ERPNext
Ordre de paiement
L'ordre de paiement dit quels règlements ont été choisis et approuvés. Le transfert bancaire réel reste à faire, puis à rapprocher.
À quoi sert l'ordre
L'ordre de paiement (Payment Order) regroupe des paiements fournisseurs dans une campagne contrôlée. Il indique à la finance quels paiements ont été choisis et approuvés. Le valider ne transfère pas l'argent par la banque.
Dans ERPNext actuel, un ordre peut reprendre soit des demandes de paiement fournisseur initiées, soit des écritures de paiement fournisseur validées dont le statut d'ordre est Initié. La demande est donc utile, mais pas obligatoire avant l'ordre.
Utilisez-le pour payer beaucoup de fournisseurs ensemble, quand un responsable décide de ce qui doit être payé et qu'un comptable ou un trésorier exécute, quand il faut une passation d'approbation documentée, ou pour générer plusieurs écritures ensemble. Pour une petite structure qui paie une facture fournisseur à la fois, l'ordre est en général inutile : créez l'écriture directement depuis la facture.
Créer l'ordre
- Créez un ordre pour la bonne société.
- Choisissez le compte bancaire de société d'où partira la campagne.
- Sous Reprendre les paiements depuis, choisissez Demande de paiement ou Écriture de paiement.
- Filtrez et sélectionnez les références fournisseur approuvées.
- Vérifiez, sur chaque ligne, le fournisseur, le document, le montant, le mode de paiement et le compte bénéficiaire.
- Relisez le total du lot et validez selon votre circuit d'approbation.
- Terminez l'action prévue pour le type d'ordre, puis vérifiez les documents comptables et le traitement bancaire.
Champs
| Champ | Effet |
|---|---|
| Société | Entité qui paie. |
| Type d'ordre | Le lot vient de demandes ou d'écritures de paiement. |
| Compte bancaire de la société | Compte d'où le lot sera payé. |
| Références | Demandes ou écritures incluses. |
| Compte bancaire du fournisseur | Compte bénéficiaire de la ligne. |
| Montant | Montant approuvé pour la référence. |
Après validation
ERPNext marque les enregistrements sources comme ordonnés. Si l'ordre vient de demandes, ERPNext actuel propose une action pour créer les écritures de journal correspondantes. S'il vient d'écritures de paiement, ces écritures validées contiennent déjà les passages au grand livre, et l'ordre enregistre qu'elles font partie de la campagne.
L'ordre ne confirme pas que la banque a transféré l'argent. Terminez le fichier bancaire, l'intégration ou le virement manuel de votre organisation, puis utilisez le rapprochement bancaire.
Dépannage
Une facture ou une demande n'est pas sélectionnable. Le document source doit être validé, approuvé, impayé, et appartenir à la société de l'ordre. Vérifiez le type d'ordre, et si la référence est déjà dans un autre lot actif.
Le compte bancaire du fournisseur manque. Créez et validez son compte bancaire, lié au bon tiers, avec le nom du bénéficiaire et les codes exigés. Rouvrez l'ordre et reprenez la référence si la ligne existante ne se rafraîchit pas.
La banque rejette le lot exporté. Comparez le format de fichier ou d'API exigé par la banque aux données exportées. L'ordre organise des références approuvées. Les formats propres à une banque et la transmission automatique peuvent demander une intégration. Validez un petit lot de test avant la production.
Mauvais fournisseur ou mauvais montant. Corrigez le brouillon avant validation. S'il est déjà validé, suivez l'annulation ou l'amendement prévus et gardez la piste. Ne créez pas d'écritures de compensation tant que vous n'avez pas confirmé si la banque a traité le lot.
Questions fréquentes
Valider l'ordre paie-t-il les fournisseurs ?
Non. S'il vient de demandes, les écritures comptables restent à créer et à traiter. S'il vient d'écritures déjà validées, le grand livre existe déjà, mais le mouvement bancaire réel doit encore être fait et rapproché.
Est-ce la même chose qu'une écriture pour plusieurs factures ?
Non. L'ordre peut grouper des paiements de plusieurs fournisseurs et bénéficiaires. Une écriture de paiement standard appartient à un seul tiers et enregistre le mouvement comptable.
Un fichier bancaire automatique ?
Seulement si votre version, une application régionale ou une intégration implémente le format exigé. Ne supposez pas que le document standard produit un fichier accepté par chaque banque.
Clients, employés ou actionnaires ?
N'utilisez que les types de tiers et de références pris en charge par le formulaire et sa validation. Le lot fournisseur est le circuit courant. Testez les autres sources sur un site hors production.
Comment approuver les gros lots ?
Utilisez des rôles et un workflow pour que la préparation, la revue et la validation soient faites par les bonnes personnes. Faites relire les bénéficiaires et le total à part, avant de libérer le paiement vers la banque.