ERPNext
Facture proforma
La facture proforma est un document d'information tiré d'une commande client. Elle ne passe ni écriture comptable ni mouvement de stock.
À quoi sert la facture proforma
Une facture proforma (Proforma Invoice) est une facture préliminaire, non engageante, envoyée au client avant la livraison ou avant la facture fiscale définitive. Elle sert souvent à demander un acompte, à appuyer une lettre de crédit ou un dossier de douane, ou à donner un état formel du coût de la commande.
Dans ERPNext, elle est établie contre une commande client (Sales Order). C'est un document purement informatif : il ne passe aucune écriture de grand livre ni de stock, ne change pas le statut de livraison ou de facturation de la commande, et ne consomme pas la quantité commandée. On peut en établir autant que nécessaire sur une même commande.
Il faut d'abord activer la fonction, puis créer la proforma depuis une commande validée.
Activer la facture proforma
La fonction est désactivée par défaut.
- Ouvrez les réglages des ventes, onglet Transactions.
- Cochez Activer la facture proforma.
- Vous pouvez indiquer un format d'impression proforma par défaut, présélectionné à chaque création.
La série de nommage se configure dans Réglages des ventes > Nommage des documents > Facture proforma. Par défaut, les proformas utilisent la série PRO-.YYYY.-.
Créer une facture proforma
- Ouvrez une commande client validée.
- Cliquez sur Créer > Facture proforma.
- Dans la boîte de dialogue, réglez la série, le format d'impression, l'en-tête de lettre, le mode de calcul et les lignes.
- Saisissez la quantité ou le montant des lignes à inclure. Mettez une ligne à 0 pour l'exclure.
- Cliquez sur Créer.
Le format par défaut des réglages est présélectionné. On peut le remplacer pour cette proforma. Chaque ligne est préremplie avec la valeur restante : commandé moins ce qui a déjà fait l'objet d'une proforma.
À la création, le PDF est généré et joint, et l'onglet Proforma de la commande s'ouvre.
Selon la quantité
C'est le mode par défaut. Saisissez la quantité de chaque article. Le montant se calcule depuis le taux de la commande : montant = quantité × taux.
Utilisez-le quand la proforma représente une expédition partielle ou complète des articles commandés, par exemple une livraison par étapes.
Selon le montant
Passez le mode sur Montant pour saisir un montant monétaire par ligne. La quantité et le montant sont modifiables, et le taux s'en déduit : taux = montant ÷ quantité.
Utilisez-le pour une proforma d'acompte ou de valeur, par exemple 30 % d'acompte sur la commande.
Masquer la quantité à l'impression
Quand le mode est Montant, l'option Masquer la quantité de l'article à l'impression apparaît. Activez-la pour omettre les colonnes quantité et taux. Le document imprimé ne montre que l'article et le montant. On obtient un document de valeur, sans divulguer un prix unitaire.
Avertissement de quantité ou de montant
Les quantités et montants de proforma ne sont pas bloquants : le document est informatif. Si le cumul de cette proforma et des précédentes dépasse la valeur commandée d'une ligne, un avertissement s'affiche sous le tableau. On peut quand même créer la proforma. L'avertissement sert seulement à le signaler.
L'onglet Proforma
Dès qu'une proforma existe pour une commande, un onglet Proforma apparaît. Il liste chaque proforma de cette commande : numéro, date, total général et statut.
Depuis cette liste :
- Voir le PDF ouvre le PDF joint ;
- Envoyer un e-mail envoie le PDF au client ;
- Nouveau crée une autre proforma.
Imprimer et envoyer
Chaque proforma a son PDF généré et joint à la création, avec le format et l'en-tête choisis. On l'ouvre depuis l'onglet Proforma ou depuis la fiche. On l'envoie par e-mail depuis l'onglet, ou par les options d'impression et d'e-mail de la fiche.
Annuler une facture proforma
Ouvrez la fiche et annulez-la. L'annulation marque la proforma comme annulée, conserve le PDF, et la laisse dans l'onglet avec un statut Annulé, pour garder la piste. Une proforma annulée ne compte plus dans le cumul utilisé par l'avertissement.