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Codification des articles
Avec peu d'articles et des noms courts, le code peut égaler le nom. Avec un gros catalogue, une grille de lettres significatives évite les doublons.
Faut-il codifier
Si l'activité a déjà beaucoup d'articles physiques, ils sont souvent déjà codés. Sinon, le choix reste ouvert. La documentation recommande de codifier quand les produits sont nombreux et que les noms sont longs ou compliqués. Avec peu de produits et des noms courts, il vaut mieux garder le code article identique au nom.
La source le dit sans détour : la codification est un sujet sensible. Passé une certaine taille de catalogue, s'en passer devient un cauchemar.
Intérêts
- Une façon stable de nommer.
- Moins de doublons.
- Une définition explicite.
- On voit plus vite si un article proche existe déjà.
- Les noms s'allongent à mesure que les types se multiplient. Les codes restent courts.
Difficultés
- Il faut retenir les codes.
- Les nouveaux équipiers mettent plus de temps à s'y faire.
- Il faut créer de nouveaux codes en permanence.
Exemple de grille
La documentation conseille une antisèche simple, plutôt qu'une numérotation seulement séquentielle. Chaque lettre doit vouloir dire quelque chose. Exemple pour du mobilier en bois.
Première lettre, la matière : W bois, H quincaillerie, G verre, U sellerie, P plastique.
Troisième lettre, la taille : 0 moins de 1 mm, 1 de 1 à 5 mm, 2 de 5 à 10 mm, 3 de 10 mm à 10 cm.
Deuxième lettre, le type. Pour le bois : S panneau, B barre, L cornière, M moulure, R rond. Pour la quincaillerie : S vis, N écrou, W rondelle, B équerre.
Les dernières lettres peuvent être séquentielles. Le code WM304 se lit ainsi : moulure en bois, taille inférieure à 10 cm.
Pourquoi une règle commune
Si plusieurs personnes nomment les articles, le style change. Même une seule personne peut oublier comment elle a nommé et créer un doublon : « Wooden Sheet 3mm » ou « 3mm Sheet of Wood ».
Limiter le nombre de variétés garde le stock plus bas et simplifie le rangement. Au moment de concevoir un produit, les codes aident à voir vite si une pièce proche est déjà achetée pour un autre produit.
La documentation estime que ce petit travail aide à rationaliser quand l'activité grandit. Ne pas codifier reste acceptable s'il y a peu d'articles.