Valider et corriger la migration

À quoi sert la validation

Un import réussi prouve seulement qu'ERPNext a accepté les lignes. La validation prouve que les nouveaux livres représentent la même situation financière que le système source signé.

On compare, à la date de bascule, la balance, l'ancienneté clients et fournisseurs, les soldes bancaires, la valeur du stock, les immobilisations, les taxes et les capitaux propres. Un écart se retrace jusqu'au fichier d'import ou à la règle de correspondance, se corrige, puis se reteste avant les écritures courantes.

Rapprocher par couches

Validez dans cet ordre :

1. Comptages et correspondances des données de base.
2. Comptages et totaux des documents importés.
3. États auxiliaires.
4. Comptes de contrôle.
5. Balance de vérification.
6. Bilan et compte de résultat.
7. Tests opérationnels.

Une balance exacte peut encore cacher une erreur de tiers, d'entrepôt ou de centre de coûts. Les contrôles auxiliaires viennent donc en premier.

Données de base

Comparez les comptages source et ERPNext pour les clients, fournisseurs, articles, entrepôts, comptes, centres de coûts, banques et actifs.

Relisez les doublons, les fiches désactivées, les parents manquants, les mauvaises sociétés, les mauvaises devises, les identifiants fiscaux manquants, les défauts incorrects et les identifiants d'origine non mappés.

Créances et dettes

Lancez les créances et les dettes à la bascule. Comparez le total par tiers, le nombre de factures, le montant restant dû, l'échéance, la tranche d'ancienneté, la devise, les avoirs, les paiements non alloués et les avances.

Les comptes de contrôle de créances et de dettes dans la balance doivent égaler les totaux des auxiliaires.

Banque, caisse, stock et actifs

Comparez chaque compte de grand livre au solde comptable rapproché de l'ancien système. Recréez ou documentez les éléments bancaires en suspens. Confirmez que le solde de relevé plus les éléments de rapprochement égale le solde comptable ERPNext.

Pour le stock, comparez quantité et valeur séparément, par article et par entrepôt. Cherchez une valorisation nulle ou négative, un mauvais entrepôt, un écart de série ou de lot, et les arrondis. En inventaire permanent, la valeur du grand livre des stocks doit coller aux comptes de contrôle du grand livre.

Pour les actifs, comparez le coût brut, l'amortissement cumulé, la valeur nette, la catégorie, l'emplacement et la prochaine date d'amortissement avec le registre source.

Balance et états

Lancez la balance à la date de bascule et comparez chaque compte mappé.

Classez chaque écart :

• ajustement source passé après l'extraction ;
• ligne d'import oubliée ;
• import en double ;
• signe incorrect ;
• mauvais compte ;
• écart de taux de change ;
• arrondi ;
• solde importé par deux méthodes ;
• erreur de date ou de société.

Comparez ensuite le bilan et le compte de résultat. Relisez avec soin le report à nouveau et le résultat de l'exercice en cours.

Tester les circuits réels

Après l'ouverture, créez des transactions contrôlées : vendre et encaisser, acheter et payer, affecter une avance importée, retourner une facture importée quand c'est pris en charge, rapprocher un relevé, sortir du stock depuis une quantité d'ouverture, comptabiliser un amortissement, lancer les rapports de taxe et les états financiers.

Corriger

Corrigez le document source, pas la sortie du grand livre.

Après chaque correction, relancez l'auxiliaire concerné et la balance.

Signature

Notez le nom du rapport et les filtres, le total source, le total ERPNext, l'écart, l'explication, le préparateur, le relecteur et la date d'accord.

Ne gelez la période de bascule qu'une fois tous les écarts inexpliqués à zéro et la finance signataire. Voir Geler les écritures comptables.

Pages liées

• Ouverture et clôture pendant la migration
• Solde du compte temporaire