ERPNext
Outil de création des factures d'ouverture
L'outil crée les factures impayées ou partiellement payées à la date de bascule, pour retrouver l'âge des créances et des dettes.
À quoi sert l'outil
Un seul solde de créances ne suffit pas pour continuer les relances après la migration. ERPNext a besoin de chaque facture client impayée, et de chaque facture fournisseur impayée, dès que les utilisateurs doivent voir les échéances, l'ancienneté, les références, puis lettrer les paiements.
À la date de bascule, un client peut devoir plusieurs factures, avec des dates et des montants dus différents. L'outil de création des factures d'ouverture (Opening Invoice Creation Tool) reprend ces factures sans recréer le circuit de vente et de stock qui les avait produites.
Quand l'utiliser
Utilisez-le pour les factures impayées ou partiellement payées qui doivent apparaître dans les créances ou les dettes après la bascule.
Ne l'utilisez pas pour :
- les factures entièrement payées ;
- les devis ou les commandes ;
- une analyse historique détaillée des ventes ;
- les mouvements de stock ;
- des lignes de facture qui doivent conserver le détail de taxe ou de produit par article.
Préparer le fichier
Incluez :
- le client ou le fournisseur ;
- le numéro de facture ;
- la date de comptabilisation ;
- la date d'échéance ;
- la devise de la facture ;
- le taux de change ;
- le montant restant dû ;
- le compte de créance ou de dette ;
- le centre de coûts quand il est exigé ;
- la référence de l'ancien système.
Le montant saisi est le montant encore ouvert à la bascule, pas le total d'origine, sauf si la facture est entièrement impayée.
Rapprocher le fichier source
Avant l'import :
- Totalisez les lignes clients par devise et comparez-les à la balance âgée des créances.
- Totalisez les lignes fournisseurs par devise et comparez-les à la balance âgée des dettes.
- Séparez les avoirs et les notes de débit.
- Retirez les lignes à solde nul.
- Vérifiez que les noms de tiers correspondent à ERPNext.
- Vérifiez que les dates tombent dans un exercice comptable valide.
- Vérifiez que les comptes appartiennent à la société choisie.
Importer les factures
- Allez dans Accueil > Comptabilité > Ouverture et clôture > Outil de création des factures d'ouverture.
- Choisissez la société.
- Choisissez Vente ou Achat.
- N'activez Créer le tiers manquant que si le plan de migration autorise l'outil à créer des tiers sommaires. Importer d'abord des clients et fournisseurs déjà relus est plus sûr.
- Téléchargez le modèle ou ajoutez des lignes dans le tableau des factures.
- Chargez le fichier complété.
- Relisez l'aperçu et les erreurs.
- Lancez la création des factures.
- Attendez la fin du traitement de fond.
Lancez les imports de vente et d'achat en lots séparés et contrôlés.
Après l'import
Ouvrez des factures représentatives et confirmez le tiers et son compte, les dates de comptabilisation et d'échéance, la devise et le taux, le statut d'ouverture, le montant restant dû, le numéro d'origine et le centre de coûts ou les dimensions s'ils sont utilisés.
Lancez les créances et les dettes à la date de bascule. Comparez les totaux par tiers, le nombre de factures, les totaux par devise, les tranches d'ancienneté et les échéances avec les états source.
Factures partiellement payées
N'importez que la part restante. Si l'ancien système doit conserver le montant d'origine de la facture et des paiements pour l'audit, notez-les dans le classeur de migration ou dans des champs de référence.
Avoirs
Préparez les avoirs avec le signe et le tiers corrects. Testez un avoir de vente et un avoir d'achat avant le lot complet. Confirmez qu'ils réduisent le solde ouvert du tiers.
Devise étrangère
Conservez la devise de la facture, le montant étranger restant dû, le taux de change et le solde en devise de la société. Après l'import, rapprochez les deux valeurs. Enregistrez à part tout écart de change approuvé.
Éviter le double comptage
L'outil crée les soldes de créance ou de dette au grand livre. Excluez le même compte de contrôle de l'écriture d'ouverture.
Corriger les échecs
Téléchargez le journal des échecs, corrigez le fichier d'import approuvé et ne relancez que les lignes en échec. Si une facture a été créée avec un mauvais montant ou un mauvais tiers, annulez-la et corrigez-la avant la mise en service.