ERPNext
Conditions générales
Un modèle de conditions générales réutilise des clauses approuvées sur les devis, commandes et documents d'achat, sans les réécrire à chaque fois.
À quoi servent les conditions générales
Les conditions générales (Terms and Conditions) sont des clauses réutilisables : conditions commerciales, de livraison, de garantie, de retour, et autres clauses d'une transaction. Un modèle permet à l'équipe d'employer un texte approuvé, au lieu de réécrire les mêmes phrases sur chaque devis, commande client ou document d'achat.
ERPNext copie le modèle choisi dans la transaction. On peut relire ou modifier ce texte avant validation, selon le circuit d'approbation. Le libellé peut créer des obligations : faites approuver chaque modèle par les relecteurs juridiques ou commerciaux compétents.
Avant de commencer
- Faites confirmer le texte par les équipes juridique, finance, ventes et opérations.
- Décidez quels modules peuvent utiliser le modèle.
- Créez à part les conditions de paiement, les incoterms et les règles d'expédition. N'appuyez pas sur un texte libre quand un champ structuré existe pour le même contrôle.
- Adoptez une convention de noms claire, par exemple ventes standard, ventes export, achats standard ou prestation.
- Vérifiez que le format d'impression actif affiche les conditions générales.
Créer un modèle
- Allez dans Ventes > Réglages > Conditions générales.
- Cliquez sur Ajouter des conditions générales.
- Saisissez un titre descriptif.
- Choisissez les modules concernés.
- Cochez Copier les pièces jointes vers la transaction si les fichiers du modèle doivent suivre les documents qui l'utilisent.
- Saisissez et mettez en forme le texte approuvé.
- Enregistrez.
Autres façons de les ajouter
Choisir un modèle sur une transaction
- Ouvrez ou créez une transaction prise en charge, par exemple un devis ou une commande client.
- Ouvrez l'onglet Conditions.
- Dans la section Conditions générales, choisissez le modèle dans le champ Conditions.
- Relisez le texte copié dans le détail des conditions.
- Modifiez ce qui est propre à cette transaction, si c'est permis, puis enregistrez.
ERPNext copie le contenu du modèle sous le champ de sélection. Relisez-le avant de valider.
Saisir un texte sans modèle
On peut écrire directement dans le détail des conditions quand les clauses ne valent que pour une transaction. Réservez cela à une vraie exception. Ne remplacez pas ainsi un modèle approuvé. Faites approuver les changements importants avant l'envoi ou la validation.
Achats ou RH
Activez Achats ou RH sur le modèle quand le texte est prévu pour ces modules. Un bon de commande peut exiger des clauses de livraison et de contrôle fournisseur. Un document RH peut exiger un libellé lié à l'emploi. Gardez les clauses sans rapport dans des modèles séparés, pour que les utilisateurs ne voient que les choix pertinents.
Champs importants
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Titre | Nom choisi dans la transaction. Indiquez l'usage, la zone ou le type de document s'il existe plusieurs modèles. |
| Désactivé | Empêche les nouvelles transactions de sélectionner le modèle, sans effacer l'historique. |
| Copier les pièces jointes | Copie les fichiers du modèle dans la transaction qui l'utilise. Utile pour un barème ou une politique qui doit voyager avec le document. |
| Ventes | Rend le modèle disponible pour les documents de vente pris en charge. |
| Achats | Le rend disponible pour les documents d'achat pris en charge. |
| RH | Le rend disponible pour les documents RH pris en charge, si l'application installée le permet. |
| Conditions générales | Texte riche copié dans la transaction. |
| Conditions | Lien vers le modèle, sur la transaction. |
| Détail des conditions | Texte copié. Le modifier ici ne change que cette transaction, pas le modèle. |
Que mettre dans le texte
Ne copiez pas des clauses génériques d'une autre société ou d'un autre droit. ERPNext stocke et affiche le texte approuvé. Il ne juge pas s'il est juridiquement adapté.
La page source ne fournit pas de liste type de clauses. Le contenu reste celui que vos relecteurs ont approuvé.
Combiner texte et champs structurés
Les conditions complètent les champs d'ERPNext. Elles ne les remplacent pas.
| Besoin | Contrôle à utiliser |
|---|---|
| Échéance de paiement | Modèle de conditions de paiement et échéancier. Ne résumez une condition particulière dans le texte que si c'est nécessaire. |
| Responsabilité du transport | Champs Incoterm et lieu convenu, puis un complément rédactionnel si besoin. |
| Engagement de livraison | Dates de livraison de la transaction et des lignes. |
| Calcul de taxe | Modèle de taxes et frais de vente adapté. |
| Devise et prix | Devise, liste de prix et taux de la transaction. |
Les champs structurés alimentent les calculs, les rapports et les documents suivants. Le texte apporte l'explication contractuelle.
Pièces jointes
Joignez un fichier au modèle quand il faut envoyer un barème, une garantie, une spécification ou une politique approuvés avec la transaction. Cochez la copie des pièces jointes pour qu'ERPNext les recopie à la sélection du modèle.
Testez le circuit complet avant de vous y fier. Vérifiez que la pièce apparaît sur la transaction et que l'e-mail ou le partage de document l'inclut. Relisez les permissions des pièces jointes. Ne placez pas un document confidentiel dans un modèle largement disponible.
Variables Jinja
Les conditions générales acceptent des expressions Jinja, qui insèrent des valeurs de la transaction dans le texte copié. Un modèle de commande client peut citer son nom ou sa date de livraison :
Référence de commande : {{ name }}
Date de commande : {{ transaction_date }}
Livraison prévue : {{ delivery_date }}Utilisez des noms de champs qui existent sur la transaction. Testez le modèle sur un brouillon avant l'usage opérationnel. Gardez les obligations importantes compréhensibles même si une valeur facultative est vide.
Imprimer et partager
Une fois les conditions présentes sur la transaction, elles peuvent apparaître à l'impression, en PDF ou en pièce jointe d'e-mail, si le format d'impression inclut le champ.
- Ouvrez la transaction.
- Cliquez sur Imprimer.
- Choisissez le format et la langue.
- Relisez la section des conditions générales.
- Imprimez ou générez le PDF.
Inspectez toujours le document final avant de l'envoyer au client.
Valider, puis la suite
Relisez le texte copié avec le client, les articles, les dates de livraison, l'échéancier, les taxes et les totaux. N'enregistrez et ne validez que si les conditions correspondent à l'accord. La facture, le bon de livraison ou un autre document aval peut avoir son propre modèle et son propre format : confirmez les conditions exigées à chaque étape.
Modifier le modèle plus tard ne réécrit pas les transactions déjà créées. Sur un brouillon, resélectionnez le modèle ou éditez le texte copié. Ne remplacez pas en silence les conditions d'un document validé. Suivez le circuit d'avenant ou d'annulation applicable.
Bonnes pratiques
- Donnez à chaque modèle un responsable et une date de relecture.
- Séparez les textes de vente, d'achat, de service, d'export et de RH.
- Désactivez les modèles dépassés au lieu de supprimer un historique d'audit.
- Limitez qui peut modifier les modèles approuvés, avec les permissions de rôle.
- Testez les variables Jinja, les pièces jointes, les formats d'impression et les traductions avant le déploiement.
- Gardez un modèle court pour les transactions courantes, et des annexes séparées pour les obligations complexes.
Dépannage
Le modèle n'apparaît pas. Vérifiez qu'il n'est pas désactivé et que le bon module est coché. Vérifiez aussi que la transaction gère les conditions générales et que l'utilisateur peut lire le modèle.
La sélection ne met pas le texte à jour. Enregistrez le modèle, puis resélectionnez-le. Si le texte de la transaction a déjà été modifié, confirmez avant de le remplacer, pour ne pas perdre un changement approuvé.
Les conditions n'apparaissent pas à l'impression. Confirmez que la transaction contient le détail des conditions. Inspectez ensuite le format d'impression : un format personnalisé peut omettre le champ.
Les valeurs Jinja sont vides ou fausses. Vérifiez le nom du champ sur le DocType source et qu'il contient une valeur. Testez l'expression sur un brouillon. N'utilisez pas un champ absent de ce type de document.
Une pièce jointe n'a pas été copiée. Confirmez que le fichier est attaché au modèle et que la copie est activée avant la sélection. Regardez la section Pièces jointes de la transaction.
Questions fréquentes
Peut-on modifier le texte après avoir choisi un modèle ?
Oui. Le texte est copié dans la transaction et peut être ajusté avant validation, selon votre circuit d'approbation. Le modèle d'origine n'est pas modifié.
Un seul modèle pour les ventes et les achats ?
ERPNext permet plusieurs modules applicables. Des modèles séparés sont en général plus clairs, parce que les obligations client et fournisseur diffèrent.
Changer un modèle met-il à jour les anciennes transactions ?
Non. Elles gardent le texte copié au moment de la sélection.
Les conditions générales remplacent-elles les conditions de paiement ?
Non. Utilisez les conditions de paiement et l'échéancier pour les dates et les fractions de facture. Le texte sert à l'explication contractuelle supplémentaire.
Le même texte peut-il être imprimé dans une autre langue ?
Créez et faites approuver la traduction, puis confirmez la langue et le format d'impression. Ne supposez pas qu'ERPNext traduira juridiquement un texte contractuel personnalisé.