ERPNext
Ouverture et clôture pendant la migration
L'ouverture pose les premiers soldes fiables. La clôture de l'ancien système fige la période déjà rapprochée.
À quoi sert cette étape
Les opérations d'ouverture établissent les premiers soldes fiables dans ERPNext. Les opérations de clôture terminent la période de l'ancien système et empêchent les changements après le rapprochement.
Clôturer l'ancien système
Avant d'extraire les soldes définitifs :
- Saisissez toutes les transactions approuvées jusqu'à la date de bascule.
- Rapprochez la banque et la caisse.
- Terminez l'inventaire et la valorisation.
- Passez les amortissements, la paie, les taxes, les charges à payer, les charges constatées d'avance et les écarts de change.
- Rapprochez les comptes de contrôle clients et fournisseurs.
- Éditez la balance de vérification finale et les états de détail.
- Verrouillez la période de l'ancien système et restreignez les nouvelles écritures.
Notez les factures ou paiements tardifs dans un journal de bascule et décidez quel système les recevra.
Ouvrir ERPNext
Utilisez les outils d'ouverture dans cet ordre :
- Importeur de plan comptable.
- Outil de création des factures d'ouverture.
- Paiements et avances d'ouverture.
- Rapprochement de stock.
- Fiches d'ouverture des actifs.
- Écriture de journal d'ouverture pour les soldes restants.
Éditez la balance après chaque étape, pour isoler les erreurs du lot en cours.
L'outil de factures d'ouverture crée les factures clients et fournisseurs encore ouvertes, sans le détail historique des articles. Il convient à la balance âgée d'ouverture, pas à l'analyse historique des ventes ni au stock.
L'importeur de plan comptable s'utilise avant le chargement des soldes. Relisez les types de comptes et les défauts de la société après l'import.
Pièce de clôture de période
La pièce de clôture de période transfère le solde net des comptes de produits et de charges vers un compte de clôture. Ce n'est pas un outil d'import des soldes d'ouverture.
Ne l'utilisez que lorsque la période ERPNext elle-même doit être close. Si ERPNext démarre au début d'un nouvel exercice, l'ancien système contient peut-être déjà la clôture annuelle.
Geler l'ouverture acceptée
Après rapprochement et signature :
- conservez les états approuvés ;
- restreignez l'utilisateur de migration ;
- gelez les comptes jusqu'à la date de bascule ;
- créez une période comptable si certains types de transactions doivent être bloqués ;
- documentez les procédures de correction autorisées.
Ne gelez pas avant la fin du rapprochement : la correction exigerait alors des dérogations privilégiées.
Rouvrir seulement avec accord
Si une période d'ouverture déjà acceptée doit être corrigée :
- Documentez l'erreur et l'impact financier.
- Obtenez l'accord de la finance.
- Autorisez temporairement le rôle habilité.
- Annulez et amendez, ou passez une correction référencée.
- Relancez tous les rapprochements touchés.
- Rétablissez le gel.
- Mettez à jour la preuve de signature.