Ventes

Contenu du chapitre

Ce chapitre regroupe les pages suivantes de la documentation ERPNext, dans l'ordre de la documentation d'origine.

• Réglages des ventes
• Territoire
• Paramétrage (chapitre)
• Transactions de vente (chapitre)
• Performance commerciale et commissions (chapitre)
• Prix, promotions et fidélité (chapitre)
• Articles d'aide (chapitre)

À quoi sert le module Ventes

Le module Ventes (Selling) réunit les fiches clients, les devis, les commandes, les factures, les prix et les rapports dans un même circuit. Il aide l'équipe commerciale à passer d'une demande à un chiffre d'affaires confirmé, pendant que les opérations et la finance travaillent sur les mêmes informations.

On s'en sert pour préparer une offre, confirmer ce que le client a commandé, suivre l'exécution, appliquer les règles commerciales et lire la performance. Comme chaque transaction peut donner naissance à la suivante, les équipes ressaisissent moins et gardent une piste plus claire.

Avant de commencer

Terminez ce paramétrage avant de traiter des ventes réelles :

1. Créez les clients avec leurs adresses de facturation et de livraison.
2. Ajoutez les produits et services vendus comme articles.
3. Configurez une liste de prix de vente et les prix d'article.
4. Relisez les réglages des ventes pour les valeurs par défaut et les contrôles.
5. Préparez les taxes, les conditions de paiement, les entrepôts et les permissions adaptées au circuit.

On peut démarrer avec un petit jeu de données de base et ajouter ensuite des contrôles. Les limites de crédit, les partenaires commerciaux, les territoires et les programmes promotionnels sont utiles, mais ils ne sont pas obligatoires pour chaque mise en place.

Comprendre le cycle de vente

ERPNext décrit quatre variantes courantes de ce cycle. Le devis propose des conditions. La commande client enregistre l'engagement. La livraison, la facture et le paiement enregistrent le résultat opérationnel et financier. Choisissez la variante la plus courte qui donne encore le contrôle et la piste d'audit dont l'équipe a besoin.

Vente de marchandises standard

Elle convient aux distributeurs, grossistes, fabricants et entreprises qui préparent et expédient du stock.

La commande client confirme ce que le client a acheté. Le bon de livraison enregistre la sortie d'entrepôt. La facture de vente facture le client, et l'écriture de paiement enregistre l'encaissement.

1. Préparez les articles stockés, les entrepôts, les prix, les taxes, les comptes et les conditions de paiement. Les réglages des ventes décident si la commande et le bon de livraison sont obligatoires.
2. Le devis peut être sauté quand la commande est déjà confirmée.

L'intérêt est un suivi clair de la commande, de la livraison, de la facturation et du paiement, y compris en exécution partielle. La contrepartie est un plus grand nombre de documents et d'approbations qu'une vente directe.

La commande est l'engagement. Le bon de livraison met à jour le stock. La facture de vente et l'écriture de paiement touchent le grand livre. Un bon de livraison ou une facture créés directement ne mettent pas à jour les pourcentages livrés ou facturés de la commande, sauf s'ils sont correctement liés.

Facture directe avec mise à jour du stock

Elle convient aux comptoirs, petits showrooms, banques de pièces détachées et ventes comptant où la marchandise est remise tout de suite.

On crée une facture de vente et on active la mise à jour du stock. Le même document diminue le stock et facture le client.

1. Préparez les articles stockés, l'entrepôt source, les prix, les taxes, les comptes de stock et de produit, et l'autorisation, dans les réglages des ventes, de facturer sans commande ni bon de livraison.
2. Le devis, la commande et le bon de livraison sont en général sautés.

C'est le circuit de vente stockée le plus rapide, avec un seul document pour la remise et la facturation. Il n'y a pas d'engagement de commande, de réservation, de file d'attente de livraison ni de pourcentage d'exécution.

La facture validée touche le grand livre des stocks et le grand livre comptable. Comme elle est créée directement, il faut vérifier sur la facture l'entrepôt, le stock disponible, les taux, les taxes, l'adresse et les conditions de paiement.

Vente de services sans livraison de stock

Elle convient aux cabinets, agences, éditeurs, prestataires de maintenance, organismes de formation et équipes au forfait.

On utilise des articles de service hors stock. La commande client enregistre le périmètre et la valeur convenus, et la facture de vente facture le client sans livraison de stock.

1. Décochez la gestion de stock sur les articles de service, configurez les comptes de produit et de créance, et ajoutez des projets ou des feuilles de temps quand le travail est suivi par jalon ou par temps. Utilisez l'option qui saute le bon de livraison quand la commande doit se terminer par la facturation.
2. Le devis et la commande peuvent être sautés pour un travail simple, récurrent ou facturable tout de suite. Le bon de livraison n'est en général pas requis.

On suit le périmètre, les jalons et la facturation partielle sans mouvements d'entrepôt inutiles. Une facture directe donne moins de visibilité sur le périmètre engagé et la quantité restant à facturer.

La commande est l'engagement. La facture et le paiement touchent le grand livre, sans écriture de stock. Si la facture est créée directement, liez-la au projet quand le reporting de projet compte.

Vente en livraison directe

Elle convient aux vendeurs en ligne, aux sociétés de négoce, aux distributeurs dont le fournisseur livre le client, et aux ventes d'articles encombrants ou sur commande que l'entreprise ne stocke pas.

La commande client enregistre l'engagement. Un bon de commande lié demande au fournisseur de livrer directement au client. Les factures client et fournisseur enregistrent les deux côtés financiers.

1. Préparez le client, le fournisseur, l'article, l'adresse de livraison, les prix d'achat et de vente, les taxes et les comptes. Sur la ligne de commande client, activez la livraison par le fournisseur au client et choisissez le fournisseur.
2. Le devis est facultatif. Le bon de livraison et le bon de réception sont en général omis, parce que la marchandise n'entre pas dans l'entrepôt.

On vend une gamme plus large sans détenir le stock ni organiser la livraison. On contrôle moins le délai et la qualité, et on dépend davantage du fournisseur et de l'adresse.

La commande client et le bon de commande sont des engagements. Les factures de vente et d'achat touchent le grand livre. Une ligne en livraison directe bien configurée ne touche pas le grand livre des stocks. Créez le bon de commande depuis la commande client pour que l'adresse du client et les références source soient reprises. Voir Livraison directe.

Créer le document suivant depuis sa source reprend les valeurs mappées et met à jour l'avancement. Le créer directement reste valable pour un circuit plus court, mais il ouvre une chaîne séparée tant que la bonne source n'est pas liée.

Ouvrir l'espace de travail Ventes

Depuis l'accueil d'ERPNext, ouvrez Ventes (Selling). L'espace propose des raccourcis vers les transactions, les données de base, les réglages et les rapports. Il affiche aussi des indicateurs, comme le nombre de commandes, le montant des ventes et le panier moyen.

Les raccourcis du haut ouvrent vite les devis, les commandes client et les factures de vente. Dépliez les sections pour atteindre les outils de prix, les réglages et les rapports.

Ce que le module permet de gérer

Clients et relations

On tient les noms, contacts, adresses, informations fiscales, conditions de paiement et comptes par défaut. Les groupes de clients et les territoires segmentent les clients pour les rapports et les règles commerciales. Les limites de crédit peuvent bloquer ou signaler une transaction qui dépasserait l'encours autorisé.

Devis

On prépare une offre pour un prospect ou un client, on ajoute des produits ou des services, on applique taxes et remises, et on enregistre la validité et les conditions. Un devis validé peut devenir une commande client sans ressaisie des lignes. Le statut et les rapports suivent les propositions ouvertes. Voir Devis.

Commandes client

La commande client enregistre les articles, les quantités, les dates de livraison, les prix et les conditions acceptés. Elle devient la référence de l'exécution et de la facturation. On peut créer plusieurs bons de livraison et factures depuis une commande, livrer certaines lignes, ou clôturer un solde non livré dont le client n'a plus besoin.

Factures et créances

Les factures de vente constatent le produit, les taxes et la créance client. Selon le circuit, la facture naît d'une commande ou d'un bon de livraison. La finance peut ensuite lettrer les encaissements, émettre des avoirs pour les retours et suivre les soldes ouverts.

Prix, promotions et fidélité

Une règle de prix applique des remises, des taux spéciaux, des marges ou des remises produit quand les conditions sont remplies. Les programmes promotionnels gèrent des offres à plusieurs paliers. Les codes promo et le programme de fidélité servent les promotions et les achats répétés.

Performance de l'équipe commerciale

On affecte un commercial ou un partenaire commercial aux transactions, et on répartit les pourcentages de contribution quand plusieurs personnes interviennent. Les objectifs peuvent être fixés par groupe d'articles, territoire ou période, et les rapports comparent les ventes réelles à ces objectifs.

Rapports

L'espace de travail comprend des rapports de tendance, d'analyse des commandes, d'acquisition de clients, de clients inactifs, d'historique par article, d'écart sur objectif et de commissions partenaires. Partez des rapports des ventes, puis choisissez celui qui répond à la question.

Bonnes pratiques

• Convertissez les documents liés au lieu de les recréer. Les liens sont conservés et la saisie diminue.
• Fixez des règles de nommage et de responsabilité pour les clients, adresses et contacts.
• Définissez qui peut changer les prix, les remises, les limites de crédit et les documents validés.
• Relisez régulièrement les livraisons en attente, les facturations en attente et les créances ouvertes.
• Testez les règles de prix et de taxe sur des commandes représentatives avant la production.

Questions fréquentes

Faut-il créer chaque document du cycle ?

ERPNext accepte des circuits plus courts. Une société de services peut enchaîner commande puis facture, et une vente au comptoir peut n'utiliser qu'une facture de vente avec mise à jour du stock.

Peut-on vendre à un prospect avant de créer un client ?

On peut établir un devis pour un prospect (Lead). On crée le client quand le prospect est prêt à commander.

Une commande peut-elle être livrée ou facturée en plusieurs fois ?

Oui. Créez plusieurs bons de livraison ou factures pour les quantités réalisées à chaque étape. ERPNext suit la quantité restante et met à jour les pourcentages d'exécution de la commande.

Où configurer les remises ?

Saisissez une remise ponctuelle sur la transaction. Utilisez les règles de prix ou les programmes promotionnels quand la remise doit s'appliquer de façon stable sous des conditions définies.

Comment voir les commandes qui demandent encore une action ?

Utilisez les statuts de commande et les rapports de livraison ou de facturation en attente. Les pourcentages livrés et facturés montrent aussi l'avancement de chaque commande.