.