Comprendre le débit et le crédit

L'équation

Le débit et le crédit sont les deux côtés qu'ERPNext utilise pour garder les livres équilibrés. Ils ne signifient ni « bien » ni « mal », ni toujours un sens de paiement. Exemple de la source : encaisser 1 000 auprès d'un client débite la banque (l'actif augmente) et crédite les créances (le client doit moins). Les deux côtés s'équilibrent.

Le bilan repose sur Actif = Passif + Capitaux propres. Le produit augmente le résultat, donc les capitaux propres. La charge réduit le résultat, donc les capitaux propres. Aide-mémoire de la source : les actifs et les charges augmentent en principe au débit ; les passifs, les capitaux propres et les produits augmentent en principe au crédit. Le mot « en principe » compte : un compte peut présenter un solde inhabituel sans être faux.

Le débit n'est pas le sens du paiement

1. Un client paie une facture. La banque est débitée parce que l'actif augmente. Les créances sont créditées parce que la dette du client diminue.
2. On paie un fournisseur. Les dettes sont débitées parce que le passif diminue. La banque est créditée parce que l'actif diminue.
3. On achète un ordinateur au comptant. L'équipement est débité (un actif augmente). La banque est créditée (un autre actif diminue).

Les exemples suivants utilisent des montants simplifiés, sans arrondi. Les noms de comptes de votre société peuvent différer. Une facture de vente validée crée ces écritures automatiquement à partir des articles, des taxes et des comptes configurés.

Comment les pièces s'équilibrent

Vente à crédit. Facture de 1 000 USD plus 80 USD de taxe, paiement plus tard. Les créances augmentent, le produit et la dette de taxe aussi.

Encaissement client. Le client paie 1 080 USD. La banque augmente, la dette du client diminue. L'écriture de paiement lie ce montant à la facture pour que l'encours tombe à zéro.

Achat à crédit. Facture fournisseur de 600 USD de matériel de bureau. L'actif et la dette fournisseur augmentent. Si l'achat était une charge d'exploitation, le débit irait sur un compte de charge.

Paiement fournisseur. Le passif et l'actif bancaire diminuent tous les deux.

Livraison de stock. Un portable vendu 1 000 USD a un coût de valorisation de 700 USD. En inventaire permanent, la livraison constate le coût à part de la vente : le coût des ventes augmente (charge), le stock diminue (actif). L'écriture peut venir d'un bon de livraison ou d'une facture de vente qui met à jour le stock.

Réception avant facture fournisseur. La réception débite le stock et crédite le stock reçu non facturé. La facture d'achat ultérieure solde cette attente et établit le solde fournisseur.

Charge payée tout de suite. 120 USD d'accès internet : la charge augmente, la banque diminue. Cela peut passer par une facture d'achat puis un paiement, ou par un paiement ou une écriture de journal selon les contrôles et les pièces exigés.

Amortissement. La charge d'amortissement augmente. L'amortissement cumulé est un compte de contrepartie d'actif, de solde créditeur normal : il réduit la valeur nette sans changer le compte de coût d'origine.

Comptes de contrepartie et soldes inhabituels

Un compte de contrepartie compense un autre compte tout en restant visible à part. Exemples courants : amortissement cumulé, retours sur ventes, retours sur achats, rabais. Un solde inattendu n'est pas forcément une erreur : une créance cliente créditée peut être une avance ou un trop-perçu ; une dette fournisseur débitée peut être une avance versée ; un compte bancaire peut être à découvert.

ERPNext utilise en général un compte de créances partagé pour de nombreux clients et un compte de dettes partagé pour de nombreux fournisseurs. Le type de tiers et le tiers de chaque écriture disent de qui le solde a changé. Le plan n'a donc pas besoin d'un compte par client. Les rapports de créances et de dettes combinent les imputations, le tiers et les références de paiement pour montrer l'encours facture par facture.

Un centre de coûts, un projet ou une autre dimension comptable étiquette l'écriture pour l'analyse. Il ne remplace pas le compte et ne change pas le sens débit ou crédit. Un même compte de loyer peut être réparti entre vente au détail, vente en ligne et administration. Le grand livre reste équilibré ; le compte de résultat peut être filtré pour le pilotage.

Relire une écriture

1. Ouvrez le document source après validation.
2. Choisissez Afficher > Grand livre comptable.
3. Confirmez que les totaux débit et crédit sont égaux.
4. Vérifiez que chaque compte correspond à l'événement économique.
5. Vérifiez le tiers sur les lignes de créance ou de dette.
6. Relisez centre de coûts, projet, livre financier et autres dimensions le cas échéant.
7. Ouvrez le grand livre général pour voir l'écriture dans le contexte du compte.

Réservez l'écriture de journal aux vrais ajustements : charges à payer, provisions, reclassements, soldes d'ouverture, abandons approuvés. Pour l'exploitation, préférez la facture de vente, la facture d'achat, l'écriture de paiement, le bon de livraison, le bon de réception, l'écriture de stock ou les transactions d'actif.

Questions fréquentes

Pourquoi un encaissement bancaire est-il un débit ? La banque est un actif. Recevoir de l'argent augmente cet actif, et une augmentation d'actif est un débit.

Pourquoi le produit des ventes est-il un crédit ? Le produit augmente le résultat et les capitaux propres. Les comptes de produit augmentent donc en principe par des crédits.

Peut-on saisir un débit négatif ? ERPNext représente en général l'effet inverse de l'autre côté de l'écriture. Suivez le circuit de retour ou de contrepassation du document plutôt que de forcer des valeurs négatives.

Chaque transaction touche-t-elle exactement deux comptes ? La partie double exige des totaux égaux, pas exactement deux lignes. Une facture avec plusieurs taxes, comptes de produit, remises et effets de stock peut créer de nombreuses écritures de grand livre.

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