ERPNext
Relevés de compte automatiques
Le traitement des relevés produit un PDF par client à partir du grand livre, puis l'envoie ou le planifie.
À quoi sert le traitement
Le traitement des relevés de compte (Process Statement of Accounts) génère et envoie des relevés à plusieurs clients à la fois. Chaque client reçoit un PDF tiré du grand livre, avec une synthèse d'ancienneté facultative. L'envoi peut être immédiat, ou hebdomadaire, mensuel ou trimestriel.
Avant de commencer
Configurez un compte de courriel sortant. Ajoutez un courriel de facturation au contact de chaque client. Si l'envoi au contact principal est activé, ce contact doit aussi avoir un courriel. Validez les transactions qui doivent apparaître : seuls les mouvements validés entrent dans le relevé.
Créer le traitement
- Cherchez Process Statement of Accounts et ajoutez un traitement.
- Donnez un nom reconnaissable.
- Choisissez le rapport et les filtres : dates, société, compte, devise, centre de coûts ou projet.
- Utilisez le classement pour grouper les lignes du PDF.
- Ajoutez les clients un par un, ou récupérez-les par groupe de clients, territoire, partenaire commercial ou vendeur. La table affiche les courriels de facturation et principaux qu'ERPNext utilisera.
Si un client ne peut pas être ajouté, vérifiez le contact lié. Un courriel de facturation est obligatoire. Un courriel principal l'est aussi quand l'envoi au contact principal est coché.
PDF et courriel
| Réglage | Usage |
|---|---|
| Orientation | Paysage pour un grand livre large, portrait pour un relevé court. |
| Inclure la synthèse d'ancienneté | Ajoute l'ancienneté des créances au relevé. |
| Saut de page après chaque relevé | Isole le relevé de chaque client. |
| Courriel automatique | Envoie selon le calendrier. |
| Expéditeur | Compte de courriel sortant. |
| Nom du PDF | Nom de fichier vu par le client. |
| Objet et corps | Texte du message. Les deux acceptent des valeurs Jinja. |
Enregistrez. Téléchargez le PDF consolidé avant d'envoyer. Envoyez les courriels pour un lot immédiat. Les envois planifiés sont mis en file par la tâche de fond, à la fréquence choisie. Enregistrer le document ne suffit pas à les expédier : le planificateur doit tourner.
Ce que reçoit le client
ERPNext crée un courriel et un PDF distincts par client. Le PDF ne contient que le grand livre de ce client sur la période. Avec la synthèse d'ancienneté, il montre aussi ce qui est courant et ce qui tombe dans chaque tranche de retard.
Le relevé joint montre le solde d'ouverture, chaque facture ou paiement de la période, et le solde de clôture. L'ancienneté regroupe le solde ouvert par date d'échéance.
Valeurs dynamiques
L'objet et le corps acceptent Jinja. La source donne cet exemple : objet « Statement of Account for {{ customer.customer_name }} », puis un corps « Hello {{ customer.customer_name }}, Please find your statement from {{ doc.from_date }} to {{ doc.to_date }} attached. »
Testez d'abord sur un petit ensemble de clients avant d'activer l'envoi automatique pour tous.
Dépannage
Un client manque. Vérifiez le contact de facturation et son courriel, ainsi que le filtre de regroupement.
Le PDF est vide ou incomplet. Confirmez la société, la plage de dates, la devise et le compte. Seules les écritures validées sont incluses.
Les courriels n'arrivent pas. Contrôlez le compte sortant et la file d'e-mails. Les messages planifiés partent seulement si le planificateur tourne.