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Compte e-mail

Un compte e-mail relie une boîte à ERPNext. Il en faut au moins un sortant par défaut et un entrant par défaut.

4 min de lectureMis à jour le Source : docs.frappe.io

À quoi sert le compte

On synchronise un compte e-mail (Email Account) avec ERPNext pour envoyer et recevoir depuis le système. Plusieurs comptes entrants et sortants peuvent coexister. Il doit y avoir au moins un compte sortant par défaut et un compte entrant par défaut. Sur le cloud ERPNext, le sortant par défaut est posé par l'hébergeur.

La liste est dans Accueil > Paramètres > Compte e-mail.

Avant de créer le compte, il faut un domaine e-mail, sauf pour les services déjà connus : Gmail, Yahoo, Sparkpost, SendGrid, Outlook.com et Yandex.mail. Le détail de cette liste est sur Boîte de réception.

Créer le compte

  1. Ouvrez la liste et créez un compte.
  2. Saisissez l'adresse avec son domaine. Le domaine doit exister, sauf pour les fournisseurs de la liste ci-dessus.
  3. Saisissez le mot de passe.
  4. Enregistrez. Si les identifiants sont justes, le compte se synchronise.

À retenir

Pour certains services, dont Gmail, il faut activer la double authentification et utiliser un mot de passe d'application.

Options supplémentaires :

  1. Utiliser un autre identifiant de connexion. Un login et un mot de passe de rechange accèdent à la boîte. Exemple : [email protected] reste l'expéditeur vu par les destinataires, tandis que les utilisateurs ouvrent la boîte avec un autre identifiant.
  2. En attente de mot de passe. À cocher si l'on crée le compte pour quelqu'un dont on ne connaît pas le mot de passe. À sa connexion, ERPNext le lui demande.
  3. Encoder le mot de passe en ASCII.

Comptes par défaut

ERPNext crée des modèles de comptes. Tous ne sont pas activés. Pour les activer, il faut des identifiants valides.

Deux familles : sortant, qui envoie par SMTP, et entrant, qui lit la boîte par IMAP ou POP. Gmail, Outlook ou Yahoo fournissent ces services.

Courrier entrant

Cochez Activer l'entrant (Enable Incoming) et réglez le POP3. Pour un service connu, les valeurs sont préremplies.

Options :

  1. Utiliser IMAP
  2. Utiliser SSL
  3. Limite des pièces jointes
  4. Entrant par défaut. Les réponses à la société, par exemple [email protected], arrivent sur ce compte.
  5. Option de synchronisation. Tout synchroniser, ou seulement les messages non lus.
  6. Nombre à la première synchro. Combien de messages ramener la première fois.

Création automatique de documents

Un e-mail envoyé à une adresse préparée peut créer un document. Exemple de la source : lier [email protected] au DocType Ticket (Issue). Chaque message vers cette adresse crée un ticket. Lier [email protected] crée une candidature (Job Applicant).

Activer la liaison automatique dans les documents rattache les e-mails aux documents. Voir Lier des e-mails à un document.

Courrier sortant

Tous les e-mails du système, qu'ils partent vers un contact, par une notification ou par une transaction, sortent d'un compte sortant.

Cochez Activer le sortant (Enable Outgoing) et réglez le SMTP. Un service connu préremplit ces valeurs.

Options :

  1. Utiliser TLS
  2. Port
  3. Désactiver l'authentification du serveur SMTP
  4. Ajouter une signature. La signature par défaut est ajoutée à la fin de chaque message.
  5. Sortant par défaut. Les notifications et les envois en masse partent de ce serveur.
  6. Toujours utiliser l'adresse du compte comme expéditeur.
  7. Envoyer un lien de désinscription dans les messages de ce compte.
  8. Suivre le statut. Savoir si le destinataire a ouvert le message. Avec plusieurs destinataires, une seule ouverture suffit pour marquer le message comme ouvert.
  9. Activer la réponse automatique, puis saisir le texte.
  10. Ajouter les messages sortants au dossier Envoyés. Sur un serveur personnalisé comme Zimbra ou cPanel, le SMTP ne le fait pas tout seul.
  11. SSL pour les e-mails sortants. Le port par défaut est alors 465.

Comment ERPNext traite les réponses

Quand on écrit à un contact, par exemple un client, l'expéditeur est l'utilisateur qui a envoyé le message. Le champ Répondre à (Reply-To) porte l'adresse du compte entrant par défaut, comme [email protected]. ERPNext extrait ces messages du compte entrant et les rattache à la communication concernée.

À retenir

Pour un site que l'on héberge soi-même, la documentation conseille son propre serveur SMTP, ou un relais comme mandrill.com ou sendgrid.com, qui acceptent un plus grand volume transactionnel. Un service courant comme Gmail limite le nombre d'envois par jour.

En cas d'erreur à la configuration, voir Erreur d'envoi ou de réception d'e-mail.

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